Als onderdeel van uw eDiscovery-projecten voor gegevens in Google Workspace kunt u bewaarplichten instellen om items in Drive voor onbepaalde tijd te bewaren om te voldoen aan wettelijke of bewaarplichten. U kunt een bewaarplicht instellen voor individuele accounts of alle accounts in een organisatie-eenheid, en optioneel gedeelde schijven toevoegen. Google Meet-opnames en bijbehorende logboeken vallen onder bewaarplichten in Drive, evenals sites die zijn gemaakt in nieuwe Google Sites. Bewaarplichten hebben voorrang op bewaarregels, waardoor gegevens die onder bewaarplicht vallen, beschermd zijn tegen uw normale regels voor gegevensbeheer die de gegevens anders zouden verwijderen.
Belangrijke informatie over Drive en Holds
Voordat u bewaarplichten instelt, raden we u aan om Aan de slag te gaan met bewaarplichten in Google Vault en de ondersteunde gegevenstypen voor Drive, Meet en Sites te bekijken.
Welke gegevens kunnen worden bewaard?
Bedekt:
- De meeste bestanden bevinden zich op Drives van gebruikers en op gedeelde schijven. Een blokkering op Drive is van toepassing op items die eigendom zijn van en de meeste items die rechtstreeks worden gedeeld met de gebruikers of organisaties waarop de blokkering betrekking heeft.
- De gedeelde schijven van een gebruiker worden alleen geblokkeerd als het vakje 'Gedeelde schijven meenemen' is aangevinkt.
Niet gedekt:
- Mappen en Drive-snelkoppelingen
- Gekoppelde bestanden
- Externe bestanden die met uw gebruikers worden gedeeld
- Sites gemaakt in de klassieke Sites-omgeving.
- Bestanden die met een gebruiker worden gedeeld en vervolgens weer worden ingetrokken.
- Bestanden die met de gebruiker zijn gedeeld via een alias of lidmaatschap van een Google Groep (niet rechtstreeks met hun account).
- Bestanden verwijderd van een gedeelde schijf door een gebruiker die niet in de wachtstand staat.
Zie voor meer informatie Ondersteunde services en gegevenstypen (secties voor Drive, Meet en Sites).
Verwijderde items die in de wacht staan, zijn altijd zichtbaar in Vault, maar niet voor gebruikers.
Wanneer een bestand dat in de wacht staat, wordt verwijderd door een gebruiker of een bewaarregel, heeft de gebruiker geen toegang meer tot het bestand, maar het bestand wordt niet definitief verwijderd. Als Vault-beheerder met de juiste rechten kunt u het bestand nog steeds zoeken, bekijken en exporteren met Vault.
Welke invloed heeft een gedeelde schijf op een reservering?
Bestanden op een gedeelde schijf worden niet bewaard door een blokkering als:
- een lid van een gedeelde schijf:
- Als een gebruiker een bestand van een gedeelde schijf verplaatst, wordt die gebruiker niet in de wacht gezet.
- Verwijdert een lid dat momenteel in de wachtstand staat van de gedeelde schijf, en er zijn geen andere leden van de gedeelde schijf in de wachtstand.
- Er is geen enkel lid van een gedeelde schijf in de wachtstand.
Bestanden in een submap van een gedeelde schijf worden niet bewaard als de beheerder van de gedeelde schijf de toegang tot de submap zodanig beperkt dat de gebruiker die de blokkering heeft ingesteld geen toegang heeft tot de submap.
Wanneer een gedeelde schijf wordt verwijderd, zijn de bestanden op de verwijderde gedeelde schijf onderworpen aan de volgende bewaarplichten:
Als een gebruiker rechtstreeks lid is van de verwijderde gedeelde schijf (en niet via een Google Groep) en er een blokkering op de bestanden van toepassing is, worden de bestanden op de gedeelde schijf bewaard totdat de blokkering is opgeheven. Nadat de blokkering op de gebruiker is opgeheven en de bestanden niet onderworpen zijn aan een andere blokkering of bewaarregel , worden ze verwijderd.
Als een gebruiker geen lid is van de verwijderde gedeelde schijf, maar wel rechtstreeks toegang heeft tot een bestand op die schijf (niet als lid van een Google Groep of via een alias) en die gebruiker is geblokkeerd, dan wordt alleen dat bestand bewaard totdat de blokkering voor die gebruiker is opgeheven. Bestanden die niet voldoen aan een bewaarregel of blokkering worden verwijderd.
Blokkeer bestanden in Drive, Meet en Sites.
- Meld u aan bij vault.google.com .
- Klikken is belangrijk .
- Als het onderwerp al bestaat, klik er dan op om het te openen. Zo niet, maak dan een nieuw onderwerp aan:
- Klik op 'Maken' .
- Geef de kwestie een naam en eventueel een beschrijving.
- Klik op 'Maken' .
- Klikken vasthouden
Creëren . - Geef de reservering een unieke naam.
- Klik op 'Kies service'. Drijfveer .
- Klik op Doorgaan .
Selecteer de reikwijdte van de blokkering:
- Specifieke accounts — Voer een of meer e-mailadressen van accounts of groepen in.
Organisatie-eenheid — Selecteer een organisatie-eenheid.
Let op: we raden ten zeerste af om de hoogste organisatie-eenheid te selecteren. U kunt dan geen Google Workspace-accounts uit uw organisatie verwijderen. Meer informatie
Kies of u wilt dat de blokkering ook items op gedeelde schijven omvat en klik vervolgens op Doorgaan .
Klik op 'Maken' .
Een blokkering op Drive-, Meet- en Sites-bestanden bewerken
U kunt enkele parameters voor het vasthouden van gegevens wijzigen, maar u kunt de service (bijvoorbeeld Drive naar een andere service) of het bereiktype (zoals accounts naar een organisatie-eenheid) niet wijzigen.
- Meld u aan bij vault.google.com .
- Klik op Zaken en vervolgens op de zaak waarin het beslag is opgenomen.
Om de accounts of organisatie-eenheden te wijzigen die onder de blokkering vallen:
- Klik op Bereik .
Accounts toevoegen of verwijderen, of de organisatie-eenheid wijzigen.
Let op: u kunt geen accounts toevoegen aan een blokkering die betrekking heeft op een organisatie-eenheid, en u kunt geen organisatie-eenheden toevoegen aan een blokkering die betrekking heeft op specifieke accounts.
Als je alle accounts verwijdert, word je gevraagd de blokkering op te heffen.
Klik op Doorgaan .
Om te wijzigen of de blokkering van toepassing is op gedeelde schijven, klikt u op Bereik.
Voeg items toe aan gedeelde schijven .Klik op Opslaan .