ניהול כללי שמירה והחזקה לצורך משפטי

כמשתמשי Vault, כדאי לבדוק מדי פעם את כללי השמירה וההחזקות שלכם. מוודאים ש-Vault עוזר לכם לעמוד בדרישות העסקיות והמשפטיות של הארגון.

אזהרה: כשמשנים או מוחקים החזקות לצורך משפטי וכללי שמירה, יכול להיות שתאפשרו לשירותים למחוק נתונים שהמשתמשים מצפים לשמור. נתונים שלא מוגנים באמצעות החזקות אחרות או כללי שימור אחרים עשויים להימחק לצמיתות באופן מיידי. מידע נוסף

ניהול כללי ברירת המחדל לשמירה

כללי השמירה שמוגדרים כברירת מחדל מספקים מדיניות גלובלית לשימור ולמחיקה של כל שירות. הם חלים על נתוני משתמשים כשלא חלים עליהם כללי שמירה מותאמים אישית או החזקות לצורך משפטי.

  1. נכנסים אל vault.google.com.
  2. לוחצים על שמירה.
  3. בכרטיסייה Default Rules (כללי ברירת מחדל), בודקים את כללי ברירת המחדל. מוודאים שהן מוגדרות כמו שרוצים.
    • אם הערך של משך הזמן והפעולה הוא No default retention, לא מוגדר כלל ברירת מחדל לשמירת נתונים בשירות הזה.
    • אם הסטטוס הוא מושבת, הנתונים של השירות הזה מכוסים על ידי כלל ברירת המחדל לשמירה של שירות אחר, אם יש כזה. כלל ברירת מחדל שמושבת יכול להיות עם משך זמן של לא מוגדר או עם מספר ימים. כללי ברירת המחדל האלה לשמירה חלים רק כשמפעילים את השמירה בהגדרה הזו.

  4. אפשר לערוך או לבטל את ההגדרה של כלל ברירת מחדל לשמירה:

    • כדי לערוך כלל ברירת מחדל לשמירה, לוחצים על סמל העריכה ומבצעים את השינויים הרצויים. לאחר מכן לוחצים על שמירה.

      הערה: אם תקצרו את משך השמירה או תבטלו כלל ברירת מחדל, יכול להיות שתאפשרו לשירות למחוק נתונים שאתם רוצים לשמור. חשוב להיזהר.

    • כדי לבטל את ההגדרה של כלל ברירת מחדל לשימור, מצביעים על הכלל ולוחצים על מחיקה. כדי לאשר, לוחצים שוב על מחיקה.

ניהול כללי שמירה מותאמים אישית

כללי שמירה מותאמים אישית קובעים לכמה זמן יישמרו סוגים ספציפיים של נתונים.

אימות או עריכה של כלל מותאם אישית

  1. נכנסים אל vault.google.com.
  2. לוחצים על שמירה ואז כללים מותאמים אישית.
  3. בודקים את הכללים המותאמים אישית. אפשר לסנן את הרשימה לפי שירות ספציפי, תנאי ומאפיינים אחרים של הכלל.
  4. כדי לערוך כלל מותאם אישית, לוחצים על הכלל ומבצעים את השינויים הרצויים.

    הערה: העדכונים יחולו מיד אחרי שתשמרו אותם. יש סיכון לאובדן נתונים שהמשתמשים מצפים שיישמרו. המשך לפעו בזהירות.

  5. לוחצים על שמירה.

מחיקה של כלל שימור מותאם אישית

  1. נכנסים אל vault.google.com.
  2. לוחצים על שמירה ואז כללים מותאמים אישית.
  3. כדי למחוק כלל בודד, מצביעים עליו ולוחצים על מחיקה.
  4. כדי למחוק הרבה כללים:
    1. מסמנים את התיבה לצד כל כלל שרוצים למחוק.
    2. למעלה, לוחצים על מחיקה.
  5. מאשרים שרוצים למחוק את הכלל ולוחצים על מחיקה.

ניהול החזקות

ההחזקות לצורך משפטי מוגדרות למשתמשים ספציפיים, ליחידות ארגוניות, לקבוצות, למרחבי Chat או לתיקיות באחסון השיתופי. החזקות לצורך משפטי שומרות את הנתונים ללא הגבלת זמן, ויש להן עדיפות על פני כללי ברירת המחדל לשמירה וכל כללי שמירה מותאמים אישית. פרטים נוספים זמינים במאמר איך מתחילים לעבוד עם הקפאות ב-Google Vault.

עריכת הקפאה

  1. נכנסים אל vault.google.com.
  2. לוחצים על עניינים ולוחצים על העניין שבו רוצים לערוך את ההקפאה. אם אתם לא יודעים באיזה עניין הוקפא המידע, תוכלו למצוא את ההקפאה דרך דוחות:
    1. בדף הבית של Vault, לוחצים על דוחות.
    2. כדי למצוא הקפאות ליחידה ארגונית, לוחצים על הקפאות דומיין.
    3. כדי למצוא החזקות על משתמש, לוחצים על החזקות משתמשים.
    4. כדי למצוא את ההשעיות של קבוצות, לוחצים על השעיות של קבוצות.
  3. לוחצים על ההשעיה שרוצים לערוך.
  4. לוחצים על עריכת ההקפאה. מבצעים את השינויים הרצויים.

    הערה: כשעורכים החזקה לצורך משפטי, הנתונים עלולים להימחק לצמיתות באופן מיידי אם לא חלים עליהם כללי שמירה או החזקות אחרות. המשך לפעו בזהירות.

  5. לוחצים על שמירה.

מחיקת משבצת משוריינת

  1. נכנסים אל vault.google.com.
  2. לוחצים על עניינים ולוחצים על העניין שבו רוצים לערוך את ההקפאה. אם אתם לא יודעים באיזה עניין הוקפא המידע, תוכלו למצוא את ההקפאה דרך דוחות:
    1. בדף הבית של Vault, לוחצים על דוחות.
    2. כדי למצוא הקפאות ליחידה ארגונית, לוחצים על הקפאות דומיין.
    3. כדי למצוא החזקות על משתמש, לוחצים על החזקות משתמשים.
    4. כדי למצוא את ההשעיות של קבוצות, לוחצים על השעיות של קבוצות.
  3. מסמנים את התיבה לצד ההקפאה שרוצים למחוק.
  4. למעלה, לוחצים על מחיקה.

    הערה: כשמוחקים החזקה לצורך משפטי, יכול להיות שהנתונים יימחקו לצמיתות באופן מיידי אם לא חלים עליהם כללי שמירה או החזקות אחרות. המשך לפעו בזהירות.

  5. מאשרים שרוצים למחוק את ההקפאה וללחוץ על מחיקה.

בדיקה של המשתמשים שנמצאים בהמתנה

  1. נכנסים אל vault.google.com.
  2. לוחצים על דוחות.
  3. לוחצים על משתמש החזקות. כל המשתמשים שנמצאים בהמתנה מופיעים ברשימה.
  4. כדי לראות לאיזה עניין ההשעיה שייכת, לוחצים על ההשעיה.