Deze pagina is vertaald door de Cloud Translation API.

Bewaar Gmail-berichten met Vault.

Google Vault is bedoeld voor beheerders en juridisch personeel. Voordat u Vault kunt gebruiken, moet uw Google Workspace-beheerder uw account instellen. Wie is mijn beheerder?

In dit artikel wordt uitgelegd hoe u Gmail-berichten in Google Vault kunt bewaren.

Als onderdeel van het informatiebeheerplan van uw organisatie kunt u bepalen hoe lang Gmail-berichten in Google Vault worden bewaard. Gebruik bewaarregels om in te stellen hoe lang berichten bewaard moeten blijven en wanneer ze eventueel verwijderd moeten worden.

Om gegevens die aan specifieke voorwaarden voldoen gedurende een bepaalde tijd te bewaren, maakt u een aangepaste bewaarregel aan. Om alle servicegegevens voor alle gelicentieerde accounts gedurende een bepaalde tijd te bewaren, maakt u een standaard bewaarregel aan.

Belangrijke informatie over het bewaren van gegevens in Gmail

Voordat u bewaarregels instelt, raden we u ten zeerste aan om te lezen hoe het bewaren van gegevens werkt en de Gmail-berichten te bekijken die in Vault worden ondersteund .

Belangrijk gedrag met betrekking tot het behouden van Gmail-gebruikers

Wanneer een bericht in bewaring is genomen, kan Gmail het bericht niet verwijderen, zelfs niet nadat alle toepasselijke bewaartermijnen zijn verstreken.
Aangepaste bewaarregels voor Gmail hebben altijd voorrang op de standaard bewaarregels van Gmail.
Wanneer er meerdere aangepaste bewaarregels op een bericht van toepassing zijn, bewaart Gmail het bericht gedurende de periode die is vastgesteld door de regel met de bewaartermijn die als laatste afloopt.
Het 30-dagen bewaarbeleid van Gmail kan ervoor zorgen dat berichten pas later worden verwijderd.

Aanvullend bewaargedrag van Gmail

Welke gegevens kunnen worden bewaard?

Bedekt:

Berichten en hun bijlagen die door gebruikers binnen uw organisatie zijn verzonden, ontvangen of opgesteld.
Vertrouwelijke berichten verzonden door gebruikers binnen uw organisatie.

Niet gedekt:

Gekoppelde bestanden
E-mailindelingen
Berichten die via andere Google-services worden verzonden, zoals Agenda of Google Docs, tenzij uitgebreide berichtopslag is ingeschakeld.
Dynamische inhoud in dynamische berichten
Verworpen concepten en automatisch opgeslagen versies van concepten

Zie Ondersteunde services en gegevenstypen voor meer informatie.

Wanneer Gmail-berichten worden verwijderd

Om een bericht in Gmail te verwijderen, moet het aan de criteria van zowel Vault als Gmail voldoen:

Het wordt niet bewaard volgens bepaalde bewaarregels.
Het is niet in de wacht gezet.
Het heeft al minstens 30 dagen het door Gmail automatisch gegenereerde label ^deleted .

Vault staat Gmail niet toe een bericht te verwijderen als het bericht onderworpen is aan een bewaarregel of een blokkering. Nadat alle toepasselijke bewaartermijnen en blokkeringen zijn verlopen, beoordeelt Gmail of het bericht kan worden verwijderd op basis van hoe lang het bericht het label ^deleted heeft.

Wanneer het label ^deleted wordt toegepast

Gmail voegt het label ^deleted toe aan berichten die in aanmerking komen om uit de systemen van Google te worden verwijderd. Een bericht krijgt dit label wanneer een van de volgende acties plaatsvindt:

Gmail-gebruikers legen hun prullenbak of selecteren berichten in de prullenbak en klikken op 'Definitief verwijderen' .
Gmail verwijdert automatisch een bericht dat 30 dagen in de prullenbak heeft gestaan.
De bewaartermijn eindigt voor een bericht dat nog niet het label ^deleted heeft.
Gmail-gebruikers verwijderen conceptberichten.

Het label ^deleted verbergt berichten voor Gmail-gebruikers, en gebruikers kunnen deze berichten niet herstellen zonder hulp van een Google Workspace-beheerder. U kunt echter nog steeds berichten met dit label zoeken en exporteren via Vault totdat deze berichten definitief worden verwijderd.

Het 30-dagen bewaarbeleid van Gmail

Gmail hanteert een bewaarbeleid waarbij berichten minimaal 30 dagen bewaard blijven nadat het label ^deleted is toegevoegd. Dit beleid heeft voorrang op alle bewaarregels van de Vault die binnen die 30 dagen verlopen.

Om beter te begrijpen hoe het 30-dagen bewaarbeleid van Gmail van invloed is op wanneer berichten worden verwijderd, kunt u de voorbeelden van berichtbewaring bekijken.

Gmail-conversaties worden anders behandeld dan individuele berichten.

Voor e-mailconversaties gelden de volgende bewaarregels:

Als één bericht in een conversatie door een bewaarregel of -blokkering wordt vastgehouden, wordt de hele conversatie vastgehouden.
Bewaarregels op basis van labels gebruiken de datum van het meest recent gelabelde bericht in een gesprek voor bewaardoeleinden.

Als een bewaarregel bijvoorbeeld berichten met het label 'project-A' 365 dagen bewaart en het eerste bericht in een gesprek dit label heeft, worden alle berichten in dat gesprek 365 dagen bewaard vanaf het moment dat het eerste bericht is verzonden. Als een later bericht in het gesprek ook het label 'project-A' krijgt, worden alle berichten in dat gesprek 365 dagen bewaard vanaf het moment dat dat latere bericht is verzonden. Nadat de bewaarregel is verlopen en Gmail de berichten met het label heeft verwijderd, kan het tot 24 uur duren voordat ook berichten zonder label worden verwijderd.

De regels gelden voor labels, maar niet voor geneste sublabels.

Als u een aangepaste bewaarregel maakt op basis van een Gmail-label, is de regel niet van toepassing op eventuele geneste sublabels. Sublabels worden niet meegenomen omdat ze niet direct het label bevatten waarop de regel is gebaseerd.

Een gebruiker heeft bijvoorbeeld een label 'Bonnen' en een sublabel daaronder met de naam ' Reizen ' . Als u een bewaarregel instelt voor 'Bonnen' , worden de berichten onder 'Reizen' niet bewaard, omdat ze niet direct het label 'Bonnen' hebben.

Bijlagen die vanuit Gmail aan Drive worden toegevoegd, vallen onder de bewaarregels van Drive.

Wanneer een bijlage bij een Gmail-bericht via de functie 'Toevoegen aan Drive' aan Drive wordt toegevoegd, wordt er een kopie van die bijlage in Drive gemaakt. Het Gmail-bericht en de bijlage vallen onder het bewaarbeleid van Gmail. De kopie in Drive valt onder het bewaarbeleid van Drive.

Voorbeelden van bewaarregels in Gmail en hun effect

Voorbeeld van een standaardregel: Alle berichten voor onbepaalde tijd bewaren.

Deze standaardregel zorgt ervoor dat alle Gmail-berichten in de geselecteerde organisatie-eenheid voor onbepaalde tijd bewaard blijven. Gebruikers kunnen nog steeds berichten verwijderen en berichten worden na 30 dagen of wanneer de gebruiker de prullenbak leegt, uit de prullenbak verwijderd. De berichten blijven echter doorzoekbaar en exporteerbaar voor Vault-beheerders.

Regelconfiguratie

Duur: Onbepaalde tijd

Effect op verzonden en ontvangen berichten

Gebruikersactie met betrekking tot een verzonden of ontvangen bericht.	Wanneer Gmail het label `^deleted` toepast	Wanneer Gmail het bericht verwijdert
De gebruiker doet niets met het bericht.	Nooit	Nooit
De gebruiker verplaatst het bericht naar de prullenbak en leegt de prullenbak 1 dag nadat het bericht is verzonden.	1 dag na verzending	Nooit
De gebruiker verplaatst het bericht 1 dag nadat het is verzonden naar de prullenbak (maar leegt de prullenbak niet).	31 dagen na verzending verwijdert Gmail het bericht automatisch uit de prullenbak.	Nooit

Effect op conceptberichten

Gebruikersactie op een conceptbericht	Wanneer Gmail het label `^deleted` toepast	Wanneer Gmail het bericht verwijdert
De gebruiker schrijft een conceptbericht, maar verzendt het niet.	Nooit	Nooit
De gebruiker schrijft een conceptbericht en verwijdert het zonder het te verzenden.	Wanneer de gebruiker het concept verwijdert	30 dagen nadat de gebruiker het concept heeft verwijderd (vanwege het 30-dagen bewaarbeleid van Gmail)

Voorbeeld van een aangepaste regel: Verwijder alleen berichten die na 365 dagen zijn verwijderd.

Met deze regel kan Gmail alleen berichten verwijderen die voor de geselecteerde organisatie-eenheid bestemd zijn en die na 365 dagen permanent worden verwijderd (uit de prullenbak worden gehaald).

Regelconfiguratie

Duur: 365 dagen
Actie na vervaldatum: Verwijder alleen permanent verwijderde berichten.

Effect op verzonden en ontvangen berichten

Gebruikersactie met betrekking tot een verzonden of ontvangen bericht.	Wanneer Gmail het label `^deleted` toepast	Wanneer Gmail het bericht verwijdert
De gebruiker doet niets met het bericht.	Nooit	Nooit
De gebruiker verplaatst het bericht naar de prullenbak en leegt de prullenbak 1 dag nadat het bericht is verzonden.	1 dag na verzending	365 dagen na verzending
De gebruiker verplaatst het bericht 1 dag nadat het is verzonden naar de prullenbak (maar leegt de prullenbak niet).	31 dagen na verzending verwijdert Gmail het bericht automatisch uit de prullenbak.	365 dagen na verzending
De gebruiker verplaatst het bericht naar de prullenbak en leegt de prullenbak 360 dagen nadat het bericht is verzonden.	360 dagen na verzending	390 dagen na verzending (30 dagen nadat de prullenbak is geleegd vanwege het 30-dagen bewaarbeleid van Gmail)
De gebruiker verplaatst het bericht 400 dagen nadat het is verzonden naar de prullenbak (maar leegt de prullenbak niet).	430 dagen na verzending, wanneer Gmail het bericht automatisch uit de prullenbak verwijdert.	460 dagen na verzending (30 dagen nadat Gmail het bericht uit de prullenbak heeft verwijderd vanwege het 30-dagen bewaarbeleid van Gmail)

Effect op conceptberichten

Gebruikersactie op een conceptbericht	Wanneer Gmail het label `^deleted` toepast	Wanneer Gmail het bericht verwijdert
De gebruiker schrijft een conceptbericht, maar verzendt het niet.	Nooit	Nooit
De gebruiker schrijft een conceptbericht en verwijdert het zonder het te verzenden.	Wanneer de gebruiker het concept verwijdert	30 dagen nadat de gebruiker het concept heeft verwijderd (vanwege het 30-dagen bewaarbeleid van Gmail)

Voorbeeld van een aangepaste regel: Berichten na 365 dagen verwijderen.

Met deze regel kan Gmail na 365 dagen alle berichten voor de geselecteerde organisatie-eenheid verwijderen, inclusief concepten en berichten die gebruikers niet hebben verwijderd.