Borra o quita un usuario de tu organización

Dominio verificado

Cuando un usuario abandona tu organización verificada por dominio, puedes borrar su cuenta de Google Workspace. El usuario pierde el acceso a todos los servicios y datos asociados a su cuenta.

Antes de que se borre su cuenta, el usuario puede transferir los datos personales que quiera llevarse. Además, un administrador puede transferir datos importantes de la empresa a otro usuario. Se borrarán los datos que no se hayan transferido. Algunos datos se conservan durante 20 días, período en el que puedes restablecer al usuario borrado.

En esta página

• Paso 1: Transfiere los datos importantes
• Paso 2: Borra uno o más usuarios
• Paso 3: Después de borrar el usuario
• Importante: Cómo se realizan los cambios en la facturación
• Qué datos se borran
• Cuándo no borrar un usuario
• ¿Qué sucede si falla la transferencia de datos?
• Cómo borrar usuarios de Vault
• Cómo borrar tu propia cuenta de administrador
• Restablece un usuario borrado

Paso 1: Transfiere los datos importantes

Para conservar los datos dentro de tu organización, tú o el usuario deben transferir los datos que les pertenecen a otro usuario. Los administradores avanzados pueden transferir algunos datos durante el proceso de eliminación. Otros administradores deben transferir los datos antes de borrar al usuario.

¿Quieres borrar varios usuarios? En su lugar, exporta sus datos con la herramienta de exportación de datos.

Paso 2: Borra uno o más usuarios

1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú Directorio Usuarios.

   Ir a Usuarios

   Es necesario tener el privilegio de administración de usuarios adecuado. Sin el privilegio correcto, no verás todos los controles necesarios para completar estos pasos.

2. Elige una opción:

   Borra un usuario

   1. En la lista Usuarios, apunta al usuario y haz clic en Más opciones Borrar usuario a la derecha, como se muestra a continuación.

      Si la lista es larga, escribe en la barra de búsqueda que se encuentra en la parte superior para encontrar la página de la cuenta del usuario. Luego, en la izquierda de la página de su cuenta, haz clic en Borrar usuario.  Instrucciones

      

   Cómo borrar varios usuarios

   1. Marca la casilla junto a cada usuario que quieras borrar.
      Nota: Si todos los usuarios pertenecen a la misma unidad organizativa, selecciónala a la izquierda para encontrarlos más fácilmente.
   2. En la esquina superior derecha, haz clic en Más opciones Borrar los usuarios seleccionados.

      

3. Según tus privilegios como administrador, elige una opción:
   • Administradores avanzados: Junto a Datos en otras apps, elige una opción:
     • Para no transferir los datos del usuario, selecciona No transferir los datos.
     • Para transferir los datos del usuario, haz lo siguiente:
       1. Selecciona Transferir.
       2. En el campo Buscar a un usuario, ingresa el nombre o la dirección de correo electrónico del usuario al que quieres transferir los archivos.
       3. En Selecciona los datos que deseas transferir, marca las casillas junto a cada opción que quieras.

          En el caso de Drive y Documentos, puedes incluir archivos que no estén compartidos con nadie. Si no seleccionas esta opción, es posible que se transfiera la propiedad de los archivos privados si estos se encuentran en una carpeta compartida. Si la carpeta no se comparte, es posible que se transfiera la propiedad de los archivos compartidos dentro de esa carpeta, pero no la de la carpeta, lo que hará que no se puedan explorar los archivos. El nuevo propietario puede encontrar estos archivos con una búsqueda en Drive: is:unorganized owner:me.

   • Otros administradores: Para confirmar que comprendes el impacto de borrar la cuenta, marca las casillas.
4. Haz clic en Borrar usuario o Borrar usuarios.

Si elegiste la opción para transferir datos, la cuenta del usuario borrado se suspenderá hasta que se complete la transferencia. Luego, se borra la cuenta y se envía un correo electrónico al usuario que recibe los datos transferidos.

Paso 3: Después de borrar un usuario

Cómo cambian los cargos de facturación

• Plan de facturación flexible: Cuando borras una cuenta de usuario, se prorratea la tarifa mensual según corresponda. Por ejemplo, si agregas un usuario el 1 de abril y lo borras el 15 del mismo mes, te cobraremos los cargos correspondientes a medio mes de servicio.
• Plan de facturación anual o de plazo fijo: Si borras una cuenta, no se reducirá la cantidad de licencias que tienes ni se verá afectada tu facturación. Puedes asignar la licencia del usuario borrado a otro usuario, pero si luego restableces al usuario borrado, necesitarás otra licencia.

Qué datos se borran

Los datos que son propiedad exclusiva del usuario y que no se transfieren antes de borrar su cuenta se borran de forma definitiva. Haz clic a continuación para obtener más detalles. 

Cuándo no borrar un usuario

Solo debes borrar la cuenta de un usuario si esa persona abandona tu organización. No borres una cuenta para realizar ninguna de las siguientes acciones:

• Resuelve una cuenta en conflicto cuando agregues un usuario no administrado a tu organización. Cuando borras la cuenta de un usuario, este pierde los datos y el acceso a los servicios de Google Workspace. En su lugar, obtén información para resolver una cuenta en conflicto.
• Cambiar un nombre de usuario En cambio, crea un alias o apodo para el usuario. Obtén más información en Cambia el nombre o la dirección de correo electrónico de un usuario del directorio.
• Bloquear temporalmente a un usuario para que no acceda a los servicios de Google de tu organización En cambio, puedes suspender un usuario temporalmente.
• Ahorra el costo de una licencia. Para conservar los datos del usuario y reducir los costos, asígnale una licencia de usuario archivado a su cuenta. Obtén más información en Cómo archivar cuentas de exempleados.

¿Qué sucede si falla la transferencia de datos?

Si no se puede completar la transferencia de datos por algún motivo, se detendrá el proceso de eliminación del usuario. No se borra la cuenta del usuario y sus datos permanecen intactos. Recibirás un mensaje de error en la Consola del administrador que explica por qué falló la transferencia. Para solucionar este problema, comunícate con el equipo de asistencia de Google Workspace y proporciónale los detalles del error. Cuando se resuelva el problema, puedes borrar al usuario y transferir sus datos.

Cómo borrar usuarios de Vault

Si tu organización usa Google Vault, ya no se aplicarán las reglas de retención ni las conservaciones que se hayan establecido en los datos del usuario borrado. Los datos se pueden borrar de inmediato. No se puede recuperar, incluso si restableces el usuario en un plazo de 20 días. Los datos de los usuarios en las exportaciones de Vault seguirán disponibles para su descarga hasta que venza el paquete de exportación. Obtén más información para borrar usuarios de Vault.

Importante: No puedes transferir datos ni borrar a un usuario que esté sujeto a una conservación por litigio. Para borrar el usuario, primero, un administrador con privilegios de Vault debe quitar la retención (el cambio puede tardar hasta 48 horas en aplicarse). Para obtener más información, consulta Cómo borrar un usuario con datos en espera.

Cómo borrar tu propia cuenta de administrador

No puedes borrar tu propia cuenta de administrador. Debes asignar privilegios de administrador avanzado a otro usuario y pedirle que borre tu cuenta. 

Restablece un usuario borrado

Puedes restablecer una cuenta borrada hasta 20 días después de su eliminación. También se restablecen algunos datos, como el contenido de Gmail y los archivos de Drive que no se transfirieron, y el calendario principal. Para obtener más información, consulta Restablece un usuario que se borró recientemente.

Correo electrónico verificado

Si un usuario ya no necesita colaborar con tu equipo en tu servicio de Google verificado por correo electrónico, como Google Workspace Business o Essentials, o Chrome Enterprise, puedes quitar su cuenta. Si usas Google Workspace, puedes transferir los documentos y archivos de Drive que el usuario posee a otro usuario, como un administrador.

Puedes quitar uno o más usuarios a la vez.

Qué sucede con la cuenta y los datos de un usuario quitado

Después de quitar la cuenta de un usuario de tu servicio de Google, esta se convierte en una Cuenta de Google personal. Con una cuenta de consumidor, el usuario que se quitó aún puede acceder a los datos de su cuenta. Si usas Google Workspace y no transfieres la propiedad de los datos del usuario, como sus archivos de Drive, este seguirá siendo el propietario de esos datos y tú ya no podrás administrarlos.

Antes de comenzar

Solo para las ediciones pagadas de Business y Essentials

Asegúrate de comprender cómo se ve afectada la facturación cuando quitas usuarios

• Para obtener detalles sobre las ediciones de Business, consulta Cómo comprender las facturas y los cargos de Google Workspace.
• Para obtener detalles sobre Enterprise Essentials, consulta Compara los planes de pago flexibles y anuales o de plazo fijo.
• Para obtener detalles sobre la edición de Essentials, consulta Cómo funciona la facturación de Essentials.

Verificar los permisos de uso compartido de Drive 

Para impedir que los usuarios quitados accedan a los archivos de las unidades compartidas y a otros archivos compartidos directamente con ellos, incluidos los archivos que transfieras a otro usuario, establece permisos de Drive para impedir el uso compartido fuera de tu organización.

Verifica los permisos de Chat

Para evitar que los usuarios quitados accedan a los mensajes de chat que se les envían directamente (no a través de un grupo de chat), establece permisos de Chat para impedir que los usuarios envíen mensajes de chat a personas ajenas a tu organización.

Cómo transferir archivos a una unidad compartida

Como alternativa a transferir los archivos del usuario a un nuevo propietario, puedes transferirlos a una unidad compartida. Todos los miembros de una unidad compartida son propietarios colectivos de todos los archivos. Si una persona renuncia a su puesto de trabajo, los demás miembros de la unidad compartida siguen teniendo acceso a los archivos. Esto evita que se borren los archivos cuando se quite la cuenta de su propietario. 

Obtén más información sobre las unidades compartidas, incluido cómo migrar contenido existente a una unidad compartida.

Todos los servicios

Quita el rol de administrador, si corresponde.

Para quitar un usuario que tiene un rol de administrador, primero debes quitar el rol.

Cómo quitar a uno o más usuarios

1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú Directorio Usuarios.

   Ir a Usuarios

   Es necesario tener el privilegio de administración de usuarios adecuado. Sin el privilegio correcto, no verás todos los controles necesarios para completar estos pasos.

2. Elige uno de los siguientes métodos para quitar uno o más usuarios:

   Cómo quitar un solo usuario

   1. En la lista Usuarios, busca el usuario. Si necesitas ayuda, consulta Cómo buscar una cuenta de usuario.
   2. Apunta al usuario que quieres borrar y haz clic en Quitar usuario. (También puedes encontrar esta opción a la izquierda de la página de la cuenta del usuario).

      

   Cómo quitar varios usuarios

   1. En la lista Usuarios, marca la casilla junto a cada usuario que quieras quitar.
   2. En la parte superior de la página, haz clic en Más Quitar usuarios.

      

      Nota: Si todos los usuarios que deseas borrar pertenecen a la misma unidad organizativa, selecciónala a la izquierda para encontrarlos más fácilmente. (Puedes hacer clic en  en la parte superior izquierda para ver el árbol de la organización). O bien, si los usuarios pertenecen a organizaciones diferentes, selecciona Usuarios de todas las unidades organizativas a la izquierda.

3. (Opcional para las ediciones Business y Essentials) Si no quieres transferir los datos del usuario, haz lo siguiente:
   1. Selecciona No transferir los datos.
   2. Marca la casilla para indicar que comprendes que ya no administrarás los datos de este usuario y que Google no tiene la obligación de borrarlos.
4. (Opcional para las ediciones Business y Essentials) Si deseas transferir los datos del usuario, haz lo siguiente:
   • Selecciona Transferir la propiedad de los datos de este usuario a otro (por ejemplo, a un administrador).
   • En el cuadro Dirección de correo electrónico del nuevo propietario , busca una cuenta de usuario ingresando los primeros caracteres del nombre o la dirección de correo electrónico del usuario. Cuando veas la cuenta que deseas, selecciónala.
   • Para transferir la propiedad de los datos de Drive, en Selecciona los datos que deseas transferir, marca Drive y Documentos. De manera opcional, para transferir archivos que no estén compartidos con nadie, marca Incluir los archivos que no estén compartidos con nadie.
   • (Solo para las ediciones de Essentials) Para transferir la propiedad de los datos del Calendario, en Selecciona los datos que deseas transferir, marca Calendario.
5. Haz clic en Quitar usuario o Quitar usuarios.

Tu lista de tareas se abrirá automáticamente y mostrará el progreso de la eliminación de la cuenta. Para quitar usuarios adicionales, deberás esperar a que finalice el proceso de eliminación actual.

Si transferiste datos, la eliminación suele tardar unos minutos. Sin embargo, puede tardar más, según la cantidad de archivos que se transfieran.

Nota: Después de quitar a un usuario, es posible que los cambios tarden algunas horas en aplicarse a su cuenta personal. Por ejemplo, es posible que el usuario no tenga acceso a sus datos de inmediato (si le permites conservarlos).