Mueve el contenido de tu organización a unidades compartidas

Ediciones compatibles con esta función: Business Starter, Business Standard y Business Plus; Enterprise Standard y Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard y Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials y Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Business. Comparar tu edición

Como administrador, puedes trasladar carpetas a unidades compartidas, siempre que tengas acceso de visualización a la carpeta y seas administrador de la unidad compartida. También puedes controlar quién puede mover archivos de Mi unidad a unidades compartidas en Google Drive y asignar un rol de administrador limitado a los usuarios que lo necesiten.

Cómo mover carpetas a unidades compartidas como administrador

Los usuarios que tienen acceso de administrador a una unidad compartida pueden mover una carpeta de Mi unidad a la unidad compartida. Sin embargo, tienen limitaciones en cuanto a los archivos que pueden mover, por lo que, a veces, puede ser más conveniente que un administrador mueva la carpeta.

En los siguientes pasos, se describe cómo agregarte como administrador de la unidad compartida, obtener acceso a la carpeta que deseas mover y, luego, mover la carpeta.

Nota: Es posible que el acceso a los archivos cambie cuando muevas una carpeta:

  • Todos los miembros de la unidad compartida pueden ver el contenido de la carpeta, incluidos los archivos que se ocultaron anteriormente. (Los archivos ocultos aparecen en Mi unidad cuando compartes una carpeta con alguien, pero quitas el acceso a un archivo específico de esa carpeta). Algunos miembros no pueden ver las carpetas si estas tienen acceso limitado.
  • Los usuarios a los que se les haya compartido directamente una carpeta antes de la transferencia podrán seguir accediendo a ella. Los usuarios con acceso de editor a la carpeta antes de la transferencia tendrán acceso de administrador de contenido después.
  • Es posible que los usuarios que tenían acceso indirecto a una carpeta y su contenido a través del acceso a una carpeta superior pierdan el acceso a la carpeta. No se copiarán los permisos de archivo indirectos heredados de los permisos de la carpeta superior.

Para mover una carpeta a una unidad compartida, sigue estos pasos:

  1. Si aún no tienes acceso de administrador a la unidad compartida, haz lo siguiente:

    1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Apps y luego Google Workspace y luego Drive y Documentos.

      Es necesario tener el privilegio de administrador de Configuración del servicio.

    2. Haz clic en Administrar unidades compartidas.
    3. Apunta a la unidad compartida a la que quieres mover las carpetas y haz clic en Administrar miembros. Si tienes muchas unidades compartidas, puedes filtrar la lista por nombre de la unidad compartida o por otros atributos.
    4. Agrega tu cuenta de administrador a la unidad compartida con permisos de administrador.

  2. Si aún no tienes acceso a las carpetas que quieres mover a una unidad compartida, pídele al propietario que le otorgue a tu cuenta de administrador acceso de visualizador o superior.

  3. Abre drive.google.com con tu cuenta de administrador.

  4. A la izquierda, haz clic en Compartidos conmigo y busca la carpeta que quieres mover.

  5. A la izquierda, expande Unidades compartidas y busca la unidad compartida a la que quieres mover la carpeta.

  6. Arrastra la carpeta que quieras mover a la unidad compartida.

  7. Acepta la solicitud de confirmación para mover la carpeta a la unidad compartida. Es posible que recibas notificaciones sobre los siguientes problemas:

    • La carpeta tiene elementos que no se pueden mover, como los que pertenecen a otra organización. Para revisar una lista de los elementos que no se pueden trasladar, haz clic en Descargar la lista de archivos (CSV) en el cuadro de notificación. En la lista, se incluyen el nombre del elemento, el propietario y el motivo por el que no se puede mover. Para obtener más información, consulta Archivos y carpetas que no se pueden mover en esta página.
    • Intentas mover más de 100,000 elementos a la vez. Si la carpeta principal es demasiado grande, puedes crear una nueva en la unidad compartida y, luego, mover las subcarpetas de forma individual para no superar el límite.
    • El traslado generará más de 500,000 elementos en la unidad compartida o más de 20 carpetas anidadas. Para obtener más detalles, consulta Límites de las unidades compartidas.
    • No puedes mover contenido a unidades compartidas que pertenezcan a organizaciones externas.

Archivos y carpetas que no se pueden mover

En el caso de los archivos o las carpetas que no se puedan mover debido a problemas de permisos o acceso, se creará un acceso directo al elemento en la unidad compartida para conservar la estructura de carpetas existente, y el elemento se moverá a la raíz de Mi unidad del propietario del archivo. Para evitar una reorganización importante de la estructura o el contenido de las carpetas debido a elementos que no se pueden mover, se rechaza el movimiento de carpetas en las siguientes situaciones:

  • No se pueden mover 25 o más elementos
  • El 10% o más de los elementos no se pueden mover

Para revisar una lista de los archivos que no se pueden mover y los motivos por los que no se pueden mover, en la notificación que aparece después de intentar moverlos, haz clic en Descargar la lista de archivos (CSV).

Permitir que los propietarios o editores de archivos muevan archivos a unidades compartidas

Este parámetro de configuración controla quién puede mover un archivo a una unidad compartida: los propietarios y editores, o solo el propietario del archivo. Dado que la propiedad del archivo cambia del propietario a la organización cuando se mueve un archivo a una unidad compartida, esta opción controla quién puede cambiar la propiedad de un archivo.

  • Cuando la opción Permitir que los usuarios migren archivos a unidades compartidas está marcada, sucede lo siguiente:

    • El propietario de un archivo puede moverlo a una unidad compartida en la que tenga acceso de colaborador, administrador de contenido o administrador como mínimo.
    • Los editores pueden mover un archivo a una unidad compartida en la que tengan acceso de Colaborador, Administrador de contenido o Administrador. Sin embargo, si la unidad compartida está configurada de modo que sus archivos no se puedan compartir con personas ajenas a ella, el propietario del archivo debe ser miembro de la unidad compartida.

  • Cuando la opción Permitir que los usuarios migren archivos a unidades compartidas está desactivada, solo el propietario del archivo puede moverlo a una unidad compartida en la que tenga acceso de Colaborador, Administrador de contenido o Administrador.

Antes de comenzar: Si es necesario, obtén información para aplicar el parámetro de configuración a un departamento o grupo.

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Apps y luego Google Workspace y luego Drive y Documentos.

    Es necesario tener el privilegio de administrador de Configuración del servicio.

  2. Haz clic en Configuración de migración.
  3. (Opcional) Para aplicar el parámetro de configuración solo a algunos usuarios, en el costado, selecciona una unidad organizativa (que se suele usar para departamentos) o un grupo de configuración (opción avanzada).

    La configuración de los grupos anula la de las unidades organizativas. Más información

  4. Marca la casilla Permitir que los usuarios migren archivos a unidades compartidas.
  5. Haz clic en Guardar. También puedes hacer clic en Anular para una unidad organizativa.

    Para restablecer después el valor heredado, haz clic en Heredar (o Sin configurar para un grupo).

Permitir que un usuario mueva la mayoría de los archivos y las carpetas a unidades compartidas

Si un usuario necesita mover archivos y carpetas que no son de su propiedad o a los que no tiene acceso de edición, y no tienes problemas con delegarle acceso de administrador, puedes asignarle un rol de administrador limitado.

  1. Crea un rol de administrador con el privilegio Mover cualquier archivo o carpeta a unidades compartidas de Drive y Documentos.
  2. Asigna el rol de administrador al usuario.