Als onderdeel van uw eDiscovery-projecten voor Google Workspace-gegevens kunt u bewaarplichten gebruiken om items in Drive voor onbepaalde tijd te bewaren, zodat u voldoet aan wettelijke verplichtingen of bewaarverplichtingen. U kunt een bewaarplicht toepassen op individuele accounts of op alle accounts in een organisatie-eenheid. U kunt ook gedeelde Drives opnemen. Google Meet-opnamen en bijbehorende logboeken vallen onder Drive-bewaarplichten, net als sites die zijn gemaakt in de nieuwe versie van Google Sites. Bewaarplichten overschrijven bewaarregels, dus gegevens waarvoor een bewaarplicht geldt, vallen niet onder de normale regels voor gegevensbeheer waardoor gegevens definitief worden verwijderd.
Belangrijke informatie over Drive en bewaarplichten
Voordat u bewaarregels instelt, raden we u aan Aan de slag met bewaarplichten in Google Vault te lezen en de ondersteunde gegevenstypen te checken voor Drive, Meet en Sites.
Welke gegevens kunnen worden bewaard
Gedekt:
- De meeste bestanden in de Drives en gedeelde Drives van gebruikers. Een bewaarplicht voor Drive geldt voor items die eigendom zijn van en de meeste items die rechtstreeks zijn gedeeld met de gebruikers of organisaties die onder de bewaarplicht vallen.
- De gedeelde Drives van een gebruiker vallen alleen onder de bewaarplicht als het vakje Inclusief gedeelde Drives is aangevinkt.
Niet gedekt:
- Mappen en Drive-snelkoppelingen
- Gekoppelde bestanden
- Externe bestanden die zijn gedeeld met uw gebruikers
- Sites die zijn gemaakt in de klassieke versie van Sites
- Bestanden die met een gebruiker zijn gedeeld en daarna weer zijn ongedaan gemaakt
- Bestanden die met de gebruiker zijn gedeeld via een alias of lidmaatschap van een Google-groep (niet rechtstreeks met het account)
- Bestanden die door een gebruiker uit een gedeelde Drive zijn verwijderd en waarvoor geen bewaarplicht geldt
Ga naar Ondersteunde services en gegevenstypen (gedeelten voor Drive, Meet en Sites) voor meer informatie.
Verwijderde items waarop een bewaarplicht is geplaatst, zijn altijd zichtbaar in Vault, maar niet zichtbaar voor gebruikers
Als een bestand waarvoor een bewaarplicht geldt, wordt verwijderd door een gebruiker of een bewaarregel, heeft de gebruiker geen toegang meer tot het bestand. Het bestand wordt niet definitief verwijderd. Als Vault-beheerder met de juiste rechten kunt u het bestand nog steeds zoeken, er een voorbeeld van tonen en het exporteren via Vault.
Welke invloed heeft een gedeelde Drive op een bewaarplicht?
In de volgende situaties worden bestanden in een gedeelde Drive niet bewaard door een bewaarplicht
-
Als een lid van de gedeelde Drive het volgende doet:
- Een bestand uit een gedeelde Drive verplaatst wanneer er geen bewaarplicht geldt voor dat lid.
- Een lid waarvoor momenteel een bewaarplicht geldt, verwijdert uit de gedeelde Drive, waarna de gedeelde Drive geen leden meer heeft waarvoor een bewaarplicht geldt.
- Als er geen bewaarplichten gelden voor leden van de gedeelde Drive.
Bestanden in een submap van een gedeelde Drive worden niet bewaard door een bewaarplicht als een beheerder van de gedeelde Drive de toegang beperkt tot de submap, waardoor de gebruiker voor wie de bewaarplicht geldt geen toegang heeft tot de submap.
Als een gedeelde Drive wordt verwijderd, gelden de volgende scenario's voor bewaarplichten voor de bestanden in de gedeelde Drive:
-
Als een gebruiker rechtstreeks lid is van de verwijderde gedeelde Drive (niet via een Google-groep) en er een bewaarplicht voor die gebruiker geldt, blijven de bestanden in de gedeelde Drive bewaard totdat de bewaarplicht wordt verwijderd. Als de bewaarplicht voor de gebruiker wordt verwijderd en er geen andere bewaarplichten of bewaarregels gelden voor de bestanden, worden ze verwijderd.
-
Als een gebruiker geen lid is van de verwijderde gedeelde Drive, maar rechtstreeks toegang heeft tot een bestand in de gedeelde Drive (niet als lid van een Google-groep of via een alias) en als er voor die gebruiker een bewaarplicht geldt, wordt alleen dat bestand bewaard totdat de bewaarplicht voor de gebruiker wordt verwijderd. Bestanden die niet overeenkomen met een bewaarregel of bewaarplicht, worden verwijderd.
Een bewaarplicht plaatsen op Drive-, Meet- en Sites-bestanden
- Log in op vault.google.com.
- Log in op vault.google.com.
- Als de kwestie al bestaat, klikt u erop om deze te openen. Anders maakt u een kwestie:
- Klik op Maken.
- Voer een naam en eventueel een beschrijving in voor de kwestie.
- Klik op Maken.
- Klik op Bewaarplichten
Maken. - Voer een unieke naam in voor de bewaarplicht.
- Klik op Service kiezen Drive.
- Klik op Doorgaan.
Selecteer het bereik van de bewaarplicht:
- Specifieke accounts: Voer een of meer e-mailadressen van accounts of e-mails voor groepen in.
Organisatie-eenheid: Selecteer een organisatie-eenheid.
Opmerking: We raden u sterk aan niet de organisatie-eenheid op het hoogste niveau te selecteren. U kunt dan geen Google Workspace-accounts verwijderen uit uw organisatie. Meer informatie
Kies of u wilt dat de bewaring items in gedeelde Drives omvat en klik op Doorgaan.
Klik op Maken.
Een bewaarplicht bewerken voor Drive-, Meet- en Sites-bestanden
U kunt bepaalde bewaarparameters wijzigen, maar u kunt de service (van Drive naar een andere service) of het bereiktype (zoals van accounts naar een organisatie-eenheid) niet wijzigen.
- Log in op vault.google.com.
- Klik op Kwesties en klik vervolgens op de kwestie die de bewaarplicht bevat.
Zo wijzigt u de accounts of organisatie-eenheden waarop de bewaarplicht van toepassing is:
- Klik op Bereik.
Voeg accounts toe of verwijder deze, of wijzig de organisatie-eenheid.
Opmerking: U kunt geen accounts toevoegen aan een bewaarplicht die een organisatie-eenheid omvat en u kunt geen organisatie-eenheden toevoegen aan een bewaarplicht die specifieke accounts omvat.
Als u alle accounts verwijdert, wordt u gevraagd of u de bewaarplicht wilt verwijderen.
Klik op Doorgaan.
Als u wilt wijzigen of de bewaarregel van toepassing is op gedeelde Drives, klikt u op Bereik
Items in gedeelde Drives opnemen.Klik op Opslaan.