במסגרת פרויקטים של eDiscovery בנתונים של Google Workspace, אתם יכולים להשתמש בהחזקות לצורך שמירה ללא הגבלת זמן של הודעות באפליקציית Gemini, כדי לעמוד בהתחייבויות משפטיות או בהתחייבויות לשמירה. אפשר להחיל החזקה לצורך משפטי על חשבונות ספציפיים או על כל החשבונות ביחידה ארגונית. החזקות לצורך משפטי מבטלות את כללי השמירה, כך שהודעות ב-Gemini שנמצאות בהחזקה לצורך משפטי מוגנות מפני כללי משילות המידע הרגילים, שאחרת היו עלולים למחוק אותן באופן סופי.
אם האדמין ב-Google Workspace מסיר ממשתמש רישיון שתומך ב-Vault, ההודעות של המשתמש ב-Gemini לא מוגנות יותר מפני מחיקה באמצעות החזקה לצורך משפטי. הודעות שמסומנות למחיקה יכולות להימחק באופן סופי ומיידי, ואי אפשר לשחזר אותן. מידע נוסף על שמירת נתונים של משתמשים
מידע חשוב על השהיות באפליקציית Gemini
לפני שמגדירים החזקות, מומלץ מאוד לקרוא את המאמר תחילת העבודה עם החזקות ב-Google Vault ולבדוק אילו הודעות באפליקציית Gemini נתמכות ב-Vault.
איך הנתונים נשמרים בהחזקה לצורך משפטי
- הגדרות אדמין – אתם יכולים להשתמש בהגדרה של היסטוריית השיחות עם Gemini במסוף Admin כדי להחליט אם השיחות עם אפליקציית Gemini יישמרו, ולכמה זמן, לפני שהן יימחקו באופן אוטומטי. לא משנה איך השיחות נשמרות, אדמינים יכולים לשמור, להחזיק לצורך משפטי, לחפש ולייצא שיחות באפליקציית Gemini באמצעות Vault. פרטים נוספים על ניהול היסטוריית השיחות עם Gemini זמינים במאמר איך מנהלים את היסטוריית השיחות עם Gemini.
- הגדרות משתמש – גם אם פעולה או הגדרה של משתמש גורמת למחיקה של שיחות עם אפליקציית Gemini, אדמינים יכולים לשמור, להחזיק, לחפש ולייצא שיחות עם אפליקציית Gemini באמצעות Vault. פרטים נוספים על ניהול הפעילות בממשקי Gemini זמינים במאמר ניהול הפעילות בממשקי Gemini.
-
כללי שמירה והחזקות לצורך משפטי ב-Vault – אתם יכולים להגדיר כללי שמירה מותאמים אישית או כללי שמירה שמוגדרים כברירת מחדל כדי לשמור שיחות באפליקציית Gemini (שכוללות הנחיות של משתמשים ותשובות של אפליקציית Gemini) לתקופות ספציפיות או ללא הגבלת זמן. אתם יכולים גם להגדיר החזקה על נתוני המשתמשים.
אם כללי השמירה וההחזקות לצורך משפטי של Vault פעילים, הם מקבלים עדיפות על פני ההגדרות של מסוף Admin (כמו ההגדרה של היסטוריית השיחות עם Gemini) או הגדרות המשתמש. כל הגדרה במסוף Admin או הגדרת משתמש רק תסתיר את השיחות מהמשתמשים אם יש כלל שמירה או החזקה לצורך משפטי.
הודעות שנמחקו ונמצאות בהחזקה תמיד גלויות ב-Vault, אבל לא גלויות למשתמשים
כשמשתמש או הגדרת היסטוריה של אדמין מוחקים הודעות בממשקי Gemini שנמצאות בהחזקה, המשתמש לא יכול יותר לגשת להודעות, אבל ההודעות לא נמחקות באופן סופי. אדמינים ב-Vault עם הרשאות מתאימות עדיין יכולים לחפש ולייצא את ההודעות.
החלת הכלה על הודעות באפליקציית Gemini
- נכנסים אל vault.google.com.
אם יצרתם עניין, לוחצים על עניינים
העניין שלכם.אם לא, יוצרים עניין. פרטים נוספים זמינים במאמר יצירה וניהול של עניינים.
לוחצים על החזקות
יצירה ונותנים שם ייחודי להחזקה.לוחצים על בחירת שירות
אפליקציית Gemini
המשך.בוחרים את היקף ההחזקה:
- חשבונות ספציפיים – מזינים כתובת אימייל אחת או יותר של חשבונות או קבוצות.
יחידה ארגונית: בוחרים יחידה ארגונית.
חשוב: מומלץ מאוד לא לבחור את היחידה הארגונית ברמה העליונה. אם תעשו את זה, לא תוכלו למחוק חשבונות Google Workspace מהארגון. פרטים נוספים זמינים במאמר למה לא כדאי להגדיר החזקה ביחידה הארגונית ברמה העליונה?
לוחצים על יצירה.
עריכת החזקה לצורך משפטי
אתם יכולים לשנות חלק מהפרמטרים של ההחזקה, אבל לא את השירות או את סוג ההיקף. לדוגמה, אי אפשר להחליף את אפליקציית Gemini בשירות אחר או להחליף חשבונות ביחידה ארגונית.
- נכנסים אל vault.google.com.
- לוחצים על עניינים העניין שמכיל את ההחזקה.
- לוחצים על Holds (החזקות) שם ההחזקה.
- לוחצים על היקף, ואז מוסיפים או מסירים חשבונות או משנים את היחידה הארגונית.
- לוחצים על שמירה.
מחיקת החזקה לצורך משפטי
חשוב: כשמוחקים החזקה, כללי מדיניות שמירת הנתונים הרגילים חלים באופן מיידי. במחזור המחיקה הבא, Vault מוחק תוכן שתאריך התפוגה של כלל השמירה שלו חלף.
- נכנסים אל vault.google.com.
- לוחצים על עניינים העניין שמכיל את ההחזקה.
- לוחצים על החזקות.
- מציבים את הסמן מעל שם ההחזקה ולוחצים על מחיקה מחיקה.