Este artículo está destinado a los administradores de Google Workspace for Education.
Permite que los estudiantes y el personal usen Google Takeout para copiar sus archivos de Drive y mensajes de Gmail a otra Cuenta de Google. Por ejemplo, los estudiantes que se gradúan pueden copiar y transferir datos a sus Cuentas de Google personales.
Obtén más información sobre cómo los usuarios copian contenido de una cuenta de institución educativa a otra cuenta
Para administrar la transferencia de datos de otros servicios de Google, como YouTube o Google Fotos, consulta Cómo permitir o bloquear Takeout para los usuarios.
Qué pueden copiar y transferir los usuarios
De forma predeterminada, el permiso de transferencia de Takeout está activado para todas las unidades organizativas. El permiso permite que los usuarios descarguen sus datos de Gmail y Drive:
- Gmail: Copia y transfiere su correo electrónico (no los contactos, los chats ni las tareas).
Drive: Los usuarios pueden transferir copias de los documentos y las carpetas que les pertenecen en Mi unidad.
Durante el proceso, no se borra ningún documento; se crean copias en la cuenta nueva, mientras que los documentos originales permanecen sin cambios. No se copian datos si desactivas la opción Compartir archivos fuera de tu dominio.
Paso 1: Establece los permisos de transferencia
Para este paso, necesitas privilegios de administrador para las unidades organizativas (nivel superior) y la configuración del servicio.
-
En la Consola del administrador de Google, ve a Menú
Datos
Importación y exportación de datos
Google Takeout.Es necesario tener el privilegio de administrador de Configuración del servicio.
- Haz clic en Permisos adicionales de transferencia.
- Marca o desmarca la opción Permitir que los usuarios de esta unidad organizativa accedan a Transferir tu contenido.
(Opcional) Para permitir o no una unidad organizativa, sigue estos pasos:
- Sobre la izquierda, selecciona la unidad organizativa.
- Para cambiar el parámetro de configuración, marca o desmarca la casilla.
Elige uno:
- Si el estado del servicio se establece como Heredado y quieres mantener el parámetro de configuración actualizado, incluso si cambia el de nivel superior, haz clic en Anular.
Si el estado del servicio se estableció como Anulado, haz clic en Heredar para revertir al mismo parámetro de configuración que el del elemento superior o en Guardar para mantener el parámetro nuevo incluso si cambia el de nivel superior.
Obtén más información sobre la estructura organizativa
Haz clic en Guardar.
Paso 2: Asegúrate de que la configuración permita la transferencia de datos
Asegúrate de que Google Takeout para Gmail y Drive esté activado para los usuarios. De lo contrario, los usuarios no podrán acceder a la herramienta Transferir tu contenido, incluso cuando esté habilitada. Además, el uso compartido externo debe estar activado en Drive para que los usuarios puedan copiar y transferir los archivos de Drive de los que son propietarios a una Cuenta de Google personal.
Para obtener más información, consulta Cómo permitir o bloquear Google Takeout, Cómo ver qué apps están activadas para un usuario, un grupo o una unidad organizativa y Cómo administrar el uso compartido externo para tu organización.
Paso 3: Informa a los estudiantes sobre el proceso de transferencia
Si los estudiantes se están preparando para transferirse o graduarse, pueden configurar la transferencia en las páginas de su Cuenta de Google. Comparte las instrucciones Cómo copiar el contenido de tu cuenta de institución educativa a otra cuenta para ayudar a los estudiantes a comenzar.