Glosario de Vault

Estos son los términos clave que debes conocer cuando usas Google Vault.

Término	Descripción
Registro de auditoría	Es un registro de todas las acciones que realizaron los usuarios de Vault durante un período específico. Las acciones de Vault se registran en una base de datos que ningún usuario de Vault ni Google pueden borrar ni cambiar mientras tu suscripción a Google Workspace esté activa. Los registros se conservan indefinidamente o hasta que el cliente abandona Workspace. Para obtener más detalles, consulta Retención de datos y tiempos de retraso.
Borrar	Es cuando los usuarios mueven mensajes o elementos a la papelera. En Gmail, hacen clic en Borrar y, en Drive, en Quitar, pero ambos son el mismo proceso.
Eliminar definitivamente	Es cuando los usuarios vacían la papelera en Gmail o Drive. Los usuarios no pueden recuperar estos datos. Cuando los usuarios borran mensajes de Gmail de forma definitiva, estos se marcan como listos para borrarse (^deleted) de los sistemas de producción de Google.
^deleted	Es la etiqueta interna que Google aplica a los mensajes de Gmail que se quitan de la carpeta de la papelera y están listos para borrarse. La política de conservación de 30 días de Gmail retiene los mensajes con la etiqueta ^deleted durante 30 días, durante los cuales un administrador podría recuperar los datos. Los datos que tienen la etiqueta ^deleted durante 30 días y que no están sujetos a una regla de retención o conservación se borran de los sistemas de Google.
Detección electrónica	Es el proceso de identificar información almacenada electrónicamente que sea pertinente para un caso o una investigación, y luego conservar, recopilar y analizar los datos.
Exportar	Es un conjunto descargable de datos de Google Workspace que coincide con tu consulta de búsqueda.
Política de conservación de 30 días de Gmail	En Gmail, los mensajes que se quitan de la papelera siguen estando disponibles para los usuarios de Vault a través de Vault durante 30 días adicionales. Esta política de conservación reemplaza cualquier regla de retención de Vault que venza durante ese período. Si una regla de retención está configurada para borrar mensajes después de que venza el período de retención, pero la política de conservación no venció, los mensajes no se borran hasta que venza la política de conservación.
Datos conservados	Son todos los datos que se conservan. Estos datos están protegidos contra la eliminación y exentos de las reglas de retención hasta que se quitan todas las conservaciones.
Conservar	Es una política que creas para evitar que los servicios de Google Workspace borren datos. Por lo general, las conservaciones se usan para preservar datos con fines legales o de investigación: Puedes configurar conservaciones en datos que sean propiedad de cuentas específicas o que se compartan con ellas, o bien en todas las cuentas de una unidad organizacional específica. Las conservaciones reemplazan las reglas de retención. Los datos sujetos a una conservación y una regla de retención solo se pueden borrar después de que se quita la conservación. Solo los usuarios de Vault con privilegios de acceso a un asunto pueden administrar las conservaciones y ver quién y qué está en conservación.
Indefinido	En el caso de las políticas de retención, los datos están disponibles de forma permanente a través de Vault hasta que cambies la política o durante el período de tu suscripción a Google Workspace. Los datos retenidos indefinidamente no se retienen después de que se rescinde o no se renueva tu suscripción.
Control de la información	Es el proceso de desarrollar e implementar políticas de retención y eliminación de datos para tu organización de acuerdo con las obligaciones legales y reglamentarias. En Vault, puedes establecer reglas de retención para conservar datos en los servicios compatibles durante un período determinado y, de manera opcional, borrar esos datos después de ese período.
Asunto	Es un contenedor para la actividad de detección electrónica relacionada con un caso de litigio o una investigación específicos. Un asunto incluye los siguientes elementos: Consultas de búsqueda guardadas (si las hay) Una lista de cuentas sujetas a una conservación (si las hay) Una lista de cuentas que pueden acceder al asunto Conjuntos de exportación para el asunto Un registro de auditoría para el asunto
Mensaje	Es un término general que incluye el correo electrónico y los chats registrados.
Se borró definitivamente	Son los datos que se borran para siempre, es decir, los datos que se quitan de la carpeta de la papelera de Gmail y de la carpeta de la papelera de Drive.
Borrar definitivamente	Es cuando los datos se quitan por completo de los sistemas de almacenamiento de producción de Google. Después de que se borran definitivamente los datos, estos no están disponibles en ningún sistema de producción y ya no están disponibles para Vault.
Quitar	Es cuando se quitan los mensajes de la papelera de Gmail y los elementos de la papelera de Drive. Estos datos se marcan como listos para borrarse definitivamente. Esta acción es diferente de cuando los usuarios hacen clic en Quitar en Drive, que mueve los elementos a la papelera, pero no los marca como listos para borrarse definitivamente. Los usuarios no pueden acceder a los mensajes y elementos que se quitan, pero los usuarios de Vault aún pueden buscar y ver estos datos en Vault.
Regla de retención	Es una política de Vault que impide que los servicios de Google borren datos que coincidan con el alcance y las condiciones especificados. Los datos se pueden retener durante una cantidad determinada de días o indefinidamente. Los usuarios de Vault pueden establecer qué sucede con los datos cuando vence el período de retención de una regla de retención. Más información
Período de retención	Es la cantidad de días durante los que los datos estarán disponibles a través de Vault y no se borrarán con un servicio de Google.
Usuario de Vault	Es un usuario de Google Workspace que tiene los privilegios necesarios para configurar políticas de retención de Vault, administrar conservaciones o buscar y exportar datos.