Ondersteunde services en gegevenstypen

Berichten zijn beschikbaar in Vault zodra Gmail ze ontvangt.

Voor berichtfiltering in bewaarregels, vasthoudregels en zoekopdrachten indexeert Gmail ongeveer 1 MB per bericht. 1 MB komt overeen met ongeveer 250 pagina's tekst. Als de berichttekst kleiner is dan 1 MB en het bericht bijlagen bevat, worden de bijlagen ook geïndexeerd totdat er in totaal 1 MB aan gegevens is geïndexeerd.

In Vault is alleen geïndexeerde data doorzoekbaar, maar bij een Vault-export worden het volledige bericht en alle bijbehorende items, inclusief via hyperlinks gekoppelde Drive-bestanden (indien geselecteerd), meegenomen.

Gmail indexeert de volgende gegevens:

• Berichttekst — Maximaal ongeveer 250 pagina's.
• Tekstbestanden die direct aan een bericht zijn toegevoegd — De meeste tekstbestanden, zoals PDF, XLSX en DOCX, die direct aan een bericht zijn toegevoegd, kunnen worden geïndexeerd. Deze bijlagen vallen onder bewaarregels en blokkeringen. Tekstbestanden die als bijlage zijn toegevoegd, zijn doorzoekbaar (indien geïndexeerd), worden weergegeven in zoekresultaten en worden opgenomen in exportbestanden.
• Andere bestanden die direct aan een bericht zijn gekoppeld of erin zijn ingesloten — Voor video-, audio-, afbeeldings- en binaire bestanden die in berichten zijn opgenomen of eraan zijn gekoppeld, worden bestandsmetadata zoals de bestandsnaam geïndexeerd, maar de bestandsinhoud niet.

Vault ondersteunt bestanden die direct aan een bericht zijn toegevoegd of erin zijn ingesloten. Video-, audio-, afbeeldings- en binaire bestanden die in berichten zijn ingesloten of eraan zijn toegevoegd, vallen onder bewaarregels en -blokkeringen. Ze worden weergegeven in zoekresultaten en opgenomen in exportbestanden.

Welke hyperlinks worden ondersteund?

• Hyperlinks naar bestanden in Drive — Als een gebruiker een Drive-bestand heeft gedeeld door een link naar het bestand in een Gmail-bericht op te nemen, wordt het bestand met de hyperlink niet meegenomen wanneer u Gmail-berichten bewaart, vasthoudt of doorzoekt. U kunt echter wel Drive-bestanden met hyperlinks exporteren op basis van de hyperlinks in de berichtteksten van uw Gmail-export. Zie voor meer informatie Welke Drive-hyperlinks kunnen wel en niet worden geëxporteerd? (verderop op deze pagina).

  Let op : het exporteren van bestanden in Google Drive met hyperlinks kan de omvang van de verzameling aanzienlijk vergroten.

• Hyperlinks naar content in andere Google-services — Hyperlinks naar content die is opgeslagen in andere Google-producten zoals YouTube en Google Foto's worden niet ondersteund door Vault.

Welke Drive-hyperlinks kunnen wel en niet worden geëxporteerd?

Om in aanmerking te komen voor export:

• Het bestand moet in Drive aanwezig zijn en een door Drive ondersteund bestandstype zijn.

  Voor meer informatie, ga naar Drive- en Meet-bestanden die worden ondersteund in Vault .

• De Vault-beheerder heeft toestemming nodig om het bestand te exporteren. Om toestemming te krijgen:
  • De eigenaar van de e-mail met de link heeft toegang tot het Drive-bestand en valt binnen het beheergebied van de Vault-beheerder. Of, de eigenaar van het Drive-bestand valt binnen het beheergebied van de Vault-beheerder.
  • Als het Drive-bestand wordt verwijderd, bewaard of opgeslagen, moet de eigenaar van het Drive- bestand binnen het beheerbereik van de Vault-beheerder vallen.

Sommige Drive-hyperlinks kunnen niet worden geëxporteerd. Zo kunt u bijvoorbeeld geen openbare hyperlinks exporteren, zoals gepubliceerde Google Sites-pagina's en links naar Google Forms die kunnen worden ingediend. Ook sommige hyperlinks in een verouderd Drive-linkformaat kunnen niet worden geëxporteerd.

Wie heeft toegang tot de geëxporteerde bestanden via de Drive-hyperlink?

Alleen superbeheerders en beheerders van hoofdorganisatie-eenheden hebben toegang tot alle Drive-hyperlinkexportbestanden. Beheerders van onderliggende organisatie-eenheden kunnen alleen bestanden downloaden van de Drive-hyperlinkexportbestanden die zij zelf hebben aangemaakt.

Gebruikers kunnen naast Gmail ook met een aantal andere standaarddiensten e-mailberichten versturen. Bijvoorbeeld:

• Agenda - Uitgaande uitnodigingen en berichten verzonden met de optie 'Gasten e-mailen' in Agenda.
• Drive — Berichtinhoud die wordt verzonden wanneer gebruikers bestanden delen in Drive
• Google Docs, Sheets, Slides en Drawings: berichten die door de app worden verzonden wanneer gebruikers bestanden als bijlage via e-mail versturen.
• Formulieren — E-mailberichten die formulieren of links naar formulieren bevatten.
• Keep— E-mailberichten die worden verzonden wanneer gebruikers notities delen in Keep

Wanneer gebruikers berichten verzenden via andere kernservices dan Gmail, worden uitgaande berichten standaard niet opgeslagen in de map 'Verzonden' van de gebruiker in Gmail. Tenzij een Google Workspace-beheerder uitgebreide berichtopslag instelt, waardoor deze berichten in de map 'Verzonden' van de gebruiker worden opgeslagen, heeft Vault geen toegang tot deze berichten. Zonder uitgebreide berichtopslag zijn de bewaarregels en blokkeringen van Vault niet van toepassing op deze berichten en worden deze berichten niet weergegeven in een zoekopdracht in Vault.

Opmerking: Uitgebreide e-mailopslag is alleen van toepassing op de kernservices van Google Workspace. Sommige aanvullende Google-services kunnen e-mailberichten voor gebruikers verzenden. Berichten die door deze services worden verzonden, worden mogelijk niet opgeslagen in de map 'Verzonden' van de gebruiker en zijn mogelijk niet beschikbaar voor Vault.

Dynamische e- mailberichten bevatten opmaak die AMP-content in Gmail weergeeft. Andere Google-producten kunnen berichten verzenden die Accelerated Mobile Pages (AMP)-content bevatten, en gebruikers binnen uw organisatie kunnen dynamische e-mailberichten van externe afzenders ontvangen.

Met dynamische e-mail kan een Gmail-gebruiker bijvoorbeeld:

• Bekijk de opmerkingen in Google Docs zoals ze eruitzien op het moment dat de gebruiker het notificatiebericht in Gmail opent.
• Reageer op opmerkingen en los ze op zonder het document te openen.
• Reageer op agenda-uitnodigingen en beantwoord enquêtes.

De oorspronkelijke bron van een dynamisch e-mailbericht bevat 3 soorten vergelijkbare inhoud:

• Platte tekst (voor e-mailclients die alleen platte tekst weergeven).
• HTML (voor e-mailclients die geen dynamische inhoud weergeven).
• AMP-opmaak: Wanneer een Gmail-gebruiker een bericht opent, krijgt hij of zij de dynamische en interactieve AMP-inhoud te zien. De AMP-opmaak kan eventuele updates op het moment dat het bericht wordt geopend ophalen en deze direct aan de gebruiker tonen.

Vanwege het dynamische karakter van deze berichten kan de inhoud die in Gmail wordt weergegeven in de loop van de tijd veranderen. Een melding van een reactie op een actief Google Doc kan bijvoorbeeld elke keer anders zijn wanneer de gebruiker hetzelfde bericht binnen enkele dagen opnieuw opent.

Vault-ondersteuning voor dynamische e-mailberichten

• Bewaring en vasthouding — De bewaarregels en vasthoudingsregels van Vault bewaren de HTML, platte tekst en AMP-opmaak die in een dynamisch e-mailbericht zijn opgenomen. Vault kan de dynamische inhoud die mogelijk wordt opgehaald en weergegeven wanneer de gebruiker een dynamisch e-mailbericht opent, niet bewaren.
• Zoeken — Vault kan zowel platte tekst als HTML in een dynamisch e-mailbericht doorzoeken. AMP-opmaak en AMP-inhoud worden echter niet geïndexeerd en kunnen niet worden doorzocht.
• Voorbeeldweergave —Wanneer u een dynamisch e-mailbericht bekijkt, toont Vault de HTML-versie van het bericht. Klik op 'Origineel weergeven' om alle onderdelen van het bericht te bekijken, inclusief de AMP-opmaak.
• Exporteren — Bij het exporteren van dynamische e-mailberichten worden alle platte tekst, HTML en AMP-opmaak in de export opgenomen.

Vault kan niet vaststellen of Gmail-gebruikers daadwerkelijk dynamische inhoud te zien kregen toen ze een bericht openden dat AMP-opmaak bevatte. Gmail geeft dynamische inhoud niet weer in de volgende scenario's:

• Een beheerder schakelt dynamische e-mail uit voor uw organisatie.
• Gebruikers wijzigen hun Gmail-instellingen om dynamische e-mail uit te schakelen.

Wanneer dynamische e-mail is uitgeschakeld, wordt AMP-content niet weergegeven in Gmail. De AMP-opmaak blijft echter wel in de berichtbron opgenomen en is beschikbaar in Vault.

Met de vertrouwelijke modus van Gmail kunnen gebruikers de toegang van ontvangers tot gevoelige e-mailinhoud beperken. Deze functie is beschikbaar voor organisaties die de functie inschakelen en voor persoonlijke Gmail-accounts.

Wanneer een gebruiker een vertrouwelijk bericht verzendt, vervangt Gmail de berichttekst en bijlagen door een link. Alleen het onderwerp en de link worden via SMTP verzonden.

Vertrouwelijke berichten verzonden door gebruikers binnen uw organisatie.

Als uw organisatie de vertrouwelijke modus van Gmail inschakelt, kan Vault vertrouwelijke berichten die door gebruikers in uw organisatie na 30 november 2018 zijn verzonden, opslaan, doorzoeken en exporteren.

Berichten blijven beschikbaar in Vault, zelfs wanneer de afzender een vervaldatum instelt of de toegang van ontvangers tot vertrouwelijke berichten intrekt.

Vertrouwelijke berichten van externe afzenders

Zelfs als uw organisatie de vertrouwelijke modus van Gmail niet heeft ingeschakeld, kunnen uw gebruikers vertrouwelijke berichten ontvangen van gebruikers van andere organisaties of van persoonlijke Gmail-accounts.

U kunt de berichtkoppen en onderwerpen van externe vertrouwelijke berichten bewaren, opslaan, doorzoeken en exporteren. U kunt echter de inhoud of bijlagen van externe vertrouwelijke berichten niet doorzoeken of exporteren.

Werken met vertrouwelijke berichten

Werken met vertrouwelijke berichten

Vault ondersteunt vertrouwelijke berichten op de volgende manieren:

• Vault geeft interne vertrouwelijke berichten weer die overeenkomen met uw zoekopdracht.
• Wanneer je een voorbeeld van een bericht bekijkt, is de berichtinhoud standaard verborgen. Je hebt de mogelijkheid om de inhoud wel in het voorbeeld weer te geven.
• Wanneer u berichten afdrukt of exporteert, kunt u vertrouwelijke berichtinhoud uitsluiten. Als u deze optie kiest, worden de kopteksten, afzender, ontvanger en andere metadata wel afgedrukt of geëxporteerd, maar de vertrouwelijke berichtinhoud niet.
• Je kunt een vertrouwelijk bericht exporteren vanuit de organisatie van de afzender, maar niet vanuit de organisatie van de ontvanger.
• Vault kan Drive-hyperlinks die aan vertrouwelijke berichten zijn toegevoegd, extraheren bij het exporteren vanuit de organisatie van de afzender, maar kan geen hyperlinks extraheren die van externe organisaties zijn ontvangen.
• Om vertrouwelijke berichten te zoeken, te bewaren of exclusief te beschermen, gebruikt u de term label:confidentialmode .

De Gmail-gegevens van een gebruiker kunnen drie soorten conceptberichten bevatten:

• Niet-verzonden berichten in de map Concepten — Deze berichten worden verwerkt zoals andere Gmail-berichten. Ze zijn onderworpen aan bewaarregels en -regels, tenzij concepten zijn uitgesloten. Ze worden ook opgenomen in zoekresultaten, tenzij u ze uitsluit.

  Let op : E-mailtemplates worden behandeld als conceptberichten. Als een bewaarregel conceptberichten na een bepaalde tijd verwijdert, worden templates ook verwijderd.

• Weggegooide concepten — Een weggegooid concept is een bericht dat een gebruiker weggooit zonder het te verzenden. Deze berichten worden onmiddellijk uit het overzicht van de gebruiker verwijderd, Gmail voegt het label ^deleted toe en ze worden 30 dagen nadat ze zijn weggegooid definitief verwijderd. Deze berichten zijn niet onderworpen aan bewaarplichten of retentieregels, maar kunnen wel worden doorzocht en geëxporteerd totdat ze definitief worden verwijderd.
• Automatisch opgeslagen conceptversies van berichten — Wanneer een gebruiker een bericht typt, slaat Gmail automatisch een versie op zodra de gebruiker een paar seconden pauzeert. Alleen de meest recente versie van een conceptbericht is zichtbaar voor de gebruiker. Eerdere versies kunnen door Vault worden doorzocht en geëxporteerd, maar zijn niet onderworpen aan bewaarregels.

  Automatisch opgeslagen versies blijven beschikbaar in Vault totdat ze worden verwijderd, zelfs nadat de gebruiker het bericht heeft verzonden. Conceptversies van berichten die door de meeste Google Gmail-clients worden gegenereerd (zoals Gmail web, Gmail voor iPad en iPhone en Gmail Android) worden 1 dag nadat Gmail ze heeft opgeslagen verwijderd. In sommige gevallen, zoals bij IMAP-clients van derden, worden conceptversies van berichten na 30 dagen verwijderd.

Als u alleen geïnteresseerd bent in berichten die gebruikers hebben verzonden en ontvangen, kunt u concepten uitsluiten van bewaarregels, blokkeringen, zoekresultaten en exports. Het uitsluiten van automatisch opgeslagen versies kan de gegevensverwerking vereenvoudigen, omdat u dan geen vergelijkbare versies van hetzelfde bericht hebt.

Gmail gebruikt automatisch gegenereerde labels om berichten te categoriseren en labels die gebruikers zelf kunnen zien om berichten in hun inbox te sorteren. Gmail kan bijvoorbeeld het automatisch gegenereerde label finance toepassen op berichten van de bank van een gebruiker en het automatisch gegenereerde label travel ' op berichten met hotelreserveringen.

Gebruikers kunnen labels aanmaken en toepassen die voor hen zichtbaar zijn. Soms kunnen deze labels overeenkomen met door het systeem gegenereerde labels. Wanneer de twee typen labels overeenkomen, past Vault bewaarregels, blokkeringen en zoekopdrachten toe op de berichten met het door de gebruiker aangemaakte label en niet op berichten met het identieke door het systeem gegenereerde label. Als u een bewaarregel, blokkering of zoekopdracht aanmaakt op basis van een label, kunt u meer berichten opnemen of uitsluiten dan de bedoeling is.

Voorbeeld

Uw organisatie is verplicht alle gegevens met betrekking tot de bedrijfsfinanciën 7 jaar te bewaren, waarna de volgende acties worden ondernomen:

• Werknemers krijgen de instructie om een ​​label, finance , aan te maken en dit toe te passen op berichten die financiële informatie van het bedrijf bevatten.
• Werknemers ontvangen hun zakelijke creditcardafschriften via e-mail op hun werkaccount. Ze kunnen zelf geen label finance toevoegen, maar Gmail voegt automatisch een finance toe aan deze berichten.

In dit scenario bewaart een bewaarregel die berichten met label:finance bevat, alleen de door de gebruiker gelabelde berichten en niet de berichten met het door het systeem gegenereerde label die de zakelijke creditcardafschriften van de werknemers bevatten. Op dezelfde manier retourneert een zoekopdracht die berichten met label:finance bevat, alleen de door de gebruiker gelabelde berichten en niet de berichten met het door het systeem gegenereerde label die de persoonlijke bankafschriften van de werknemers bevatten.

Algemene door het systeem gegenereerde labels

• personal
• social
• promotion
• promos
• updates
• forums
• travel
• purchases
• finance
• all
• buzz
• chat
• chats
• done
• draft
• drafts
• important
• inbox
• lowpriority
• low_priority
• mute
• muted
• pinned
• read
• reminder
• reminders
• scheduled
• sent
• snoozed
• spam
• phishing
• star
• starred
• task
• tasks
• trash
• trips
• unimportant
• unread
• voicemail
• saved

Vault kan de volgende items die zijn opgeslagen in Drive en gedeelde schijven bewaren, opslaan, doorzoeken en exporteren:

• Versies van bestanden in Google Docs, Sheets, Slides, Forms, nieuwe Sites, Drawings en Vids

  Voor meer informatie over versies kunt u terecht bij 'Zoeken in de revisiegeschiedenis van een bestand' .

• Google Meet-opnames en alle bijbehorende chat-, transcriptie-, vraag- en antwoord- en polllogboeken, evenals notities gemaakt door Gemini ( Lees meer over Meet-opnames )
• Jamboard-bestanden die zijn opgeslagen op de schijven van gebruikers.
• Niet-Google-bestanden die gebruikers naar Drive hebben geüpload ( Lees meer over welke gegevens worden doorzocht )
• Bestanden versleuteld met client-side versleuteling van Google Workspace

Vault negeert:

• Drive-mappen
• Snelkoppelingen voor autorijden
• Scripts van Google App Script en de bijbehorende workflows

In sommige Google Docs-editors kunnen gebruikers een bestand koppelen aan een ander bestand. Zo kun je bijvoorbeeld in een Google Docs-document een grafiek invoegen die is gekoppeld aan gegevens in een Google Sheets-spreadsheet. Wanneer de spreadsheet wordt bijgewerkt, wordt de grafiek in het document ook bijgewerkt.

Opmerking: De Google Sheets IMAGE functie kan verwijzen naar een afbeelding via een URL , zoals 'https://www.example.com/images/logo.jpg'. In dit geval wordt de afbeelding in realtime opgehaald van de bron wanneer u een spreadsheet in Vault bekijkt of exporteert. Voor afbeeldingen die zijn geüpload of ingevoegd in de spreadsheet, slaat Vault de afbeelding op en toont deze zoals deze beschikbaar is op het tijdstip dat is opgegeven in uw query.

Gekoppelde bestanden worden niet automatisch opgenomen in bewaarregels, blokkeringen of zoekresultaten die van toepassing zijn op de bestanden waarnaar ze verwijzen. Gekoppelde bestanden worden alleen opgenomen als ze ook aan de criteria en voorwaarden voldoen. Wanneer u bijvoorbeeld in Drive naar bestanden zoekt, geeft Vault alleen de bestanden weer die aan uw zoekcriteria voldoen. Als die bestanden zijn gekoppeld aan bestanden die niet aan uw zoekopdracht voldoen, worden de gekoppelde bestanden niet in de resultaten opgenomen.

Bestanden die eigendom zijn van derden en die met uw gebruikers worden gedeeld, vallen niet onder de bewaarplicht of retentieregels van uw organisatie.

U kunt echter wel bestanden die met uw gebruikers zijn gedeeld vanuit externe bronnen zoeken en exporteren, mits deze op het moment van zoeken of exporteren toegankelijk zijn.

Vault kan alleen berichten in Google Groepen opslaan, bewaren en doorzoeken waarvoor de gespreksgeschiedenis is ingeschakeld. Groepseigenaren kunnen de gespreksgeschiedenis voor hun groepen in- of uitschakelen . Als een groepseigenaar een groep aanmaakt zonder gespreksgeschiedenis, zijn de berichten niet beschikbaar voor Vault via Groepen. De berichten kunnen wel beschikbaar zijn in de Gmail-mailboxen van gebruikers (als ontvangen of verzonden berichten).

Als een groepseigenaar de gespreksgeschiedenis voor een bestaande groep in- of uitschakelt, zijn alleen berichten die zijn verzonden toen de gespreksgeschiedenis was ingeschakeld beschikbaar voor Vault.

Berichten zijn beschikbaar in Vault zodra ze in een groep worden geplaatst, tenzij de groepseigenaar ervoor kiest om berichten te modereren. Gemodereerde berichten zijn pas beschikbaar in Vault nadat een moderator ze heeft goedgekeurd. Na goedkeuring kunnen ze worden bewaard, vastgehouden, doorzocht en geëxporteerd, net als elk ander bericht.

Voor berichtfiltering in bewaarregels, blokkeringen en zoekopdrachten indexeert Groups ongeveer 1 MB per bericht. 1 MB komt overeen met ongeveer 250 pagina's tekst. Als de berichttekst kleiner is dan 1 MB en het bericht tekstbestanden als bijlage bevat, worden de bijlagen geïndexeerd totdat er in totaal 1 MB aan gegevens is geïndexeerd.

Groepen indexeren de volgende gegevens:

• Berichttekst — Maximaal ongeveer 250 pagina's.
• Tekstbestanden die direct aan een bericht zijn toegevoegd — De meeste tekstbestanden, zoals PDF, XLSX en DOCX, die direct aan een bericht zijn toegevoegd, kunnen worden geïndexeerd. Deze bijlagen vallen onder bewaarregels en blokkeringen. Tekstbestanden die als bijlage zijn toegevoegd, zijn doorzoekbaar (indien geïndexeerd), worden weergegeven in zoekresultaten en worden opgenomen in exportbestanden.
• Andere bestanden die direct aan een bericht zijn gekoppeld of erin zijn ingesloten — Voor video-, audio-, afbeeldings- en binaire bestanden die in berichten zijn opgenomen of eraan zijn gekoppeld, worden bestandsmetadata zoals de bestandsnaam geïndexeerd, maar de bestandsinhoud niet.

Je moet de geschiedenis inschakelen om directe berichten (DM's) en groepsberichten te bewaren, vast te houden, te doorzoeken en te exporteren. Een Google Workspace-beheerder kan bepalen of de geschiedenis is in- of uitgeschakeld , of gebruikers kunnen dit zelf kiezen.

Wanneer een gebruiker een bestand deelt dat is opgeslagen in Drive, zoals een document, spreadsheet of pdf, voegt Chat een link in in plaats van een kopie van het bestand als bijlage aan het bericht toe te voegen. Omdat het originele bestand in Drive is opgeslagen, wordt het niet bewaard wanneer u chatberichten bewaart, niet vastgehouden wanneer u chatgegevens in de wacht zet en wordt het niet weergegeven in een chatzoekopdracht. U kunt zoeken op de URL van het bestand, maar Vault indexeert de titel of inhoud van het bestand niet.

Voor andere bestandstypen die direct aan een chatbericht zijn toegevoegd:

• De bestanden zijn opgenomen in de bewaarregels en -blokkeringen van de chat, die zijn gekoppeld aan het bericht waaraan ze zijn bijgevoegd.
• Vault indexeert de bestandsnaam en eigenaar voor zoekopdrachten. Vault indexeert ook de inhoud van de meeste tekstbestanden (bijvoorbeeld bestanden met de extensies .pdf, .xslx en .docx).

Uw Google Workspace-beheerder kan gebruikers binnen uw organisatie toestaan ​​om met externe gebruikers te chatten . Indien toegestaan, kunnen een externe gebruiker en een gebruiker binnen uw organisatie privéberichten uitwisselen en kunnen externe gebruikers deelnemen aan groepsberichten en -ruimtes. In deze context zijn berichten van en naar externe gebruikers onderworpen aan de bewaarregels en blokkeringen van uw organisatie.

Als gebruikers binnen uw organisatie deelnemen aan groepsberichten en -ruimtes die eigendom zijn van een andere organisatie, zijn die berichten niet beschikbaar voor uw organisatie via Vault voor bewaring, blokkering, zoeken of exporteren.

Wanneer een gebruiker wordt uitgenodigd voor een chatruimte, kan hij of zij de berichten in die ruimte bekijken voordat hij of zij deelneemt. Tenzij de gebruiker daadwerkelijk deelneemt aan de ruimte, worden de bekeken berichten niet meegenomen in de chatgegevens van die gebruiker wanneer deze worden bewaard, opgeslagen of doorzocht.

Gebruikers kunnen opmaak aan chatberichten toevoegen, zoals vetgedrukt, cursief, doorgehaald of onderstreept. Deze opmaak wordt niet behouden bij het exporteren van de Vault-gegevens.

Vault ondersteunt chats in de klassieke Hangouts en Google Talk. Je kunt de volgende chats bewaren, doorzoeken en in de wacht zetten:

• Klassieke Hangouts met ingeschakelde chatgeschiedenis. Beheerders van Google Workspace kunnen bepalen of de chatgeschiedenis is in- of uitgeschakeld, of gebruikers de keuze laten maken. Zie Chatgeschiedenis voor meer informatie. Vault heeft toegang tot alle chats die plaatsvinden in Gmail en de klassieke Hangouts-apps voor mobiele apparaten wanneer de chatgeschiedenis is ingeschakeld.
• Chats in Google Talk die worden vastgelegd. Beheerders van Google Workspace kunnen niet afdwingen dat chats worden vastgelegd. Ze kunnen de chatgeschiedenis echter wel uitschakelen voor een organisatie.

• De berichten in het Gmail-archief worden na 1 januari 2023 als verwijderd gemarkeerd. Dit betekent dat alle berichten uiteindelijk definitief worden verwijderd nadat de bewaartermijn is verlopen, tenzij ze worden beschermd door een bewaarregel of -blokkering voor chatberichten.
• Nieuwe berichten die na 1 januari 2023 worden verzonden, worden niet meer gesynchroniseerd met Gmail vanuit de klassieke Hangouts-app.
• Beheerders kunnen Vault blijven gebruiken om Hangouts Classic-berichten die met Gmail zijn gesynchroniseerd te zoeken en te exporteren, zolang deze niet zijn verwijderd, ook na 1 januari 2023.

De volgende gegevens voor klassieke Hangouts-chats zijn beschikbaar in Vault:

• Alle gebruikers die aan de chat hebben deelgenomen.
• Alle berichten die tijdens de chat zijn uitgewisseld, plus links naar eventuele bijlagen.
• Namen voor klassieke Hangouts-groepsgesprekken. (Deelnemers kunnen een Hangout-groep een naam geven.) Chats tussen twee gebruikers kunnen geen naam krijgen.
• Het tijdstip waarop het gesprek begon en eindigde.

De volgende gegevens zijn niet beschikbaar voor Vault:

• Niet-geaccepteerde chatuitnodigingen. Als een gebruiker niet deelneemt aan een chatgesprek, worden de berichten die naar die gebruiker zijn verzonden niet bewaard.
• Videogesprekken.
• Chats die plaatsvinden binnen Google Docs.
• Afbeeldingen, video's en audiobestanden die in de klassieke Hangouts-app worden verzonden.

Vault groepeert alle klassieke Hangouts-berichten in één gesprek. Er worden continu berichten aan het gesprek toegevoegd totdat:

• Er zijn drie uur verstreken sinds het laatste chatbericht is verzonden.
• Het gesprek bevat meer dan 1000 berichten.

Wanneer je een klassiek Hangouts-bericht exporteert, wordt de volledige conversatie meegenomen in het exportbestand.

Een gebruiker heeft een Voice Standard- of Premier-licentie nodig voor Vault om zijn of haar Voice-gegevens te bewaren, doorzoeken, opslaan of exporteren. Ga naar Voice-abonnementen vergelijken voor meer informatie.

Voor sms-berichten moet de Voice-gebruiker een telefoonnummer hebben dat sms-berichten ondersteunt. Lees meer.

Vault biedt geen ondersteuning voor het bewaren of blokkeren van spraakgegevens voor accounts met gearchiveerde gebruikerslicenties .

Vault kan de meeste van de volgende spraakgegevens bewaren, opslaan, doorzoeken en exporteren:

• Tekstberichten
• Voicemails en hun transcripties
• Oproeplogboeken
• Gespreksopnames (Opnames kunnen niet worden doorzocht, maar wel worden geëxporteerd. Zie Gespreksopnames bewaren en exporteren voor meer informatie.)

De volgende spraakgegevens zijn niet beschikbaar voor Vault:

• Spraakgegevens die zijn aangemaakt vóór 5 juni 2019 (GMT-7)
• Tekstberichten, voicemails en hun transcripties, of gesprekslogboeken waarbij een telefoonnummer betrokken is dat aan meer dan één gebruiker is toegewezen.

In ondersteunde landen/regio's kunnen Voice-gebruikers tekstberichten uitwisselen met andere Voice-gebruikers en met telefoonnummers die niet van Google zijn. Vault verwerkt tekstberichten als volgt:

• Tekstberichten die gedurende een dag tussen deelnemers worden uitgewisseld, worden gebundeld in een gesprek. Voor Vault-doeleinden begint de dag om 00:00 uur (GMT-7) en eindigt om 23:59 uur (GMT-7).
• Wanneer een gesprek meer dan 500 berichten of 4 MB (exclusief bijlagen) bevat, splitst Vault het op in kleinere groepen berichten voor weergave en export.
• De datum van de laatste wijziging van een gesprek is gebaseerd op het moment waarop het laatste bericht in het gesprek is verzonden. De datum van de laatste wijziging wordt niet beïnvloed wanneer een gebruiker een bericht verwijdert.

• Alleen nieuwe sites — Alleen sites die in de nieuwe Sites-omgeving zijn gemaakt, worden ondersteund in Vault. Sites die in de klassieke Sites-omgeving zijn gemaakt, worden niet opgeslagen in Drive en zijn niet beschikbaar voor Vault.
• Externe sites — Sites die door externe organisaties met uw gebruikers worden gedeeld, vallen niet onder de bewaarregels of blokkeringen van uw organisatie. U kunt zoeken naar externe sites die met uw gebruikers worden gedeeld, maar u moet zoeken op specifieke accounts, organisatie-eenheden of gedeelde schijven. U kunt niet zoeken naar externe sites op basis van de gepubliceerde URL.

• Ingesloten inhoud en hyperlinks — Een website kan uit veel onderdelen bestaan: de website zelf, een pagina die deel uitmaakt van de website, tekst, afbeeldingen, ingesloten code, ingesloten bestanden en hyperlinks naar andere inhoud.

  Bewaarregels en -bepalingen zijn alleen van toepassing op de website zelf, de pagina's van de website, de tekst op de pagina's, geüploade afbeeldingen en ingesloten code. Ingesloten bestanden, hyperlinks en andere elementen die geen deel uitmaken van het websitebestand vallen niet onder de bewaarregels of -bepalingen.

  Je kunt hyperlinks bekijken in een voorbeeldweergave. Je kunt ook ingesloten bestanden bekijken als deze worden ondersteund, zoals een ingesloten spreadsheet of document, en je over de juiste toegangsrechten voor het bestand beschikt. De inhoud van hyperlinks en ingesloten bestanden wordt echter niet meegenomen in de export.

Aanmaakdatum

De aanmaakdatum van een site is de datum waarop een gebruiker een nieuwe site aanmaakt . De aanmaakdatum verandert niet wanneer de gebruiker nieuwe pagina's toevoegt.

Laatste wijzigingsdatum

De datum van de laatste wijziging van een site wordt bijgewerkt wanneer de site zelf, een pagina die deel uitmaakt van de site, tekst, afbeeldingen of ingesloten code worden bewerkt, verwijderd of aangemaakt. Wanneer gebruikers Google-bestanden en YouTube-video's of andere inhoud met een URL insluiten , wordt de datum van de laatste wijziging bijgewerkt. Als de ingesloten inhoud zelf echter verandert, wordt de datum van de laatste wijziging van de site niet bijgewerkt.

Vault kan de volgende agenda-items bewaren, opslaan, doorzoeken en exporteren:

• De belangrijkste agendapunten, waaronder terugkerende afspraken, afwezigheidsafspraken, focusmomenten en ingeplande afspraken.
• Versies van primaire kalendergebeurtenissen. Ga voor meer informatie naar Zoeken in de revisiegeschiedenis van een gebeurtenis .

Vault bewaart geen herinneringen, taken, werklocatie, niet-ingeboekte afspraken of secundaire agenda-items, zoals vakantie- of groepsagenda's.

• Vault kan prompts die door gebruikers zijn ingevoerd en antwoorden die door de Gemini-app zijn gegenereerd, bewaren, opslaan, doorzoeken en exporteren.
• Vault bewaart, bewaart, doorzoekt en exporteert geen gegevens:
  • Alle mediabestanden of Gems die gebruikers toevoegen aan prompts van de Gemini-app, of alle mediabestanden die door de Gemini-app worden gegenereerd als onderdeel van de reactie op gebruikers.
  • Gemini voor Google Workspace-gegevens

Berichten zijn beschikbaar in Vault zodra Gmail ze ontvangt.

Voor berichtfiltering in bewaarregels, vasthoudregels en zoekopdrachten indexeert Gmail ongeveer 1 MB per bericht. 1 MB komt overeen met ongeveer 250 pagina's tekst. Als de berichttekst kleiner is dan 1 MB en het bericht bijlagen bevat, worden de bijlagen ook geïndexeerd totdat er in totaal 1 MB aan gegevens is geïndexeerd.

In Vault is alleen geïndexeerde data doorzoekbaar, maar bij een Vault-export worden het volledige bericht en alle bijbehorende items, inclusief via hyperlinks gekoppelde Drive-bestanden (indien geselecteerd), meegenomen.

Gmail indexeert de volgende gegevens:

• Berichttekst — Maximaal ongeveer 250 pagina's.
• Tekstbestanden die direct aan een bericht zijn toegevoegd — De meeste tekstbestanden, zoals PDF, XLSX en DOCX, die direct aan een bericht zijn toegevoegd, kunnen worden geïndexeerd. Deze bijlagen vallen onder bewaarregels en blokkeringen. Tekstbestanden die als bijlage zijn toegevoegd, zijn doorzoekbaar (indien geïndexeerd), worden weergegeven in zoekresultaten en worden opgenomen in exportbestanden.
• Andere bestanden die direct aan een bericht zijn gekoppeld of erin zijn ingesloten — Voor video-, audio-, afbeeldings- en binaire bestanden die in berichten zijn opgenomen of eraan zijn gekoppeld, worden bestandsmetadata zoals de bestandsnaam geïndexeerd, maar de bestandsinhoud niet.

Vault ondersteunt bestanden die direct aan een bericht zijn toegevoegd of erin zijn ingesloten. Video-, audio-, afbeeldings- en binaire bestanden die in berichten zijn ingesloten of eraan zijn toegevoegd, vallen onder bewaarregels en -blokkeringen. Ze worden weergegeven in zoekresultaten en opgenomen in exportbestanden.

Welke hyperlinks worden ondersteund?

• Hyperlinks naar bestanden in Drive — Als een gebruiker een Drive-bestand heeft gedeeld door een link naar het bestand in een Gmail-bericht op te nemen, wordt het bestand met de hyperlink niet meegenomen wanneer u Gmail-berichten bewaart, vasthoudt of doorzoekt. U kunt echter wel Drive-bestanden met hyperlinks exporteren op basis van de hyperlinks in de berichtteksten van uw Gmail-export. Zie voor meer informatie Welke Drive-hyperlinks kunnen wel en niet worden geëxporteerd? (verderop op deze pagina).

  Let op : het exporteren van bestanden in Google Drive met hyperlinks kan de omvang van de verzameling aanzienlijk vergroten.

• Hyperlinks naar content in andere Google-services — Hyperlinks naar content die is opgeslagen in andere Google-producten zoals YouTube en Google Foto's worden niet ondersteund door Vault.

Welke Drive-hyperlinks kunnen wel en niet worden geëxporteerd?

Om in aanmerking te komen voor export:

• Het bestand moet in Drive aanwezig zijn en een door Drive ondersteund bestandstype zijn.

  For details, go to Drive and Meet files supported in Vault .

• The Vault admin needs permission to export the file. To have permission:
  • The owner of the email containing the link has access to the Drive file and is in the Vault admin's scope. Or, the owner of the Drive file is in the Vault admin's scope.
  • If the Drive file is deleted, held, or retained, the owner of the Drive file must be in the Vault admin's scope.

Some Drive hyperlinks cannot be exported. For example, you can't export public hyperlinks, such as published Google Sites pages and submittable Google Forms links. You also can't export some hyperlinks that are in a legacy Drive link format.

Who can access the Drive hyperlink export files?

Only super admins and admins of root organizational units can access all Drive hyperlink export files. Admins of child organizational units can only download files from the Drive hyperlink exports that they have created.

Users can send email messages with some core services besides Gmail. For example:

• Calendar— Outgoing invitations and messages sent with the Email guests option in Calendar
• Drive— Message content sent when users share files in Drive
• Google Docs, Sheets, Slides, and Drawings— Messages sent by the app when users email files as attachments
• Forms— Email messages containing forms or links to forms
• Keep— Email messages sent when users share notes in Keep

When users send messages through core services other than Gmail, outgoing messages aren't stored in users' Gmail sent folders by default. Unless a Google Workspace administrator sets up comprehensive message storage , which saves these messages in users' sent folders, Vault doesn't have access to these messages. Without comprehensive message storage, Vault retention rules and holds don't apply to these messages, and these messages aren't returned in a Vault search.

Note: Comprehensive mail storage applies only to core Google Workspace services. Some additional Google services can send email messages for users. Messages sent by those services might not be stored in the users' sent folder and might be unavailable to Vault.

Dynamic email messages contain markup that displays AMP content within Gmail. Other Google products can send messages that include Accelerated Mobile Pages (AMP) content, and users in your organization might receive dynamic email messages from external senders.

With dynamic email, a Gmail user can, for example:

• Review Google Docs comments as they exist the moment the user opens the notification message in Gmail.
• Reply to and resolve comments without opening the doc.
• Reply to Calendar invitations and respond to surveys.

The original source of a dynamic email message contains 3 types of similar content:

• Plaintext (for email clients that display only plaintext).
• HTML (for email clients that don't display dynamic content).
• AMP markup When a Gmail user opens the message, they get the dynamic and interactive AMP content. The AMP markup can retrieve any updates at the time the message is opened and immediately display them to the user.

Because of the dynamic nature of these messages, the content displayed in Gmail can change over time. For example, a comment notification from an active Google Doc can be different each time the user reopens the same message over several days.

Vault support for dynamic email messages

• Retention and holds —Vault retention rules and holds preserve the HTML, plaintext, and AMP markup included in a dynamic email message. Vault has no way to preserve the dynamic content that may be retrieved and displayed when the user opens a dynamic email message.
• Search —Vault can search plaintext and HTML in a dynamic email message. However, AMP markup and AMP content aren't indexed and can't be searched.
• Preview —When you preview a dynamic email message, Vault displays the HTML version of the message. Click Show Original to view all parts of the message including the AMP markup.
• Export —When you export dynamic email messages, all plaintext, HTML, and AMP markup is included in the export.

Vault can't determine whether Gmail users actually got dynamic content when they opened a message that includes AMP markup. Gmail doesn't display dynamic content in the following scenarios:

• An administrator turns off dynamic email for your organization.
• Users change their Gmail settings to turn off dynamic email.

When dynamic email is turned off, AMP content isn't displayed by Gmail. However, AMP markup is still included in the message source and available in Vault.

Gmail confidential mode lets users restrict recipients' access to sensitive email content. This feature is available to organizations that turn on the feature and personal Gmail accounts.

When a user sends a confidential message, Gmail replaces the message body and attachments with a link. Only the subject and link are sent using SMTP.

Confidential mode messages sent by users in your organization

If your organization enables Gmail confidential mode, Vault can hold, retain, search, and export confidential mode messages sent by users in your organization after November 30, 2018.

Messages are available to Vault even when the sender sets an expiration date or revokes recipients' access to confidential mode messages.

Confidential mode messages from external senders

Even if your organization doesn't enable Gmail confidential mode, your users might receive confidential mode messages from users in other organizations or personal Gmail accounts.

You can hold, retain, search, and export message headers and subjects of external confidential messages. However, you can't search or export message content or attachments from external confidential messages.

Working with confidential mode messages

Working with confidential mode messages

Vault supports confidential mode messages as follows:

• Vault returns internal confidential messages that match your search query.
• When you preview messages, the message content is hidden by default. You have the option to show the content in preview.
• When you print or export messages, you can exclude confidential message content. When you choose this option, the headers, sender, recipient, and other metadata are printed or exported, but the confidential message content isn't.
• You can export a confidential message from the sender's organization, but not the receiver's organization.
• Vault can extract Drive hyperlinks added to confidential messages when exporting from the sender's organization, but can't extract hyperlinks received from external organizations.
• To search for, retain, or hold confidential messages exclusively, use the term label:confidentialmode .

A user's Gmail data can include 3 types of draft messages:

• Unsent messages in the Drafts folder —These messages are processed like other Gmail messages. They're subject to holds and retention rules when drafts aren't excluded. They're also included in search results unless you exclude them.

  Note : Email templates are treated as draft messages. If a retention rule purges draft messages after a set time, templates are also purged.

• Discarded drafts —A discarded draft is a message that a user discards without sending. These messages are immediately removed from the user's view, Gmail applies the ^deleted label, and they're purged 30 days after they're discarded. These messages aren't subject to holds or retention rules, but are available for search and export until they're purged.
• Automatically saved versions of draft messages —As a user composes a message, Gmail automatically saves a version whenever the user pauses for a few seconds. Only the most recent version of a draft message is visible to the user. Earlier versions are available for Vault to search and export, but aren't subject to holds and retention rules.

  Autosaved versions remain available to Vault until they're purged, even after the user sends the message. Versions of draft messages generated by most Google Gmail clients (such as the Gmail web, Gmail for iPad and iPhone, and Gmail Android) are purged 1 day after Gmail saved them. In some cases, such as with third-party IMAP clients, versions of draft messages are purged after 30 days.

If you're interested only in messages that users sent and received, you can exclude drafts from retention rules, holds, search results, and exports. Excluding autosaved versions can make data processing easier because you don't have similar versions of the same message.

Gmail uses system-generated labels to categorize messages and user-visible labels to let users sort messages in their inboxes. Gmail might apply the system-generated finance label to messages that come from a user's bank and the system-generated travel label to messages that include hotel reservations.

Users can create and apply user-visible labels. Sometimes these labels can match system-generated labels. When the 2 types of labels match, Vault applies retention rules, holds, and search queries to the messages with the user-created label and not to messages with the identical system-generated label. If you create a retention rule, hold, or search query based on a label, you might include or exclude more messages than you intend.

Voorbeeld

Your organization is required to retain all data related to corporate finance for 7 years and the following actions occur:

• Employees are instructed to create a label, finance , and apply it to messages that include corporate financial information.
• Employees have their corporate credit card statements emailed to their work accounts. They don't apply the user-created finance label, but Gmail applies the system-generated finance label to these messages.

In this scenario, a retention rule that includes messages with label:finance retains only the user-labeled messages and not the messages with the system-generated label that have the employees' corporate credit card statements. Similarly, a search query that includes messages with label:finance returns only the user-labeled messages and not the messages with the system-generated label that have the employees' personal bank statements.

Common system-generated labels

• personal
• social
• promotion
• promos
• updates
• forums
• travel
• purchases
• finance
• all
• buzz
• chat
• chats
• done
• draft
• drafts
• important
• inbox
• lowpriority
• low_priority
• mute
• muted
• pinned
• read
• reminder
• reminders
• scheduled
• sent
• snoozed
• spam
• phishing
• star
• starred
• task
• tasks
• trash
• trips
• unimportant
• unread
• voicemail
• saved

Vault can retain, hold, search, and export the following items stored in Drive and shared drives:

• Versions of files in Google Docs, Sheets, Slides, Forms, new Sites, Drawings, and Vids

  For more information about versions, go to Search within the revision history of a file .

• Google Meet recordings and any associated chat, transcripts, Q&A, and polls logs, and notes taken by Gemini ( Learn more about Meet recordings )
• Jamboard files that have been saved to users' Drives
• Non-Google files that users have uploaded to Drive ( Learn more about what data is searched )
• Bestanden versleuteld met client-side versleuteling van Google Workspace

Vault ignores:

• Drive folders
• Drive shortcuts
• Scripts from Google App Script and their associated workflows

In some Google Docs editors, users can link a file to another file. For example, in a Google Docs document you can insert a chart that's linked to data in a Google Sheets spreadsheet. Whenever the spreadsheet is updated, the chart in the document is also updated.

Note: The Google Sheets IMAGE function can reference an image by URL , such as "https://www.example.com/images/logo.jpg". In this case, when you preview or export a spreadsheet in Vault, the image is retrieved in real time from the source. For images uploaded or inserted in the spreadsheet, Vault stores and displays the image available at the time specified in your query.

Linked files aren't automatically included in retention rules, holds, or search results that apply to the files that link to them. Linked files are included only when they also match the scope and conditions. For example, when you search files in Drive, Vault returns only the files that match your search criteria. If those files are linked to files that don't match your query, the linked files aren't included in your results.

Files owned outside your organization and shared with your users aren't subject to your organization's holds or retention rules.

However, you can search and export files shared with your users from external sources if accessible at the time of the search or export.

Vault can hold, retain, and search only messages in Google Groups that have conversation history turned on. Group owners can turn conversation history on or off for their groups. If a group owner creates a group with conversation history off, the messages aren't available to Vault through Groups. The messages might be available in user Gmail mailboxes (as received or sent messages).

If a group owner turns conversation history on or off for an existing group, only messages sent when conversation history was on are available to Vault.

Messages are available to Vault as soon as they're posted to a group, unless the group owner chooses to moderate messages. Moderated messages aren't available to Vault until a moderator approves them. After they're approved, they're available for retention, holds, search, and export just like any other message.

For message filtering in retention rules, holds, and search, Groups indexes approximately 1 MB total per message. One MB is equivalent to approximately 250 pages of text. If the message text is less than 1 MB and the message has text-based file attachments, the attachments are indexed until 1 MB total data is indexed.

Groups indexes the following data:

• Message text —Up to approximately 250 pages.
• Text-based files directly attached to a message —Most text-based files, such as PDF, XLSX, and DOCX, that are directly attached to a message, can be indexed. These attachments are covered by retention rules and holds. Text-based file attachments are searchable (if indexed), returned in search results, and included in exports.
• Other files directly attached to or embedded in a message —For video, audio, image, and binary files included in or attached to messages, file metadata such as file name is indexed, but file contents aren't.

You must turn history on to retain, hold, search, export direct messages (DMs) and group messages. A Google Workspace administrator can control whether history is on or off , or they can allow users to decide.

When a user shares a file stored in Drive, such as a doc, sheet, or PDF, Chat inserts a link rather than attaching a copy of the file to the message. Because the original file is stored in Drive, it isn't retained when you retain chat messages, held when you place Chat data on hold, or returned in a Chat search. You can search by the URL of the file, but Vault doesn't index the title or content of the file.

For other file types directly attached to a Chat message:

• The files are included in Chat retention rules and holds, associated with the message they're attached to.
• Vault indexes the file name and owner for search. Vault also indexes the content of most text-based file types (for example, files with .pdf, .xslx, and .docx extensions).

Your Google Workspace administrator can allow users in your organization to chat with external users . When allowed, an external user and a user in your organization can exchange DMs and external users can participate in group messages and spaces. In these contexts, messages to and from external users are subject to your organization's retention rules and holds.

If users in your organization participate in group messages and spaces owned by another organization, those messages aren't available to your organization through Vault for retention, holds, search, or export.

When a user is invited to a Chat space, they can preview messages in the space before joining. Unless the user joins the space, the messages they previewed aren't included when you retain, hold, or search that user's Chat data.

Users can add rich text formatting to Chat messages, such as bold, italics, strikethrough, or underlines. That formatting is not retained in the Vault data export.

Vault supports chats in classic Hangouts and Google Talk. You can retain, search for, and place holds on:

• Classic Hangouts with history turned on. Google Workspace administrators can control whether history is on or off, or they can allow users to decide. For details, see Chat history . Vault can access all chats that occur in Gmail and mobile classic Hangouts apps when history is on.
• Google Talk chats that are on the record. Google Workspace administrators cannot force chats to be on the record. They can, however, turn off chat history for an organization.

• The messages in the Gmail archive will be marked as deleted after January 1, 2023. This means that all messages will be eventually purged after the retention period expires unless they are protected by a Chat retention rule or hold.
• No new messages sent after January 1, 2023 are synced to Gmail from classic Hangouts.
• Admins can continue to use Vault to search for and export Hangouts Classic messages synced to Gmail as long as they have not been purged, even beyond January 1, 2023.

The following details for classic Hangouts chats are available to Vault:

• All users who participated in the chat.
• All messages that were exchanged during the chat, plus links to any attachments.
• Names of group classic Hangouts. (Participants have the option of naming a group Hangout .) Chats between two users cannot be named.
• The time the chat started and ended.

The following data aren't available to Vault:

• Unaccepted invitations to chat. If a user doesn't participate in a chat, messages sent to that user aren't preserved.
• Video calls.
• Chats that occur within Google Docs.
• Images, videos, and audio attachments sent in classic Hangouts.

Vault groups all classic Hangouts messages into a single thread. Messages are continuously added to the thread until:

• Three hours have elapsed since the last chat message was sent.
• The thread has more than 1,000 messages.

When you export a classic Hangouts message, the entire thread is included when you download the export file.

A user must have a Voice Standard or Premier license for Vault to retain, search, hold, or export their Voice data. For details, go to Compare Voice subscriptions .

For text messages, the Voice user must have a phone number that supports text messaging. Learn more

Vault doesn't support retention or holds of Voice data for accounts with Archived User licenses.

Vault can retain, hold, search, and export most of the following Voice data:

• Tekstberichten
• Voicemails and their transcripts
• Call logs
• Call recordings (Recordings can't be searched but can be exported. For details, go to Retain & export call recordings .)

The following Voice data isn't available to Vault:

• Voice data created before June 5, 2019 (GMT-7)
• Text messages, voicemails and their transcripts, or call logs that involve a phone number that's assigned to more than one user

In supported countries/regions , Voice users can exchange text messages with other Voice users and with non-Google phone numbers. Vault handles text messages as follows:

• Text messages exchanged between participants in a day are bundled into a conversation. For Vault purposes, the day begins at 12:00 AM (GMT-7) and ends at 11:59 PM (GMT-7).
• When a conversation exceeds 500 messages or 4 MB (not including attachments), Vault splits it into smaller groups of messages for preview and export.
• The last modified date of a conversation is based on when the last message in the conversation was sent. The last modified date isn't affected when a user deletes a message.

• New Sites only —Only sites created in new Sites are supported in Vault. Sites created in classic Sites aren't stored in Drive and are unavailable to Vault.
• External sites —Sites shared with your users from external organization aren't subject to your organization's retention rules or holds. You can search for external sites shared with your users, but you must search by specific accounts, organizational unit, or shared drives. You can't search for external sites by published URL.

• Embedded content and hyperlinks —A site can consist of many parts: the site itself, a page that's part of the site, text, images, embedded code, embedded files, and hyperlinks to other content.

  Retention rules and holds apply only to the site itself, the site's pages, text on site pages, uploaded images, and embedded code. Embedded files, hyperlinks, and other items not part of the site file aren't covered by retention rules or holds.

  You can preview hyperlinks. You can also preview embedded files if they are preview supported, such as an embedded sheet or doc, and you have access privileges to the file. However, exports don't include the content of hyperlinks and embedded files.

Creation date

The creation date of a site is the date when a user creates a new site . The creation date doesn't change when the user adds new pages.

Last modification date

The last modified date of a site is updated whenever the site itself, a page that's part of the site, text, images, or embedded code are edited, deleted, or created. When users embed Google files and YouTube videos , or other content with a URL, the last modification date updates. However, if the embedded content itself changes, the last modification date of the site doesn't update.

Vault can retain, hold, search, and export the following Calendar events:

• Primary calendar events, including regular events, out of office events, focus time, and booked appointments.
• Versions of primary calendar events. For more information, go to Search within the revision history of an event .

Vault doesn't retain reminders, tasks, working location, unbooked appointments, or secondary calendar events, such as holiday or group calendars.

• Vault can retain, hold, search, and export prompts entered by users and responses generated by Gemini app.
• Vault does not retain, hold, search, and export:
  • Any media files or Gems that users attach to Gemini app prompts, or any media files generated by Gemini app as part of its response to users.
  • Gemini for Google Workspace data