Cuando un empleado deja tu empresa, puedes archivar su cuenta de usuario para conservar sus datos de forma segura y evitar que acceda a los servicios de Google Workspace. Archivar una cuenta de usuario cambia su estado a archivado y le asigna una licencia de usuario archivado.
Los datos de los usuarios archivados se incluyen en el límite de almacenamiento conjunto de la organización.
¿Qué sucede con la cuenta y los datos de un usuario archivado?
Cuando archivas una cuenta de usuario, Google mantiene de forma segura los datos de los servicios de Google Workspace del usuario. Si el usuario tiene una licencia de Google Vault o una licencia de una suscripción de usuario archivado que incluye Vault, sus datos estarán protegidos según las reglas de retención y las suspensiones de Vault, y podrás buscar y exportar los datos. Más información
Los datos del usuario (de los servicios principales, como Gmail y Google Drive, y de los servicios no principales, como Classroom) están disponibles para otros usuarios de tu organización que tengan una licencia de Google Vault.
Los datos de los usuarios permanecen en la misma región de datos establecida por el administrador. Para obtener más información, consulta Elige una ubicación geográfica para tus datos.
Nota: Las cuentas de Google Workspace for Education, tanto activas como archivadas, deben tener asignada una licencia de Education Standard o Education Plus para estar cubiertas por las políticas de regiones de datos.
La prevención de pérdida de datos (DLP) de Google Drive sigue ejecutándose en los datos de los usuarios. Para obtener más información, consulta Usa la DLP de Workspace para evitar la pérdida de datos.
Si el usuario tiene una licencia para una suscripción de complemento, como Vault o Google Voice, la conservará después de que lo archives. Si el usuario ya no necesita la suscripción al complemento, puedes quitar la licencia después de archivar la cuenta de usuario. Obtén más información para quitar licencias.
Puedes archivar tanto a los usuarios activos como a los usuarios suspendidos. Cuando archivas una cuenta de usuario, su licencia activa de Google Workspace queda disponible para reasignarla a otro usuario en un plazo de 24 horas.
Después de que se archiva un usuario
Después de archivar a un usuario, sucederá lo siguiente:
- No pueden acceder a su Cuenta de Google administrada en ningún sistema. Esto incluye los servicios de Google Workspace, como Gmail, Calendario de Google y Drive.
- No aparecen en la Lista global de direcciones. En los directorios de usuarios, el usuario aparece con el estado archivado. Ve a Cómo ver el estado de una cuenta de usuario.
- Se pueden borrar o desarchivar, pero no suspender en la Consola del administrador.
- Mostrar el estado de archivado en los informes de usuarios, lo que facilita supervisar, administrar y, finalmente, borrar los usuarios archivados
- No puede recibir invitaciones de calendario ni correos electrónicos nuevos, ya que se bloquean cuando se envían a la cuenta del usuario archivado.
Cómo funciona la recuperación de archivos
Cuando desarchivas una cuenta de usuario, esta vuelve a su estado anterior y recupera el acceso a todos sus datos anteriores.
Para desarchivar a un usuario, necesitas una licencia disponible que coincida con su edición de Google Workspace. Si no hay licencias activas disponibles, el proceso de desarchivo falla y el usuario permanece archivado con su licencia de usuario archivado.
Después de desarchivar una cuenta de usuario, debes asignarle manualmente una licencia de Google Workspace.
Antes de comenzar: Compra la suscripción de usuario archivado
Para archivar un usuario, necesitas una suscripción de usuario archivado. Si tienes lo siguiente:
- Enterprise Standard o Enterprise Plus: Puedes comprar una suscripción de Usuario Archivado en la Consola del administrador de Google. Para conocer los pasos, consulta Cómo agregar una suscripción pagada a tu cuenta.
- Business Starter, Business Standard o Business Plus: Es posible que puedas comprar una suscripción de usuario archivado en la Consola del administrador. Para verificarlo, sigue los pasos para archivar un usuario en Cómo archivar o desarchivar una cuenta de usuario individual (más adelante en esta página).
- Education Fundamentals, Education Standard o Education Plus: Las licencias de Usuario archivado se incluyen en tu suscripción a Google Workspace for Education. Si se te acaban, puedes solicitar más a través del equipo de asistencia al cliente.
Como alternativa, para todas las ediciones, puedes comunicarte con un representante de ventas de Google o un socio de Google Cloud.
Cómo archivar o desarchivar una cuenta de usuario individual
Para completar estos pasos, necesitas el privilegio de administración de usuarios adecuado. Sin el privilegio correcto, no verás todos los controles necesarios para completar estos pasos.Si eres cliente de Education, consulta este artículo.
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En la Consola del administrador de Google, ve a Menú
Directorio
Usuarios.Es necesario tener el privilegio de administración de usuarios adecuado. Sin el privilegio correcto, no verás todos los controles necesarios para completar estos pasos.
- En la lista Usuarios, busca el usuario. Si necesitas ayuda, consulta Cómo buscar una cuenta de usuario.
Para archivar un usuario, sigue estos pasos:
- Coloca el cursor sobre la cuenta de usuario y haz clic en Más opciones.
- Si tienes lo siguiente:
- Enterprise Standard o Enterprise Plus: Selecciona Archivar usuario.
- Business Starter, Business Standard o Business Plus: Selecciona Borrar usuario
haz clic en Archivar usuario.
Si se te solicita, haz clic en Comprar suscripción de usuario archivado y sigue las indicaciones. Si esta opción no está disponible, no podrás comprar una suscripción de usuario archivado en la Consola del administrador. En su lugar, comunícate con un representante de ventas de Google o un socio de Google Cloud.
- Haz clic en Listo para confirmar.
Para desarchivar un usuario, haz lo siguiente:
- Desplaza el cursor sobre el usuario y haz clic en Desarchivar usuario.
- Haz clic en Listo para confirmar.
Cómo archivar o desarchivar usuarios de forma masiva
Puedes archivar o desarchivar usuarios de forma masiva con un archivo CSV o las APIs de Admin SDK.
Para archivar o desarchivar varios usuarios con un archivo CSV, sigue estos pasos:
- Sigue las instrucciones que se indican en Agrega o actualiza varios usuarios desde un archivo CSV.
- En la plantilla CSV descargada, en la columna New Status [Upload Only], ingresa Archived para archivar un usuario o Active para desarchivar un usuario.
Para archivar o desarchivar varios usuarios con las APIs del SDK de Admin, haz lo siguiente:
- Sigue las instrucciones en Método: users.update.
- Establece la variable booleana archived en True o False para cada usuario según corresponda.
Archiva a los usuarios en lugar de cancelar la suscripción
Si comienzas a cancelar Google Workspace, es posible que, durante el proceso de cancelación, tengas la opción de archivar a todos tus usuarios. Esta opción está disponible en los siguientes casos:
- Tener una edición de Business, Enterprise Standard o Enterprise Plus
- Se facturan en el plan flexible
- Tener entre 2 y 300 usuarios
Según la cantidad de usuarios, es posible que pasen varias horas antes de que se archiven todos.
Para verificar el estado de archivado de un usuario, sigue estos pasos:
Para completar estos pasos, necesitas el privilegio de administración de usuarios adecuado. Sin el privilegio correcto, no verás todos los controles necesarios para completar estos pasos.-
En la Consola del administrador de Google, ve a Menú
Directorio
Usuarios.Es necesario tener el privilegio de administración de usuarios adecuado. Sin el privilegio correcto, no verás todos los controles necesarios para completar estos pasos.
- En la lista Usuarios, busca el usuario. Si necesitas ayuda, consulta Cómo buscar una cuenta de usuario.
- Para confirmar si el usuario se archivó, consulta la columna Estado.
Para verificar el estado general del proceso de archivado, haz clic en Tareas 
en la parte superior.
Después de archivar a todos los usuarios, puedes desarchivar a uno o más de ellos siguiendo cualquiera de los conjuntos de pasos para desarchivar que se mencionaron anteriormente en esta página.
Para obtener más detalles sobre los pasos para cancelar el servicio, consulta Cancela Google Workspace.