Administra unidades compartidas como administrador

Ediciones compatibles con esta función: Business Starter (excepto según se indica), Business Standard y Business Plus; Enterprise Standard y Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard y Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials y Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Business. Comparar tu edición

Si eres administrador de una unidad compartida, consulta aquí.

Como administrador, puedes cambiar los miembros y su nivel de acceso a cualquier unidad compartida de tu organización. También puedes cambiar la configuración de uso compartido de una unidad compartida y la configuración de uso compartido predeterminada de todas las unidades compartidas nuevas. Por ejemplo, si te preocupa que un usuario específico tenga acceso a una unidad compartida, puedes quitarlo o cambiar su nivel de acceso.

Nota: Si tienes Business Starter y te registras en Frontline Plus, no podrás administrar unidades compartidas. Para seguir administrando las unidades compartidas de los usuarios que no son de primera línea, actualiza a una edición Business Standard o superior.

En esta página

Cómo agregar o quitar miembros de una unidad compartida

Como administrador, es posible que debas agregar miembros a una unidad compartida a través de la Consola del administrador si la unidad compartida no tiene miembros ni administradores. También es posible que debas quitar miembros de una unidad compartida si no deberían tener acceso a su contenido.

Para administrar miembros desde la página Administrar unidades compartidas, tu cuenta de administrador debe tener una licencia asignada que incluya las aplicaciones de Drive y Documentos, que también deben estar ACTIVADAS.

Nota: Puedes asignar hasta 100 grupos a una unidad compartida y hasta 600 miembros (entre grupos y usuarios individuales). Una unidad compartida no puede tener más de 50,000 miembros individuales a través de grupos y personas.

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Apps y luego Google Workspace y luego Drive y Documentos.

    Es necesario tener el privilegio de administrador de Configuración del servicio.

  2. Haz clic en Administrar unidades compartidas.
  3. Apunta a la unidad compartida que quieras actualizar y haz clic en Administrar miembros. Si tienes muchas unidades compartidas, puedes filtrar la lista por nombre de la unidad compartida o por otros atributos.
    1. Para encontrar las unidades compartidas que no tienen miembros, haz clic en Agregar un filtro y luego No hay miembros.
    2. Para encontrar las unidades compartidas que no tienen administradores, haz clic en Agregar un filtro y luego Sin administradores.
  4. Para agregar una persona o un grupo, haz lo siguiente:
    1. Ingresa la dirección de correo electrónico.
    2. Selecciona un nivel de acceso.
    3. Selecciona si quieres notificar a las personas y, si lo haces, incluye un mensaje de forma opcional.
    4. Haz clic en Enviar (si elegiste notificar a las personas) o en Compartir (si elegiste no notificar a las personas).

  5. Para quitar a una persona o un grupo, sigue estos pasos:

    1. Junto al nombre de la persona o el grupo, haz clic en el nivel de acceso.

    2. Haz clic en Quitar acceso.

      Nota: Cuando quitas a un miembro de una unidad compartida, también pierde el acceso a los archivos y las carpetas de la unidad compartida que se compartieron directamente con él.

  6. Haz clic en Guardar.

Cómo cambiar el nivel de acceso de un miembro de la unidad compartida

Como administrador, puedes cambiar el nivel de acceso de un miembro de una unidad compartida, incluso si no eres administrador de la unidad compartida. Por ejemplo, si te preocupa que un usuario específico tenga acceso de administrador a una unidad compartida, puedes reducir su nivel de acceso.

Para administrar miembros desde la página Administrar unidades compartidas, tu cuenta de administrador debe tener una licencia asignada que incluya las aplicaciones de Drive y Documentos, que también deben estar ACTIVADAS.

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Apps y luego Google Workspace y luego Drive y Documentos.

    Es necesario tener el privilegio de administrador de Configuración del servicio.

  2. Haz clic en Administrar unidades compartidas.
  3. Apunta a la unidad compartida con el miembro que quieres actualizar y haz clic en Administrar miembros. Si tienes muchas unidades compartidas, puedes filtrar la lista por nombre de la unidad compartida o por otros atributos.
  4. En la fila del miembro que deseas actualizar, haz clic en su nivel de acceso actual y, luego, en el nuevo nivel de acceso.
  5. Haz clic en Listo.

Cómo establecer la configuración de uso compartido predeterminada para las unidades compartidas

No es compatible con Business Starter. Todos los parámetros de configuración de uso compartido de la unidad compartida están establecidos como permitidos.

Como administrador, puedes establecer la configuración de uso compartido predeterminada para las unidades compartidas según la unidad organizativa a la que estén asignadas. También puedes impedir que los miembros con acceso de administrador cambien esos parámetros de configuración. Por ejemplo, si no quieres que los usuarios de una unidad organizativa compartan contenido fuera de tu organización, puedes bloquear el uso compartido externo y evitar que los administradores cambien ese parámetro de configuración.

Importante: La configuración de uso compartido predeterminada solo se aplica a las unidades compartidas nuevas. Si tienes unidades compartidas existentes cuya configuración de uso compartido quieres cambiar, ve a la siguiente sección.

Nota: Los permisos de uso compartido de las unidades compartidas no restringen con quién se pueden compartir las solicitudes del formulario de Formularios de Google.

Antes de comenzar: Si necesitas establecer un departamento o equipo para este parámetro de configuración, consulta Cómo agregar una unidad organizativa.

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Apps y luego Google Workspace y luego Drive y Documentos.

    Es necesario tener el privilegio de administrador de Configuración del servicio.

  2. Haz clic en Configuración de uso compartido y luego Creación de unidades compartidas.
  3. (Opcional) Para aplicar el parámetro de configuración a un departamento o equipo, en el costado, selecciona una unidad organizativa.
  4. Establece la configuración de uso compartido predeterminada para las unidades compartidas nuevas y elige si los administradores de unidades compartidas pueden anular esa configuración. Opciones:
    • Permitir que los miembros con acceso de administrador anulen la siguiente configuración: Cuando esta opción no está marcada, los administradores no pueden cambiar la configuración de uso compartido de las unidades compartidas individuales. En la mayoría de los casos, te recomendamos que permitas que los administradores de unidades compartidas cambien la configuración para que no se les impida colaborar con usuarios externos o con otros equipos.
    • Permitir que los usuarios ajenos a tu organización accedan a los archivos de las unidades compartidas: Cuando esta opción está desactivada, los usuarios externos no pueden tener acceso, incluso si permites que los usuarios compartan archivos fuera de tu organización. Este parámetro de configuración también impide que los administradores de unidades compartidas agreguen usuarios externos como miembros. Si los usuarios no pueden compartir elementos en Drive fuera de tu organización, este parámetro de configuración no tendrá efecto, ya que no puede anular el parámetro de configuración de uso compartido.
    • Permitir que se agreguen a archivos los usuarios que no sean miembros de una unidad compartida: Cuando esta opción no está marcada, los miembros de la unidad compartida no pueden otorgar acceso de visualización, comentarios o edición a los archivos de las unidades compartidas a personas que no sean miembros, ni compartir estos archivos con un vínculo.
    • Permitir que administradores de contenido compartan carpetas: Cuando esta opción no está marcada, solo los administradores pueden compartir carpetas.
    • Permitir que los lectores y comentaristas descarguen, impriman y copien archivos: Cuando esta opción no está marcada, los miembros de la unidad compartida que tienen acceso de lector o comentarista no pueden descargar, copiar ni imprimir archivos en las unidades compartidas.
      Nota: Los archivos y las carpetas de las unidades compartidas conservan este parámetro de configuración cuando se quitan de las unidades compartidas. En el caso de las carpetas, el parámetro de configuración no se puede revertir después de que el archivo esté en Mi unidad.
  5. Haz clic en Guardar. También puedes hacer clic en Anular para una unidad organizativa.

    Para restablecer después el valor heredado, haz clic en Heredar.

Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse, aunque suelen ocurrir antes. Más información

Cómo cambiar la configuración de uso compartido de una unidad compartida

No es compatible con Business Starter. Solo puedes restablecer la configuración para permitir todo el uso compartido.

Para modificar la configuración de uso compartido desde la página Administrar unidades compartidas, tu cuenta de administrador debe tener una licencia asignada que incluya la app de Drive y Documentos, que también debe estar ACTIVADA.

Antes de comenzar:

  • Revisa el contenido de la unidad compartida para comprender qué se debe compartir y qué no.
  • La configuración de uso compartido de las unidades compartidas se anula con la configuración de uso compartido de Drive si esta última es más restrictiva. Para obtener más información sobre la configuración de uso compartido y las unidades compartidas, consulta Administra políticas de datos para unidades compartidas específicas.

Para actualizar la configuración de uso compartido de una unidad compartida, sigue estos pasos:

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Apps y luego Google Workspace y luego Drive y Documentos.

    Es necesario tener el privilegio de administrador de Configuración del servicio.

  2. Haz clic en Administrar unidades compartidas.
  3. Coloca el cursor sobre la unidad compartida que quieres actualizar y haz clic en Configuración. Si tienes muchas unidades compartidas, puedes filtrar la lista por nombre de la unidad compartida o por otros atributos.
  4. Actualiza la configuración de uso compartido. Los cambios se guardan automáticamente a medida que realizas actualizaciones.
  5. (Opcional) Para evitar que los administradores de unidades compartidas anulen tu nueva configuración, desmarca la primera casilla.
  6. Haz clic en Listo.
Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse, aunque suelen ocurrir antes. Más información

Restringe quién puede mover contenido a unidades compartidas externas

Puedes controlar quién puede mover archivos y carpetas fuera de tu organización cuando mueves contenido de los siguientes servicios:
  • Una unidad compartida en tu organización para:
    • Una unidad compartida que pertenece a otra organización
    • La carpeta Mi unidad de alguien en otra organización
  • La carpeta Mi unidad de alguien de tu organización a una unidad compartida que pertenece a otra organización
  1. Accede a la Consola del administrador de Google con una cuenta de administrador.

    Si no usas una cuenta de administrador, no podrás acceder a la Consola del administrador.

  2. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Apps y luego Google Workspace y luego Drive y Documentos.

    Es necesario tener el privilegio de administrador de Configuración del servicio.

  3. Haz clic en Configuración de uso compartido y luego Opciones de uso compartido.
  4. Selecciona la unidad organizativa o el grupo que desees.
  5. En Distribución de contenido fuera de tu organización, selecciona una opción:
    • Cualquiera
      • Las personas con acceso de administrador a una unidad compartida pueden mover archivos de esa unidad compartida a una ubicación de Drive en otra organización. Más información
      • Las personas de la unidad organizativa o el grupo seleccionados pueden mover contenido de su Mi unidad a una unidad compartida que pertenezca a otra organización (por ejemplo, otra empresa, grupo o institución educativa). Más información
    • Solo los usuarios de tu organización
      • Las personas con acceso de administrador a una unidad compartida pueden mover archivos de esa unidad compartida a una ubicación de Drive en otra organización.
      • Los usuarios de la unidad organizativa o el grupo seleccionados pueden mover contenido de su carpeta Mi unidad a una unidad compartida que sea propiedad de otra organización.
    • Nadie
      • Los archivos de una unidad compartida no se pueden mover a una ubicación de Drive en otra organización.
      • Ninguna persona de la unidad organizativa o el grupo seleccionados puede mover contenido de Mi unidad a una unidad compartida que pertenezca a otra organización.
      • Ningún miembro del grupo o la unidad organizativa seleccionados puede crear archivos en una unidad compartida que pertenezca a otra organización.
  6. Haz clic en Guardar.

Importante: Si seleccionas una unidad organizativa o un grupo secundarios, este parámetro de configuración solo controla el movimiento de contenido del Mi unidad de un usuario a una unidad compartida en una organización diferente (por ejemplo, otra empresa o institución educativa). Si la unidad organizativa de nivel superior permite que el usuario comparta archivos fuera de su organización, pero la unidad organizativa secundaria no lo permite, el usuario no podrá compartir archivos fuera de su organización.

Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse. Durante ese período, los parámetros de configuración anteriores y nuevos podrían aplicarse de forma intermitente.

Revisa la actividad de los usuarios en las unidades compartidas

Para revisar cuándo cambiaron los archivos, la configuración o los miembros de las unidades compartidas, y quién realizó los cambios, puedes usar el registro de auditoría de Drive.

Revisa y apela la inhabilitación de unidades compartidas

Si Google detecta que una unidad compartida incluye contenido que infringe las Condiciones del Servicio, es posible que la inhabilite. No se borrará tu contenido, pero los usuarios no podrán acceder a él hasta que Google restablezca la unidad compartida después de que presentes una apelación.

Si crees que la unidad compartida se inhabilitó por error, puedes enviar una solicitud de revisión. Tienes 29 días para apelar. Si no presentas una apelación, la unidad compartida inhabilitada se borrará automáticamente.

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Apps y luego Google Workspace y luego Drive y Documentos.

    Es necesario tener el privilegio de administrador de Configuración del servicio.

  2. Haz clic en Administrar unidades compartidas.
  3. Haz clic en Agregar un filtro y luego Estado y luego Inhabilitado y, luego, en Aplicar.
  4. Señala con el cursor la unidad compartida inhabilitada respecto de la que quieras apelar y haz clic en Más y luego Solicitar revisión.

Se revisó tu apelación sobre la unidad compartida. Si se aprueba, se restablecerá la unidad compartida.