החזקה לצורך משפטי של קבוצות

במסגרת פרויקטים של eDiscovery של נתונים ב-Google Workspace, אתם יכולים להשתמש בהחזקות כדי לשמור הודעות בקבוצות ללא הגבלת זמן, כדי לעמוד בדרישות משפטיות או בדרישות לשמירת נתונים. אתם יכולים להחיל הקפאה על קבוצות ספציפיות או על כל הקבוצות בארגון. החזקות לצורך משפטי מבטלות את כללי השימור, ולכן נתונים שנמצאים בהחזקה לצורך משפטי מוגנים מפני כללי ניהול הנתונים הרגילים שלכם, שעלולים למחוק אותם.

מידע חשוב על קבוצות והקפאות

לפני שמגדירים הקפאות, מומלץ לקרוא את המאמר תחילת העבודה עם הקפאות ב-Google Vault ולעיין בהודעות בקבוצות שנתמכות ב-Vault.

החזקה לצורך משפטי של הודעות בקבוצות

1. נכנסים אל vault.google.com.
2. לוחצים על עניינים.
3. אם העניין כבר קיים, לוחצים עליו כדי לפתוח אותו. אחרת, יוצרים תיק:
   1. לוחצים על יצירה.
   2. מזינים שם לעניין ואם רוצים מוסיפים גם תיאור.
   3. לוחצים על יצירה.
4. לוחצים על החזקות יצירה.
5. מזינים שם ייחודי להקפאה.
6. לוחצים על בחירת שירות קבוצות.
7. לוחצים על המשך.

8. בוחרים את היקף ההקפאה:

   • קבוצות ספציפיות – מזינים כתובת אימייל קבוצתית אחת או יותר.

   • כל הקבוצות – ההודעות בכל הקבוצות מושמות בהמתנה.

9. לוחצים על המשך.

10. (אופציונלי) מגדירים את התנאים להקפאה:

    • תאריך השליחה – מזינים תאריכים כדי להגביל את ההקפאה להודעות שנשלחו בטווח שבין תאריך ההתחלה לתאריך הסיום.
      • כדי להשהות הודעות שנשלחו בתאריך מסוים או אחריו, מזינים רק תאריך התחלה.
      • כדי להשהות הודעות שנשלחו בתאריך מסוים או לפניו, מזינים רק תאריך סיום.
      • כדי להחיל את ההשעיה על כל ההודעות, בלי קשר למועד השליחה שלהן, לא צריך להזין תאריך התחלה או תאריך סיום.
    • מונחים – מזינים מונחי חיפוש ואופרטורים כדי להחיל את ההקפאה רק על הודעות שתואמות למונחים.

11. לוחצים על יצירה.

עריכת החזקה לצורך משפטי של הודעות בקבוצות

אפשר לשנות חלק מהפרמטרים של ההשעיה, אבל אי אפשר לשנות את השירות (למשל, מקבוצות לשירות אחר) או את סוג ההיקף (למשל, מקבוצות ספציפיות לכל הקבוצות).

1. נכנסים אל vault.google.com.
2. לוחצים על עניינים ואז על העניין שמכיל את ההקפאה.
3. אם ההשעיה חלה על קבוצות ספציפיות, אפשר לשנות את הקבוצות שכלולות בהשעיה:
   1. לוחצים על היקף.
   2. מוסיפים או מסירים קבוצות. אם מסירים את כל הקבוצות, מוצגת בקשה למחוק את ההחזקה.
   3. לוחצים על המשך.
4. כדי לשנות את טווח התאריכים או התנאים של השליחה, לוחצים על תנאים.
   • תאריך השליחה – אפשר להרחיב או לצמצם את טווח התאריכים שחל עליהם ההקפאה.
   • מונחים – מוסיפים או מסירים מונחי חיפוש ואופרטורים כדי לשנות את ההודעות שחלות עליהן ההקפאה.
5. לוחצים על שמירה.