השעיה של הודעות Gmail

במסגרת פרויקטים של גילוי אלקטרוני (eDiscovery) של נתונים ב-Google Workspace, אתם יכולים להשתמש בהחזקות כדי לשמור הודעות Gmail ללא הגבלת זמן, כדי לעמוד בדרישות משפטיות או בדרישות לשמירת נתונים. אפשר להחיל את ההחזקה על חשבונות ספציפיים או על כל החשבונות ביחידה ארגונית. החזקות לצורך משפטי מבטלות את כללי השמירה, ולכן נתונים שנמצאים בהחזקה לצורך משפטי מוגנים מפני כללי ניהול הנתונים הרגילים, שאחרת היו עלולים למחוק אותם.

מידע חשוב על הקפאות ב-Gmail

לפני שמגדירים הקפאות, מומלץ לקרוא את המאמר תחילת העבודה עם הקפאות ב-Google Vault ולבדוק אילו הודעות Gmail נתמכות ב-Vault.

אילו נתונים אפשר לשמור

הכיסוי:

  • הודעות והקבצים המצורפים שלהן שנשלחו, התקבלו או נשמרו כטיוטה על ידי משתמשים בארגון
  • הודעות במצב סודי שנשלחו על ידי משתמשים בארגון

מה לא נכלל:

  • קבצים מקושרים
  • פריסות אימייל
  • הודעות שנשלחות דרך שירותים אחרים של Google, כמו יומן Google או Google Docs, אלא אם מופעלת אחסון מקיף של הודעות
  • תוכן דינמי בהודעות דינמיות
  • טיוטות שנמחקו וגרסאות של טיוטות שנשמרו אוטומטית
פרטים נוספים זמינים במאמר שירותים נתמכים וסוגי נתונים.

הודעות שנמחקו ומוחזקות לצורך משפטי תמיד גלויות ב-Vault, אבל לא גלויות למשתמשים

כשמשתמש מוחק הודעה שנמצאת בהמתנה, הוא לא יכול לגשת אליה יותר, אבל ההודעה לא נמחקת. אדמינים ב-Vault עם הרשאות מתאימות עדיין יכולים לחפש את ההודעה, לראות אותה בתצוגה מקדימה ולייצא אותה באמצעות Vault.

איך להימנע משימוש בהרבה מונחים או במונחים מורכבים כדי לצמצם את ההקפאה

כדי לצמצם את ההודעות שההקפאה חלה עליהן, אפשר להזין מונחי חיפוש. מומלץ מאוד לצמצם קודם את ההקפאות לפי חשבונות (משתמשים ספציפיים או יחידות ארגוניות קטנות יותר), ואז לצמצם את הקבוצה הקטנה יותר באמצעות תנאים.

במקרים נדירים, יכול להיות שמערכת עיבוד המדיניות של Google לא תתאים את עצמה אם תגדירו הרבה השהיות בהיקף רחב עם קבוצות מורכבות של תנאים לשיפור ההודעות בהמתנה. לדוגמה, יכול להיות שתגיעו למגבלה אם תגדירו כמה הקפאות עם היקפים שכוללים יותר מ-100,000 חשבונות, ותצמצמו את ההיקפים האלה באמצעות תנאים מורכבים, כמו כמה כתובות אימייל חלופיות והרבה הצהרות AND/OR. אם זה קורה, יכול להיות שהארגון שלכם ייחסם באופן זמני מיצירת מדיניות אדמין ל-Google Workspace, כמו הוספת משתמשים חדשים או החלת כללי אבטחה חדשים.

השעיה של הודעות ב-Gmail

  1. נכנסים אל vault.google.com.
  2. לוחצים על עניינים.

  3. אם העניין כבר קיים, לוחצים עליו כדי לפתוח אותו. אחרת, יוצרים תיק משפטי:

    1. לוחצים על יצירה.
    2. מזינים שם לעניין ואם רוצים מוסיפים גם תיאור.
    3. לוחצים על יצירה.

  4. לוחצים על החזקות ואז יצירה.

  5. מזינים שם ייחודי להקפאה.

  6. לוחצים על בחירת שירות ואז Gmail.

  7. לוחצים על המשך.

  8. בוחרים את היקף ההקפאה:

    • חשבונות ספציפיים – מזינים כתובת אימייל אחת או יותר של חשבון או כתובת אימייל קבוצתית.

    • יחידה ארגונית: בוחרים יחידה ארגונית.

      הערה: מומלץ מאוד לא לבחור את היחידה הארגונית העליונה. לא תהיה לכם אפשרות למחוק חשבונות Google Workspace מהארגון. מידע נוסף

  9. לוחצים על המשך.

  10. (אופציונלי) מגדירים את התנאים להקפאה:

    • תאריך השליחה – מזינים תאריכים כדי להגביל את ההקפאה להודעות שנשלחו בטווח שבין תאריך ההתחלה לתאריך הסיום.
      • כדי להשהות הודעות שנשלחו בתאריך מסוים או אחריו, מזינים רק תאריך התחלה.
      • כדי להשהות הודעות שנשלחו בתאריך מסוים או לפניו, מזינים רק תאריך סיום.
      • כדי להחיל את ההשעיה על כל ההודעות, בלי קשר למועד השליחה שלהן, לא צריך להזין תאריך התחלה או תאריך סיום.

    • מונחים – מזינים מונחי חיפוש ואופרטורים כדי להחיל את ההקפאה רק על הודעות שתואמות למונחים.

      שימו לב:

      • כשחשבון משתמש נמצא בהיקף של ההקפאה, אי אפשר למחוק את החשבון עד להסרת ההקפאה, גם אם אף אחת מההודעות שלו לא תואמת לתנאים. אם מגדירים הקפאה ביחידה הארגונית העליונה ומצמצמים אותה באמצעות תנאים, לא תוכלו למחוק משתמשים.
      • אי אפשר להשתמש ב-is:chat כדי להחיל הקפאה ב-Gmail על הודעות בצ'אט ב-Google Chat. כדי להשהות את ההודעות בצ'אט, מגדירים השהיה בצ'אט.

  11. לוחצים על יצירה.

עריכה של הקפאה של הודעות ב-Gmail

אפשר לשנות חלק מהפרמטרים של ההקפאה, אבל אי אפשר לשנות את השירות (למשל, מ-Gmail לשירות אחר) או את סוג ההיקף (למשל, מחשבונות ליחידה ארגונית).

  1. נכנסים אל vault.google.com.
  2. לוחצים על עניינים ואז על העניין שמכיל את ההקפאה.

  3. כדי לשנות את החשבונות או היחידות הארגוניות שכלולים בהחזקה:

    1. לוחצים על היקף.

    2. הוספה או הסרה של חשבונות או שינוי היחידה הארגונית.

      הערה: אי אפשר להוסיף חשבונות להחזקה שחלה על יחידה ארגונית, ואי אפשר להוסיף יחידות ארגוניות להחזקה שחלה על חשבונות ספציפיים.

      אם מסירים את כל החשבונות, מוצגת בקשה למחיקת ההחזקה.

    3. לוחצים על המשך.

  4. כדי לשנות את טווח התאריכים או התנאים של השליחה, לוחצים על תנאים.

    • תאריך השליחה – אפשר להרחיב או לצמצם את טווח התאריכים שחל עליהם ההקפאה.
    • מונחים – מוסיפים או מסירים מונחי חיפוש ואופרטורים כדי לשנות את ההודעות שחלות עליהן ההקפאה.

  5. לוחצים על שמירה.