אדמינים יכולים לוודא שעותק של כל ההודעות שנשלחות או מתקבלות בדומיין שלהם (כולל הודעות שנשלחות מתיבות דואר שאינן Gmail או מתקבלות בהן) נשמרות בתיבות הדואר ב-Gmail של המשתמשים המשויכים.
אחסון כל האימיילים (CRL) ו-Vault
אם בארגון שלכם משתמשים ב-Vault, כדאי להגדיר אחסון מקיף של אימיילים כדי לוודא של-Vault תהיה גישה מלאה להודעות האימייל של הארגון:
משתמשים יכולים לשלוח הודעות אימייל עם שירותים מרכזיים אחרים של Google Workspace מלבד Gmail. לדוגמה:
- יומן Google – הזמנות יוצאות והודעות שנשלחות באמצעות האפשרות שליחת אימייל למשתתפים ביומן במחשב.
- Drive – תוכן ההודעה שנשלח כשמשתמשים משתפים קבצים ב-Drive, מעבירים בעלות על קבצים או מוסיפים הערות לקבצים ב-Drive.
- Google Docs, Sheets, Slides ו-Drawings – הודעות שנשלחות על ידי האפליקציה כשמשתמשים שולחים קבצים באימייל כקבצים מצורפים או משנים אישורים בקבצים.
- טפסים – הודעות אימייל שמכילות טפסים או קישורים לטפסים.
- Keep – הודעות אימייל שנשלחות כשמשתמשים משתפים פתקים ב-Keep.
אחסון כל האימיילים מבטיח שהודעות שנשלחו על ידי שירותים מרכזיים אחרים יופיעו בתיקיות הפריטים שנשלחו של המשתמשים, ולכן יהיו נגישות ל-Vault.
הערה: אחסון מקיף של אימיילים רלוונטי רק לשירותי הליבה של Google Workspace. שירותים נוספים של Google יכולים לשלוח הודעות אימייל בשם המשתמשים. יכול להיות שהודעות שנשלחות מהשירותים האלה לא יישמרו בתיקיית הפריטים שנשלחו של המשתמשים, ולא יהיו זמינות ב-Vault.
- בארגונים שמנתבים מחדש הודעות לשרתי אימייל שאינם Gmail, אפשר להגדיר אחסון מקיף של דואר כדי לוודא שכל ההודעות מאוחסנות בתיבות דואר ב-Gmail וזמינות ב-Vault.
- אפשר גם להגדיר את זה אם יש לכם מערכת שאינה Gmail שמשתמשת בשירות שרת SMTP כדי לנתב הודעות בשם המשתמשים שלכם – למשל, מערכות למעקב אחרי כרטיסים, מסדי נתונים של באגים או מערכות התראות אוטומטיות – ואתם רוצים שההודעות יוצגו בתיבות הדואר של המשתמשים ב-Gmail. ההגדרה הזו חיונית לאחסון הודעות ב-Google Vault עבור כל המשתמשים שמפעילים שרת ממסר SMTP.
נקודות שכדאי לשים לב אליהן לפני שמפעילים את אחסון כל האימיילים (CRL)
לפני שמפעילים את האפשרות לאחסון מקיף של אימיילים, חשוב לעיין בשיקולים הבאים:
- לא מומלץ להפעיל אחסון מקיף של אימיילים אם יש לכם כללי ניתוב לצורך תאימות שמשנים את הנמען (ואתם לא רוצים שהנמען המקורי יקבל עותק של האימייל).
- אם הפעלתם את שרת ממסר ה-SMTP, תיבת הדואר של המשתמש תשמור עותק של ההודעה בתיקייה 'הודעות שנשלחו' (לדוגמה, כששולחים אימייל מסורק), אם הפעלתם את האפשרות 'אחסון כל האימיילים'. יכול להיות שהחשבונות יחרגו ממגבלות האחסון אם המהדורה של החשבון כוללת מגבלות אחסון. השוואה בין מהדורות
- כדאי להפעיל אחסון מקיף של דואר אם אתם משתמשים ב-Gmail רק בתכונה Vault ומעבירים אימיילים לשרת הדואר המקומי או לספק אימייל אחר.
הגדרה של אחסון כל האימיילים (CRL)
הערה: כשמופעל אחסון כל האימיילים, הרשומה SOR_INSERTED נכללת בדוח חיפוש ביומן אימייל.
-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
אפליקציות Google Workspace Gmail תאימות.כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות של Gmail.
- בצד ימין, בוחרים ארגון.
- גוללים להגדרה אחסון כל האימיילים (CRL).
- מסמנים את התיבה עליך לוודא שעותק של כל אימייל שנשלח והתקבל מאוחסן בתיבות הדואר של המשתמשים הקשורים.
- בתחתית המסך, לוחצים על שמירה.