במסגרת פרויקטים של eDiscovery של נתונים ב-Google Workspace, אתם יכולים להשתמש בהחזקות כדי לשמור נתונים ביומן ללא הגבלת זמן, כדי לעמוד בדרישות משפטיות או בדרישות שמירה. אפשר להחיל את ההחזקה על חשבונות ספציפיים או על כל החשבונות ביחידה ארגונית. החזקות לצורך משפטי מבטלות את כללי השימור, כך שהנתונים בהחזקה מוגנים מפני כללי משילות מידע (data governance) הרגילים שלכם, שעלולים למחוק אותם באופן סופי אחרת.
אם האדמין שלכם ב-Google Workspace מסיר רישיון שתומך ב-Vault של משתמש, ההחזקה לצורך משפטי לא תגן יותר על הנתונים של המשתמש מפני מחיקה. אפשר למחוק באופן סופי ומיידי נתונים שמסומנים למחיקה, ואי אפשר לשחזר אותם. מידע נוסף על שמירת נתונים של משתמשים
מידע חשוב על מקומות שמורים ביומן
לפני שמגדירים הקפאות, מומלץ לקרוא את המאמר תחילת העבודה עם הקפאות ב-Google Vault.
אילו נתונים נשמרים
הכיסוי:
- אירועים ביומן הראשי וגרסאות של אירועים
- אירועים מסוג 'לא בעבודה'
- פגישות שנקבעו
- זמן לעצמי
חשוב לדעת: בכל יום מתקיים רק אירוע אחד (הגרסה האחרונה שזמינה באזור הזמן UTC). מספר הגרסאות שנשמרות תלוי בכללי שמירת הנתונים. פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא חיפוש בהיסטוריית הגרסאות של אירוע.
מה לא נכלל:
- אירועים ביומן משני, כמו חגים או יומנים קבוצתיים
- Tasks
- פגישות שלא נקבעו
- מיקומי עבודה
פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא אירועים ביומן שנתמכים ב-Vault.
אירועים שנמחקו ומוחזקים לצורך משפטי תמיד גלויים ב-Vault, אבל לא גלויים למשתמשים
כשמשתמש או כלל שמירה מוחקים אירוע שנמצא בהמתנה, המשתמש לא יכול יותר לגשת לאירוע, אבל האירוע לא נמחק. אדמינים ב-Vault עם הרשאות מתאימות עדיין יכולים לחפש את האירוע, לראות אותו בתצוגה מקדימה ולייצא אותו.
הוספת אירועים ליומן עם סטטוס 'בהמתנה'
- נכנסים אל https://vault.google.com.
אם יצרתם עניין, לוחצים על עניינים
העניין שלכם.אם לא, צריך ליצור עניין. פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא יצירה וניהול של תיקים.
לוחצים על החזקות
יצירה ומזינים שם ייחודי להחזקה.לוחצים על בחירת שירות
Calendar
המשך.בוחרים את היקף ההקפאה:
- חשבונות ספציפיים – מזינים כתובת אימייל אחת או יותר של חשבון או כתובת אימייל קבוצתית.
יחידה ארגונית: בוחרים יחידה ארגונית.
חשוב: אנחנו ממליצים מאוד לא לבחור את היחידה הארגונית העליונה. אם תעשו את זה, לא תוכלו למחוק חשבונות Google Workspace מהארגון. פרטים נוספים מופיעים במאמר למה לא כדאי להגדיר הקפאה ביחידה הארגונית העליונה?
לוחצים על יצירה.
עריכת הקפאה
אפשר לשנות חלק מהפרמטרים של ההקפאה, אבל אי אפשר לשנות את השירות או את סוג ההיקף (לדוגמה, אי אפשר לשנות את היומן לשירות אחר או לשנות את החשבונות ליחידה ארגונית).
- נכנסים אל https://vault.google.com.
- לוחצים על עניינים העניין שמכיל את ההקפאה.
- לוחצים על הקפאות שם ההקפאה.
- לוחצים על היקף, ואז מוסיפים או מסירים חשבונות או משנים את היחידה הארגונית.
- לוחצים על שמירה.
מחיקת משבצת משוריינת
חשוב: כשמוחקים הקפאה, מדיניות שמירת הנתונים הרגילה חלה באופן מיידי. Vault מוחק תוכן שעבר את תאריך התפוגה של כלל השמירה במחזור המחיקה הבא.
- נכנסים אל https://vault.google.com.
- לוחצים על עניינים העניין שמכיל את ההקפאה.
- לוחצים על החזקות.
- מעבירים את העכבר מעל שם ההקפאה ולוחצים על מחיקה מחיקה.