השעיה של נתונים ב-Drive,‏ Meet ו-Sites

במסגרת פרויקטים של eDiscovery של נתונים ב-Google Workspace, אתם יכולים להשתמש בהחזקות כדי לשמור פריטים ב-Drive ללא הגבלת זמן, כדי לעמוד בדרישות משפטיות או בדרישות לשמירת נתונים. אפשר להחיל החזקה על חשבונות ספציפיים או על כל החשבונות ביחידה ארגונית, ואפשר גם לכלול תיקיות אחסון שיתופי. הקלטות מ-Google Meet ויומנים שקשורים אליהן כלולים בהקפאות לצורך משפטי ב-Drive, כמו גם אתרים שנוצרו בגרסה החדשה של Google Sites. החזקות לצורך משפטי מבטלות את כללי השמירה, ולכן נתונים שנמצאים בהחזקה לצורך משפטי מוגנים מפני כללי ניהול הנתונים הרגילים, שאחרת היו עלולים למחוק אותם.

מידע חשוב על Drive והקפאות

לפני שמגדירים הקפאות, מומלץ לקרוא את המאמר תחילת העבודה עם הקפאות ב-Google Vault ולעיין בסוגי הנתונים הנתמכים ב-Drive,‏ Meet ו-Sites.

אילו נתונים אפשר לשמור

הכיסוי:

  • רוב הקבצים ב-Drive של המשתמשים ובאחסון השיתופי. החזקה לצורך משפטי ב-Drive חלה על פריטים שבבעלות המשתמשים או הארגונים שמוגדרים בהחזקה, ועל רוב הפריטים ששותפו איתם ישירות.
  • הקפאה חלה על תיקיות באחסון שיתופי של משתמש רק אם תיבת הסימון כולל תיקיות באחסון שיתופי מסומנת.

מה לא נכלל:

  • תיקיות וקיצורי דרך ל-Drive
  • קבצים מקושרים
  • קבצים חיצוניים ששותפו עם המשתמשים
  • אתרים שנוצרו בגרסה הקלאסית של Google Sites
  • קבצים ששותפו עם משתמש ואז בוטל השיתוף שלהם
  • קבצים ששותפו עם המשתמש באמצעות כינוי או חברות בקבוצה ב-Google (לא ישירות עם החשבון שלו)
  • קבצים שהוסרו מאחסון שיתופי על ידי משתמש שלא נמצא בהחזקה

פרטים נוספים זמינים במאמר שירותים נתמכים וסוגי נתונים ב-Google Vault (בקטעים לגבי Drive,‏ Meet ו-Sites).

פריטים שנמחקו ונמצאים בהחזקה לצורך משפטי תמיד גלויים ב-Vault, אבל לא גלויים למשתמשים

כשמשתמש או כלל שמירה מוחקים קובץ שנמצא בהחזקה, המשתמש לא יכול יותר לגשת לקובץ, אבל הקובץ לא נמחק. אדמינים ב-Vault עם הרשאות מתאימות עדיין יכולים לחפש את הקובץ, לראות אותו בתצוגה מקדימה ולייצא אותו באמצעות Vault.

איך תיקיית אחסון שיתופי משפיעה על הקפאה?

אי אפשר להעביר תיקיות באחסון שיתופי להשעיה ישירה. קבצים באחסון שיתופי יישמרו (בכפוף לפרמטרים שבהמשך) אם המשתמש שנמצא בהמתנה הוא חבר באחסון השיתופי והתיבה כולל אחסון שיתופי מסומנת.

קבצים באחסון שיתופי לא נשמרים בהשעיה אם:

  • חבר/ה באחסון השיתופי:
    • העברה של קובץ מאחסון שיתופי, והחבר לא נמצא בהשעיה.
    • הסרה של חבר שנמצא כרגע בהמתנה מהאחסון השיתופי, ואין חברים אחרים באחסון השיתופי שנמצאים בהמתנה.
  • אף חבר באחסון השיתופי לא נמצא בהשעיה.

קבצים בתיקיית משנה באחסון שיתופי לא נשמרים בהקפאה אם מנהל האחסון השיתופי מגביל את הגישה לתיקיית המשנה כך שלמשתמש שהחשבון שלו בהקפאה אין גישה לתיקיית המשנה.

כשמוחקים אחסון שיתופי, הקבצים שבו כפופים לתרחישי ההשעיה הבאים:

  • אם משתמש הוא חבר ישיר באחסון השיתופי שנמחק (לא חבר דרך קבוצת Google) והוא כפוף להקפאה, הקבצים באחסון השיתופי נשמרים עד להסרת ההקפאה. אחרי שמסירים את ההחזקה על המשתמש, ואם הקבצים לא כפופים להחזקה אחרת או לכלל שמירה, הם נמחקים.

  • אם משתמש לא חבר ב<b>אחסון השיתופי</b> שנמחק, אבל יש לו גישה ישירה לקובץ ב<b>אחסון השיתופי</b> (לא כחבר ב<b>קבוצה ב-Google</b> או דרך <b>כתובת אימייל חלופית</b>), והמשתמש הזה נמצא בהחזקה, רק הקובץ הזה יישמר עד שההחזקה על המשתמש תוסר. קבצים שלא תואמים לכלל שמירה או להחזקה לצורך משפטי נמחקים.

הטלת הקפאה על קבצים ב-Drive, ב-Meet וב-Sites

  1. נכנסים אל vault.google.com.
  2. לוחצים על עניינים.
  3. אם העניין כבר קיים, לוחצים עליו כדי לפתוח אותו. אחרת, יוצרים תיק משפטי:
    1. לוחצים על יצירה.
    2. מזינים שם לעניין ואם רוצים מוסיפים גם תיאור.
    3. לוחצים על יצירה.
  4. לוחצים על החזקות ואז יצירה.
  5. מזינים שם ייחודי להקפאה.
  6. לוחצים על בחירת שירות ואז Drive.
  7. לוחצים על המשך.

  8. בוחרים את היקף ההקפאה:

    • חשבונות ספציפיים – מזינים כתובת אימייל אחת או יותר של חשבון או כתובת אימייל קבוצתית.

    • יחידה ארגונית: בוחרים יחידה ארגונית.

      הערה: מומלץ מאוד לא לבחור את היחידה הארגונית העליונה. לא תהיה לכם אפשרות למחוק חשבונות Google Workspace מהארגון. מידע נוסף

  9. בוחרים אם רוצים שההקפאה תכלול פריטים בתיקיות אחסון שיתופי ואז לוחצים על המשך.

  10. לוחצים על יצירה.

עריכת הקפאה של קבצים ב-Drive, ב-Meet וב-Sites

אפשר לשנות חלק מהפרמטרים של ההקפאה, אבל אי אפשר לשנות את השירות (למשל, מ-Drive לשירות אחר) או את סוג ההיקף (למשל, מחשבונות ליחידה ארגונית).

  1. נכנסים אל vault.google.com.
  2. לוחצים על עניינים ואז על העניין שמכיל את ההקפאה.

  3. כדי לשנות את החשבונות או היחידות הארגוניות שכלולים בהחזקה:

    1. לוחצים על היקף.

    2. הוספה או הסרה של חשבונות או שינוי היחידה הארגונית.

      הערה: אי אפשר להוסיף חשבונות להחזקה שחלה על יחידה ארגונית, ואי אפשר להוסיף יחידות ארגוניות להחזקה שחלה על חשבונות ספציפיים.

      אם מסירים את כל החשבונות, מוצגת בקשה למחיקת ההחזקה.

    3. לוחצים על המשך.

  4. כדי לשנות את ההגדרה אם ההקפאה חלה על תיקיות אחסון שיתופי, לוחצים על היקף ואז כולל פריטים מתיקיות אחסון שיתופי.

  5. לוחצים על שמירה.