Si un usuario abandona tu organización y quieres conservar sus datos de Google Workspace, existen varias alternativas para manejar su información. En esta tabla, se describen algunas opciones para almacenar correos electrónicos, eventos y recursos de Calendario de Google, Google Chat, Contactos de Google, carpetas y archivos de Google Drive, Grupos de Google, Google Keep, grabaciones de Google Meet y Google Voice para que ciertos administradores, gerentes o usuarios de tu organización puedan acceder a ellos.
Nota: Los administradores también pueden suspender a un usuario de forma temporal, lo que bloquea su acceso a los servicios de Google de la organización. Para obtener más información sobre lo que sucede con los datos de un usuario suspendido, consulta Cómo suspender a un usuario de forma temporal.
| Fuente de datos o opción | Google Takeout | Importación y exportación en la app | Servicio de migración de datos | Transferencia de Google Drive | Durante el borrado del usuario (3) | Herramienta de exportación de datos | Exporta con Google Vault | Licencia de Usuario archivado |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| ¿Quién puede hacerlo? | Usuario | Usuario o administrador | Administrador | Administrador | Administrador | Administrador | Administrador | Administrador |
| Correo electrónico | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ (1) | ✔ | |||
| Calendario | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | |||
| Chat | ✔ | ✔ | ✔ (1) | ✔ | ||||
| Contactos | ✔ | ✔ | ✔ | |||||
| Carpetas y archivos de Drive, incluidas las grabaciones de Meet | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ (1)(2) | ✔ | |
| Grupos | ✔ | ✔ | ✔ (1) | ✔ | ||||
| Keep | ✔ (1) | ✔ (1) | ✔ | |||||
| Voz | ✔ | ✔ (1) | ✔ (1) | ✔ (1) |
Notas
(1) Solo exportación, no importación.
(2) Solo archivos, no carpetas.
(3) Cuando un usuario abandona tu organización, puedes borrar su cuenta. Los administradores avanzados pueden transferir los archivos y los datos de un usuario a un nuevo propietario. Si no transfieres el contenido a otro usuario, se borrará.
Cómo exportar o migrar tus datos
A continuación, se detallan las selecciones para cada fuente de datos mencionada anteriormente, divididas por rol. También se incluyen opciones adicionales de migración manual y de productos para los usuarios finales y los administradores.
Una vez que se migran, mueven o exportan los datos, los administradores deberían tener acceso a los datos del exempleado, siempre que tengan acceso a la cuenta de destino. Todas las restricciones especiales de acceso a los datos, como las licencias de usuario archivado (AU), se describen de forma individual.
Nota: Si bien el uso de estas opciones no requiere una tarifa, las tarifas de licencia de Google Workspace para la cuenta que contiene los datos transferidos siguen siendo necesarias. Esto incluye las licencias de AU.
Correo electrónico
| Opción del usuario | Más información | Notas |
|---|---|---|
| Google Takeout | Cómo descargar tus datos de Google |
Puedes exportar tus datos de usuario. |
| Opciones del administrador | Más información | Notas |
| Servicio de migración de datos | Cómo migrar correo electrónico con el servicio de migración de datos | Puedes transferir los datos de correo electrónico de la cuenta de usuario anterior a una cuenta de usuario nueva o existente. |
| Herramienta de exportación de datos |
Puedes exportar los datos de todos los usuarios de tu organización. |
|
| Google Vault | Puedes exportar los datos de correo electrónico de un usuario para acceder a ellos fuera de Google Workspace. | |
| Licencia de Usuario archivado | Administra a los exempleados y sus datos |
Puedes mantener los datos de los usuarios de tu organización con una licencia de AU. Google mantiene de forma segura los datos del usuario en los sistemas de producción estándar de Google. Los datos se conservan según las reglas de retención y las conservaciones de Vault que haya establecido tu organización. También puedes buscarlo y exportarlo. |
| Reenvío de correo electrónico | Cómo enrutar el correo electrónico de los usuarios a otra dirección | Después de conservar los datos de correo electrónico, puedes reenviar el correo electrónico de un usuario a otra dirección de Google Workspace. |
| Cambia el nombre de una cuenta de usuario | Cambia el nombre o la dirección de correo electrónico de un usuario del directorio | Puedes cambiar el nombre o la dirección de correo electrónico de un perfil de trabajo a una cuenta de usuario nueva o existente en la Consola del administrador de Google. |
Calendario
| Opción del usuario | Más información | Notas |
|---|---|---|
| Google Takeout | Cómo descargar tus datos de Google |
Puedes exportar tus datos de usuario. |
| Opciones del usuario o del administrador | Más información | Notas |
| Importación y exportación manuales en la app | Exporta e importa eventos desde un Calendario de Google |
Puedes exportar eventos de todos tus calendarios o de uno solo y, luego, importarlos a otro Calendario de Google. Puedes acceder a los datos si tienes acceso al calendario o si se te incluyó en el evento. |
| Transfiere tus calendarios o eventos de Google a otros propietarios | Cómo transferir eventos o calendarios de Google |
Puedes transferir tus calendarios a otros propietarios. También puedes transferir eventos a otro propietario o calendario. Puedes acceder a los datos si tienes acceso al calendario o si se te incluyó en el evento. |
| Opciones del administrador | Más información | Notas |
| Durante la eliminación del usuario | Borra o quita un usuario de la organización | Puedes transferir calendarios y eventos de calendario a otros propietarios. También puedes liberar los recursos de calendario reservados para los eventos que organice el usuario. |
| Herramienta de exportación de datos |
Puedes exportar los datos de todos los usuarios de tu organización. |
|
| Licencia de Usuario archivado | Administra a los exempleados y sus datos |
Puedes mantener los datos de los usuarios de tu organización con una licencia de AU. Google mantiene de forma segura los datos del usuario en los sistemas de producción estándar de Google. Los datos se conservan según las reglas de retención y las conservaciones de Vault que haya establecido tu organización. También puedes buscarlo y exportarlo. |
Chat
| Opción del usuario | Más información | Notas |
|---|---|---|
| Google Takeout | Cómo descargar tus datos de Google |
Puedes exportar tus datos de usuario. |
| Opciones del administrador | Más información | Notas |
| Herramienta de exportación de datos |
Puedes exportar los datos de todos los usuarios de tu organización. |
|
| Google Vault | Puedes exportar las conversaciones de Chat de un usuario para acceder a ellas fuera de Google Workspace. | |
| Licencia de Usuario archivado | Administra a los exempleados y sus datos |
Puedes mantener los datos de los usuarios de tu organización con una licencia de AU. Google mantiene de forma segura los datos del usuario en los sistemas de producción estándar de Google. Los datos se conservan según las reglas de retención y las conservaciones de Vault que haya establecido tu organización. También puedes buscarlo y exportarlo. |
Contactos
| Opción del usuario | Más información | Notas |
|---|---|---|
| Google Takeout | Cómo descargar tus datos de Google |
Puedes exportar tus datos de usuario. |
| Opciones del usuario o del administrador | Más información | Notas |
| Importación y exportación manuales en la app | Exportar e importar contactos de Contactos de Google |
Puedes exportar contactos a un archivo CSV y, luego, importarlos a una cuenta de usuario nueva o existente. |
| Opciones del administrador | Más información | Notas |
| Herramienta de exportación de datos | Cómo exportar los datos de tu organización |
Puedes exportar los datos de todos los usuarios de tu organización. |
Drive
| Opción del usuario | Más información | Notas |
|---|---|---|
| Google Takeout | Cómo descargar tus datos de Google |
Puedes exportar tus datos de usuario. |
| Importación y exportación manuales en la app | Descargar y subir archivos de Google Drive |
Puedes descargar archivos de Drive en tu computadora y subirlos a Drive en una cuenta de usuario nueva o existente. |
| Cómo transferir la propiedad de archivos de Drive a otra persona | Cómo convertir a otro usuario en el propietario de un archivo | Puedes transferir archivos de la cuenta de usuario anterior a una cuenta de usuario nueva o existente. La transferencia de archivos no afecta quién tiene acceso a ellos. |
| Cómo trasladar archivos a una unidad compartida | Mueve contenido a una unidad compartida | Puedes permitir que los editores de archivos de tu organización muevan contenido desde Mi unidad o unidades compartidas. Si mueves un archivo a una unidad compartida, solo los miembros de la unidad compartida y las personas con las que se compartió el archivo directamente podrán acceder a él. |
| Descarga archivos de Drive de forma programática | Importa y exporta archivos con la API de Drive | Puedes descargar archivos de Drive de forma programática en tu computadora y moverlos a Drive en una cuenta de usuario nueva o existente. |
| Opciones del administrador | Más información | Notas |
| Transferencia de Google Drive | Transfiere archivos de Drive a un nuevo propietario | Puedes transferir archivos de la cuenta de usuario anterior a una cuenta de usuario nueva o existente. La transferencia de archivos no afecta quién tiene acceso a ellos. |
| Durante la eliminación del usuario | Borra o quita un usuario de la organización | Puedes transferir archivos y documentos de Drive de la cuenta de usuario anterior a una cuenta de usuario nueva o existente. |
| Herramienta de exportación de datos |
Puedes exportar los datos de todos los usuarios de tu organización. |
|
| Google Vault | Exporta datos de Vault | Puedes exportar los archivos de Drive que son propiedad de un usuario específico y los que se compartieron con él. No se conservan las carpetas. |
| Licencia de Usuario archivado | Administra a los exempleados y sus datos |
Puedes mantener los datos de los usuarios de tu organización con una licencia de AU. Google mantiene de forma segura los datos del usuario en los sistemas de producción estándar de Google. Los datos se conservan según las reglas de retención y las conservaciones de Vault que haya establecido tu organización. También puedes buscarlo y exportarlo. |
Grupos
| Opción del usuario | Más información | Notas |
|---|---|---|
| Google Takeout | Cómo descargar tus datos de Google |
Puedes exportar tus datos de usuario. |
| Opciones del administrador | Más información | Notas |
| Herramienta de exportación de datos |
Puedes exportar los datos de todos los usuarios de tu organización. |
|
| Google Vault | Exporta datos de Vault | Puedes exportar las conversaciones de datos de correo electrónico de los grupos de un usuario para acceder a ellas fuera de Google Workspace. Puedes exportar por grupo, pero puedes usar términos de búsqueda para exportar solo los mensajes enviados por una cuenta específica. |
| Licencia de Usuario archivado | Administra a los exempleados y sus datos |
Puedes mantener los datos de los usuarios de tu organización con una licencia de AU. Google mantiene de forma segura los datos del usuario en los sistemas de producción estándar de Google. Los datos se conservan según las reglas de retención y las conservaciones de Vault que haya establecido tu organización. También puedes buscarlo y exportarlo. |
Keep
| Opción del usuario | Más información | Notas |
|---|---|---|
| Google Takeout | Cómo descargar tus datos de Google |
Puedes exportar tus datos de usuario. |
| Opciones del administrador | Más información | Notas |
| Herramienta de exportación de datos |
Puedes exportar los datos de todos los usuarios de tu organización. Nota: Si bien puedes usar la herramienta de exportación de datos para exportar datos de Keep, no hay forma de importarlos a Keep. |
|
| Licencia de Usuario archivado | Administra a los exempleados y sus datos |
Puedes mantener los datos de los usuarios de tu organización con una licencia de AU. Google mantiene de forma segura los datos del usuario en los sistemas de producción estándar de Google. Los datos se conservan según las reglas de retención y las conservaciones de Vault que haya establecido tu organización. También puedes buscarlo y exportarlo. |
Voz
| Opción del usuario | Más información | Notas |
|---|---|---|
| Google Takeout | Cómo descargar tus datos de Google |
Puedes exportar tus datos de usuario. |
| Opciones del administrador | Más información | Notas |
| Herramienta de exportación de datos |
Puedes exportar los datos de todos los usuarios de tu organización. |
|
| Google Vault | Exporta datos de Vault | Puedes exportar los datos de voz de un usuario para acceder a ellos fuera de Google Workspace. |
| Licencia de Usuario archivado | Administra a los exempleados y sus datos |
Puedes mantener los datos de los usuarios de tu organización con una licencia de AU. Google mantiene de forma segura los datos del usuario en los sistemas de producción estándar de Google. Los datos se conservan según las reglas de retención y las conservaciones de Vault que haya establecido tu organización. También puedes buscarlo y exportarlo. |
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