U kunt een Google Workspace-account alleen verwijderen als het niet is geblokkeerd. Een beheerder met Vault-rechten (Bewaarplichten beheren, Alle kwesties bekijken en Controles beheren) kan een account vrijgeven van accountgebaseerde bewaarplichten. Een beheerder met rechten voor gebruikersbeheer kan een account verwijderen uit organisatie-eenheden die onder een bewaarplicht vallen. Meer informatie over beheerdersrechten voor Vault.
De volgende instructies bevatten stappen in Vault en in de Google Workspace-beheerdersconsole.
- Controleer samen met uw juridische team het account om te bepalen of er een bewaarplicht moet worden geplaatst voor de gegevens van de gebruiker.
- Als de gegevens bewaard moeten blijven, heeft u een aantal opties:
- Zet de gebruiker over naar een licentie voor gearchiveerde gebruikers. De Google Workspace-gegevens van de gebruiker blijven dan bewaard in de Google-opslag. Met deze optie verwijdert u het account niet. Ga naar Voormalige werknemers en hun gegevens beheren voor instructies.
- Exporteer de gegevens van de gebruiker en bewaar deze buiten Google Workspace. Ga daarna door naar de volgende stap om de bewaarplicht op te heffen en het account te verwijderen. Ga naar Gegevens exporteren uit Vault voor instructies.
- Als de gegevens kunnen worden verwijderd, logt u in op vault.google.com.
- Klik op Rapporten.
- Geef de gebruiker vrij van accountgebaseerde bewaarplichten:
- Klik op Bewaarplichten voor gebruikers.
- Voer het account in de zoekbalk in.
- Zoek het account. Als het account niet wordt vermeld, betekent dit dat er geen accountgebaseerde bewaring op van toepassing is en kunt u doorgaan naar de volgende stap.
- Klik op de rij met het account. Er wordt een venster geopend met de op accounts gebaseerde bewaarplichten die op het account van toepassing zijn.
- Klik op elke bewaarplicht en geef het account vrij van het bereik van de bewaarplicht.
Bewaarplichten identificeren voor organisatie-eenheden waar het account bijhoort en het account uit de organisatie-eenheid verplaatsen:
-
Ga in de Google Beheerdersconsole naar Menu
Directory
Gebruikers.Hiervoor is het juiste recht voor User Management vereist. Als u dit recht niet heeft, ziet u niet alle bedieningselementen die u nodig heeft.
- Klik op de rij met de gebruiker.
- Zoek links de organisatie-eenheid van de gebruiker en eventuele bovenliggende organisatie-eenheden.
- Klik in Vault op Bewaarplichten voor domeinen.
Zoek in de lijst met bewaarplichten naar de organisatie-eenheid van de gebruiker en eventuele bovenliggende organisatie-eenheden. Als de organisatie-eenheid een bewaarplicht heeft, verplaatst u het account naar een organisatie-eenheid zonder bewaarplicht. U kunt hiervoor een speciale organisatie-eenheid instellen om te zorgen dat deze niet wordt bewaard.
Ga naar Een organisatie-eenheid toevoegen en Gebruikers verplaatsen naar een organisatie-eenheid voor instructies.
Als de lijst bewaarplichten bevat met het bereik Alle accounts, is de bewaarplicht ingesteld voor de organisatie-eenheid op het hoogste niveau. U moet gebruikers opnieuw ordenen in minstens 2 onderliggende organisatie-eenheden, zodat er voor minstens één organisatie-eenheid geen bewaarplicht geldt.
- Voeg 2 of meer organisatie-eenheden toe. Ga naar Een organisatie-eenheid toevoegen voor instructies.
- Verplaats de gebruikers van wie u de gegevens wilt bewaren naar een of meer organisatie-eenheden. Verplaats de gebruikers die u wilt verwijderen naar een of meer andere organisatie-eenheden. Ga naar Gebruikers verplaatsen naar een organisatie-eenheid voor instructies.
- Update in Vault de bewaarplichten met het bereik Alle accounts, zodat de bewaarplichten alleen gelden voor de organisatie-eenheden met gebruikers waarvoor een bewaarplicht moet gelden.
-
Het duurt 24 tot 48 uur voordat de Directory- en Vault-instellingen volledig zijn geüpdatet.
Verwijder de gebruiker. Ga naar Een gebruiker verwijderen uit uw organisatie voor instructies.