Accounts van voormalige werknemers archiveren

Deze functie wordt ondersteund in de volgende versies: Business Starter, Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard en Education Plus. Versies vergelijken

Als u een abonnement voor één gebruiker heeft, gaat u naar Uw Workspace-abonnement onderbreken.

Als een werknemer uw bedrijf verlaat, kunt u het gebruikersaccount archiveren om de gegevens beveiligd te bewaren, zodat deze geen toegang meer heeft tot Google Workspace-services. Als u een gebruikersaccount archiveert, wordt de accountstatus gewijzigd in Gearchiveerd.

Gegevens van gearchiveerde gebruikers tellen mee voor de limiet voor gecombineerde opslag van uw organisatie.

Wat gebeurt er met het account en de gegevens van een gearchiveerde gebruiker?

Als u een gebruikersaccount archiveert, worden de gegevens van de gebruiker in Google Workspace-services veilig bewaard door Google. Als de gebruiker een Google Vault-licentie heeft of een licentie heeft van een abonnement voor gearchiveerde gebruikers dat Vault bevat, worden de gegevens van de gebruiker beschermd door Vault-bewaarregels en -bewaarplichten. U kunt zoeken in de gegevens en ze exporteren. Meer informatie

De gegevens van de gebruiker (uit kernservices, zoals Gmail en Google Drive, en niet-kernservices, zoals Classroom) zijn beschikbaar voor andere gebruikers in uw organisatie met een Google Vault-licentie.

  • De gegevens van gebruikers blijven in de door de beheerder ingestelde gegevensregio. Ga naar Een geografische locatie kiezen voor uw gegevens voor meer informatie.

    Opmerking: Aan Google Workspace for Education-accounts (zowel actieve als gearchiveerde) moet een Education Standard- of Education Plus-licentie zijn toegewezen om onder het beleid voor gegevensregio's te vallen.

  • Gegevensverlies voorkomen (Data Loss Prevention, DLP) in Google Drive blijft actief voor de gegevens van gebruikers. Ga naar Over DLP voor Drive voor meer informatie.

Als de gebruiker een licentie heeft voor een add-onabonnement, zoals Vault of Google Voice, houdt de gebruiker de licentie nadat u de gebruiker heeft gearchiveerd. Als de gebruiker het add-onabonnement niet meer nodig heeft, kunt u de licentie verwijderen nadat u het gebruikersaccount heeft gearchiveerd. Meer informatie over licenties verwijderen.

U kunt zowel actieve als opgeschorte gebruikers archiveren. Als u een gebruikersaccount archiveert, komt de actieve Google Workspace-licentie binnen 24 uur beschikbaar om opnieuw toe te wijzen aan een andere gebruiker.

Nadat een gebruiker is gearchiveerd

Nadat u gebruikers heeft gearchiveerd, gebeurt het volgende:

  • Ze kunnen op geen enkel systeem inloggen op hun beheerde Google-account. Dit geldt ook voor Google Workspace-services, zoals Gmail, Google Agenda en Drive.
  • Ze worden niet weergegeven in de algemene adreslijst. In gebruikersdirectory's wordt de gebruiker weergegeven met de status Gearchiveerd. Ga naar De status van een gebruikersaccount bekijken.
  • Ze kunnen worden verwijderd of uit het archief worden teruggezet, maar niet worden opgeschort in de Beheerdersconsole.
  • De gearchiveerde status van een gebruiker wordt weergegeven in gebruikersrapporten, zodat gearchiveerde gebruikers eenvoudig kunnen worden gecontroleerd, beheerd en uiteindelijk verwijderd.
  • Kan geen nieuwe e-mails en agenda-uitnodigingen krijgen, omdat ze worden geblokkeerd zodra ze naar het account van de gearchiveerde gebruiker worden gestuurd.

Hoe terugzetten uit archief werkt

Als u een gebruikersaccount uit het archief terugzet, krijgt deze de oude status terug en heeft deze weer toegang tot alle eerdere gegevens.

Als u een gebruiker wilt terugzetten uit het archief, heeft u een beschikbare licentie nodig die overeenkomt met de Google Workspace-versie van die gebruiker. Als er geen actieve licentie beschikbaar is, mislukt het terugzetten uit het archief en blijft de gebruiker gearchiveerd met de licentie voor gearchiveerde gebruikers.

Nadat u een gebruikersaccount heeft teruggezet uit het archief, moet u handmatig een licentie voor Google Workspace toewijzen aan het account.

Voordat u begint

Als u een gebruiker wilt archiveren, heeft u misschien een abonnement voor gearchiveerde gebruikers nodig. U kunt een gebruiker archiveren via de lijst Gebruikers of wanneer u het account van de gebruiker verwijdert. Ga naar Gebruikers archiveren zonder een afzonderlijk abonnement (verderop op deze pagina) voor meer informatie.

  • Als u uw abonnement heeft gekocht via Google Sales of een Google Cloud-partner: U moet een abonnement voor gearchiveerde gebruikers kopen in de Google Beheerdersconsole of contact opnemen met uw salesmedewerker of partner. Ga naar Een betaald abonnement toevoegen aan uw account voor meer informatie.
  • Education Fundamentals, Education Standard of Education Plus: licenties voor gearchiveerde gebruikers zijn inbegrepen bij uw Google Workspace for Education-abonnement. Als u geen licenties meer heeft, kunt u er meer aanvragen door contact op te nemen met Google Workspace-support.

Voor alle versies kunt u ook contact opnemen met een Google-salesmedewerker of een Google Cloud Partner .

Een individueel gebruikersaccount archiveren of terugzetten uit het archief

Education-klanten gaan naar Gebruikers archiveren in Education-versies.

  1. Ga in de Google Beheerdersconsole naar Menu en dan Directory en dan Gebruikers.

    Hiervoor is het juiste recht voor User Management vereist. Als u dit recht niet heeft, ziet u niet alle bedieningselementen die u nodig heeft.

  2. Zoek de gebruiker in de lijst Gebruikers. Ga naar Een gebruikersaccount zoeken als u hulp nodig heeft.

Zo archiveert u een gebruiker:

  1. Plaats de cursor op het gebruikersaccount en klik op Meer opties.
  2. Als u het volgende heeft:
    • Enterprise Standard of Enterprise Plus: Selecteer Gebruiker archiveren.
    • Business Starter, Business Standard of Business Plus: Selecteer Gebruiker verwijderen en dan klik op Gebruiker archiveren.
      Klik als daarom wordt gevraagd op Abonnement voor gearchiveerde gebruiker kopen en volg de aanwijzingen. Als deze optie niet beschikbaar is, kunt u in de Beheerdersconsole geen abonnement voor gearchiveerde gebruikers kopen. Neem in plaats daarvan contact op met een Google-salesmedewerker of een Google Cloud Partner .
  3. Klik op Klaar om te bevestigen.

Zo zet u een gebruiker terug uit het archief:

  1. Plaats de cursor op de gebruiker en klik op Gebruiker terugzetten uit archief.
  2. Klik op Klaar om te bevestigen.

Gebruikers met meerdere tegelijk archiveren of terugzetten uit het archief

U kunt gebruikers met meerdere tegelijk archiveren of terugzetten uit het archief met een csv-bestand of de Admin SDK API's.

Zo kunt u meerdere gebruikers archiveren of terugzetten uit het archief met een csv-bestand:

  1. Volg de instructies in Meerdere gebruikers toevoegen of updaten via een csv-bestand.
  2. Voer in de gedownloade csv-template, in de kolom New Status [Upload Only] (Nieuwe status [alleen uploaden]), Archived (Gearchiveerd) in om een gebruiker te archiveren en Active (Actief) om een gebruiker terug te zetten uit het archief.

Zo kunt u meerdere gebruikers archiveren of terugzetten uit het archief met de Admin SDK API's:

  1. Volg de instructies in Methode: users.update.
  2. Stel de booleaanse waarde archived (gearchiveerd) voor elke gebruiker in op True (Waar) of False (Onwaar).

Gebruikers archiveren zonder een afzonderlijk abonnement

Als u geen abonnement voor gearchiveerde gebruikers heeft, kunt u nog steeds gebruikers archiveren. Deze optie is beschikbaar als alternatief voor het verwijderen van een gebruiker.

Als je een gebruiker archiveert tijdens het verwijderingsproces, kun je een gemachtigde toewijzen om toegangsverzoeken voor bestanden en toekomstige e-mails te beheren. Als een e-mail is gericht aan een gearchiveerde gebruiker, krijgt de afzender een melding over met wie deze in plaats daarvan contact kan opnemen.

Zo wijst u een gemachtigde toe voor een gearchiveerde gebruiker:

  1. Ga in de Google Beheerdersconsole naar Menu en dan Directory en dan Gebruikers.

    Hiervoor is het juiste recht voor User Management vereist. Als u dit recht niet heeft, ziet u niet alle bedieningselementen die u nodig heeft.

  2. Plaats in de lijst Gebruikers de muisaanwijzer op de gebruiker die u wilt updaten en klik op Meer opties en dan Gemachtigde updaten.
  3. Klik op Naam of e-mailadres van gemachtigde en selecteer de gemachtigde in de lijst.
  4. Vink bij Bepalen wat de gemachtigde kan ontvangen de vakjes aan naast de items die de gemachtigde moet krijgen.
  5. Klik op Wijzigingen opslaan.

Zo controleert u of u een gebruiker kunt archiveren zonder een afzonderlijk abonnement:

  1. Ga in de Google Beheerdersconsole naar Menu en dan Facturering en dan Abonnementen.

    Hiervoor is het recht Factureringsbeheer vereist.

  2. Als de versie voor gearchiveerde gebruikers niet op de pagina Abonnementen staat, kunt u een gebruiker archiveren zonder een afzonderlijk abonnement voor gearchiveerde gebruikers.

Ga naar Een gebruiker verwijderen uit uw organisatie voor meer informatie over hoe u een gebruiker verwijdert uit uw organisatie.

Gearchiveerde licenties en gebruikers controleren

In de Beheerdersconsole kunt u het aantal toegewezen licenties voor gearchiveerde gebruikers controleren. U kunt ook controleren of de status van een specifieke gebruiker actief of gearchiveerd is.

Zo controleert u het aantal toegewezen licenties voor gearchiveerde gebruikers:

  1. Ga in de Google Beheerdersconsole naar Menu en dan Facturering en dan Abonnementen.

    Hiervoor is het recht Factureringsbeheer vereist.

  2. Controleer op licenties op een van deze locaties:
    • Als uw abonnement voor gearchiveerde gebruikers wordt vermeld: Controleer voor dat abonnement het aantal licenties in de kolom Licenties.
    • Als er geen abonnement voor gearchiveerde gebruikers wordt vermeld: Controleer voor uw hoofdabonnement voor Workspace het aantal gearchiveerde licenties in de kolom Toegewezen licenties.

Als geen van beide opties beschikbaar is op de pagina Abonnementen, kunt u het totale aantal toegewezen gearchiveerde licenties niet controleren. U kunt de gearchiveerde status van een individuele gebruiker controleren door deze stappen te volgen:

  1. Ga in de Google Beheerdersconsole naar Menu en dan Directory en dan Gebruikers.

    Hiervoor is het juiste recht voor User Management vereist. Als u dit recht niet heeft, ziet u niet alle bedieningselementen die u nodig heeft.

  2. Zoek de gebruiker in de lijst Gebruikers. Ga naar Een gebruikersaccount zoeken als u hulp nodig heeft.
  3. Ga naar de kolom Status om te controleren of de gebruiker is gearchiveerd.