השעיה של הודעות ב-Google Chat

במסגרת פרויקטים של eDiscovery של נתונים ב-Google Workspace, אתם יכולים להשתמש בהחזקות כדי לשמור הודעות ב-Chat ללא הגבלת זמן, כדי לעמוד בדרישות משפטיות או בדרישות שמירה. אפשר להחיל את ההחזקה על חשבונות ספציפיים או על כל החשבונות ביחידה ארגונית. החזקות לצורך משפטי מבטלות את כללי השמירה, ולכן נתונים בהחזקה מוגנים מפני כללי ניהול המידע הרגילים שעשויים למחוק אותם.

אם משתמש בהמתנה מוחק הודעות, ההודעות מוסרות מהתצוגה של המשתמש. עם זאת, ההודעות עדיין זמינות ב-Vault. כל עוד ההחזקה לצורך משפטי מופעלת, אפשר לחפש ולייצא את כל ההודעות.

אם האדמין שלכם ב-Google Workspace מוחק חשבון משתמש במסוף Admin, הנתונים של המשתמש לא יהיו יותר זמינים ב-Vault ולא ניתן יהיה לשחזר אותם. אם רוצים להחזיק או לשמור את הנתונים של משתמש, למשתמש צריכים להיות רישיונות ל-Google Workspace ול-Vault. מידע נוסף על שמירת נתונים של משתמשים

מידע נוסף על השהיות זמין במאמר שאלות נפוצות על השהיות.

מידע חשוב על הקפאת נתונים ב-Chat

לפני שמגדירים החזקות לצורך משפטי, מומלץ לקרוא את המאמר תחילת העבודה עם החזקות לצורך משפטי ב-Google Vault ולבדוק אילו הודעות ב-Chat נתמכות ב-Vault.

השעיית הודעות ב-Chat

1. נכנסים אל vault.google.com.
2. לוחצים על עניינים.
3. אם העניין כבר קיים, לוחצים עליו כדי לפתוח אותו. אחרת, יוצרים תיק משפטי:
   1. לוחצים על יצירה.
   2. מזינים שם לעניין ואם רוצים מוסיפים גם תיאור.
   3. לוחצים על יצירה.
4. לוחצים על החזקות יצירה.
5. מזינים שם ייחודי להקפאה.
6. לוחצים על בחירת שירות צ'אט.
7. לוחצים על המשך.

8. בוחרים את היקף ההקפאה:

   • חשבונות ספציפיים – מזינים כתובת אימייל אחת או יותר של חשבון או כתובת אימייל קבוצתית.

   • יחידה ארגונית: בוחרים יחידה ארגונית.

9. בוחרים אם רוצים שההחזקה לצורך משפטי תכלול הודעות בחללי Chat.

10. לוחצים על המשך.

11. לוחצים על יצירה.

עריכת הקפאה של הודעות ב-Chat

אפשר לשנות חלק מהפרמטרים של ההקפאה, אבל אי אפשר לשנות את השירות (למשל, מ-Chat לשירות אחר) או את סוג ההיקף (למשל, מחשבונות ליחידה ארגונית).

1. נכנסים אל vault.google.com.
2. לוחצים על עניינים ואז על העניין שמכיל את ההקפאה.

3. כדי לשנות את החשבונות או היחידות הארגוניות שכלולים בהחזקה:

   1. לוחצים על היקף.

   2. הוספה או הסרה של חשבונות או שינוי היחידה הארגונית.

      הערה: אי אפשר להוסיף חשבונות להחזקה שחלה על יחידה ארגונית, ואי אפשר להוסיף יחידות ארגוניות להחזקה שחלה על חשבונות ספציפיים.

      אם מסירים את כל החשבונות, מוצגת בקשה למחיקת ההחזקה.

   3. לוחצים על המשך.

4. כדי לשנות את ההגדרה אם ההחזקה לצורך משפטי חלה על הודעות במרחבים ב-Chat:

   1. לוחצים על היקף.
   2. לוחצים על כולל שיחות במרחבי Chat משותפים.

5. לוחצים על שמירה.