Solo puedes borrar una cuenta de Google Workspace si no está en conservación. Un administrador con privilegios de Vault (Administrar conservaciones, Ver todos los asuntos y Administrar auditorías) puede quitar una cuenta de las conservaciones basadas en cuentas. Un administrador con privilegios de administración de usuarios puede quitar una cuenta de las unidades organizativas que están en conservación. Obtén más información sobre los privilegios de administrador de Vault.
Las siguientes instrucciones incluyen pasos en Vault y en la Consola del administrador de Google Workspace.
- Revisa la cuenta con tu equipo legal para determinar si los datos del usuario se deben conservar con una retención.
- Si sus datos deben permanecer en conservación, tienes algunas opciones:
- Cambia al usuario a una licencia de usuario archivado, que conserva sus datos de Google Workspace en el almacenamiento de Google. Con esta opción, no borras la cuenta. Para obtener instrucciones, consulta Administra a los exempleados y sus datos.
- Exporta los datos del usuario y consérvalos fuera de Google Workspace. Luego, continúa con el siguiente paso para quitar la conservación y borrar la cuenta. Para obtener instrucciones, consulta Exporta datos de Vault.
- Si se pueden borrar sus datos, accede a vault.google.com.
- Haz clic en Informes.
- Libera al usuario de cualquier retención basada en la cuenta:
- Haz clic en Conservaciones de usuarios.
- En la barra de búsqueda, ingresa la cuenta.
- Busca la cuenta. Si la cuenta no aparece en la lista, significa que no tiene una retención basada en la cuenta y puedes continuar con el siguiente paso.
- Haz clic en la fila con la cuenta. Se abrirá un panel en el que se enumeran las conservaciones basadas en cuentas que incluyen la cuenta.
- Haz clic en cada conservación y quita la cuenta del alcance de la conservación.
Identifica las conservaciones en las unidades organizativas a las que pertenece la cuenta y muévela fuera de la unidad organizativa:
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En la Consola del administrador de Google, ve a Menú
Directorio
Usuarios.Es necesario tener el privilegio de administración de usuarios adecuado. Sin el privilegio correcto, no verás todos los controles necesarios para completar estos pasos.
- Haz clic en la fila con el usuario.
- A la izquierda, busca la unidad organizativa del usuario y las unidades organizativas superiores.
- En Vault, haz clic en Conservaciones del dominio.
Busca en la lista de conservaciones la unidad organizativa del usuario y las unidades organizativas superiores. Si la unidad organizativa está en conservación, mueve la cuenta a una unidad organizativa que no esté en conservación. Te recomendamos configurar una unidad organizativa de forma explícita para este propósito y asegurarte de que no esté en espera.
Para obtener instrucciones, consulta Cómo agregar una unidad organizativa y Cómo mover usuarios a una unidad organizativa.
Si la lista incluye conservaciones con un alcance de Todas las cuentas, la conservación se establece en la unidad organizativa de nivel superior. Deberás reorganizar a los usuarios en al menos 2 unidades organizativas secundarias para que al menos una unidad organizativa no esté en espera.
- Agrega 2 o más unidades organizativas. Para obtener instrucciones, consulta Agrega una unidad organizativa.
- Mueve los usuarios cuyos datos necesitas conservar a una o más unidades organizativas. Mueve los usuarios que quieras borrar a una o más unidades organizativas. Para obtener instrucciones, consulta Cómo trasladar usuarios a una unidad organizativa.
- En Vault, actualiza las conservaciones con los permisos de Todas las cuentas para que se apliquen solo a las unidades organizativas con los usuarios que necesitas conservar.
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Espera entre 24 y 48 horas para que se actualicen por completo los parámetros de configuración del Directorio y Vault.
Borrar al usuario. Para obtener instrucciones, consulta Borra o quita un usuario de la organización.