Administra las políticas de datos para unidades compartidas específicas

Ediciones compatibles con esta función: Business Starter, Business Standard y Business Plus; Enterprise Standard y Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard y Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials y Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Business. Comparar tu edición

Como administrador, controlas las políticas de tu organización sobre los archivos en Google Drive, incluidos los archivos en unidades compartidas. De forma predeterminada, las políticas que establezcas en la unidad organizativa superior se aplicarán a todas las unidades compartidas. Sin embargo, puedes asignar unidades compartidas a unidades organizativas secundarias para que se apliquen sus políticas. También puedes establecer la unidad organizativa predeterminada en la que se crean las unidades compartidas.

¿Por qué asignar unidades compartidas a unidades organizativas?

Asignar unidades compartidas a unidades organizativas te brinda un control más detallado sobre el uso compartido de datos, la seguridad y el almacenamiento. Por ejemplo:

  • Si tu configuración de uso compartido de Drive no permite compartir contenido con usuarios externos ni moverlo a ubicaciones externas de Drive para tu unidad organizativa superior, pero sí lo permite para las unidades organizativas secundarias que colaboran con personas externas. Cuando asignas unidades compartidas a esas unidades organizativas secundarias, esos equipos pueden usar las unidades compartidas de manera eficaz, mientras que tu política general puede seguir siendo más restrictiva.
  • Si quieres que las reglas de protección de datos establecidas para una unidad organizativa se apliquen a ciertas unidades compartidas Asigna las unidades compartidas a esa unidad organizativa para que se apliquen las mismas reglas de protección de datos.
  • Si estableces políticas de regiones de datos para las unidades organizativas y quieres que esas políticas se apliquen a los datos de las unidades compartidas que usan Asigna las unidades compartidas a esas unidades organizativas. De esa manera, los datos de esas unidades compartidas seguirán las políticas de regiones de datos.
  • Si quieres establecer límites de almacenamiento diferentes en las unidades compartidas por unidad organizativa Asigna unidades compartidas a unidades organizativas y, luego, establece límites de almacenamiento para cada una.

Asigna una unidad compartida a una unidad organizativa

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Apps y luego Google Workspace y luego Drive y Documentos.

    Es necesario tener el privilegio de administrador de Configuración del servicio.

  2. Haz clic en Administrar unidades compartidas.
  3. Busca una o más unidades compartidas que quieras mover.
    • Para ordenar por uso de almacenamiento, haz clic en el encabezado de la columna Almacenamiento utilizado.
    • Para filtrar la lista, haz clic en Agregar un filtro. Puedes filtrar por nombre de la unidad compartida, estado, fecha de creación, sin miembros y sin administradores.
    • Para encontrar unidades compartidas por unidad organizativa, haz clic en Unidades organizativas seleccionadas a la izquierda. Selecciona las unidades organizativas cuyas unidades compartidas deseas ver.
  4. Para mover una sola unidad compartida, apunta a la fila y haz clic en Más y luego Cambiar la unidad organizativa. Para mover varias unidades compartidas a la vez, marca la casilla junto a cada unidad compartida y, luego, haz clic en Cambiar la unidad organizativa en la parte superior.
  5. Selecciona la unidad organizativa a la que deseas mover las unidades compartidas y, luego, haz clic en Continuar.
  6. Haz clic en Migrar.

Cómo establecer la unidad organizativa predeterminada para las unidades compartidas nuevas

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Apps y luego Google Workspace y luego Drive y Documentos.

    Es necesario tener el privilegio de administrador de Configuración del servicio.

  2. Haz clic en Configuración de uso compartido.
  3. (Opcional) Para aplicar el parámetro de configuración a un departamento o equipo, en el costado, selecciona una unidad organizativa.
  4. Haz clic en Creación de unidades compartidas.
  5. En Unidad organizativa para las nuevas unidades compartidas, selecciona la unidad organizativa a la que se asignarán las nuevas unidades compartidas.
  6. Haz clic en Guardar. También puedes hacer clic en Anular para una unidad organizativa.

    Para restablecer después el valor heredado, haz clic en Heredar.