שמירת אירועים מיומן Google באמצעות Vault

כדי לנהל את המדיניות שלכם לגבי מידע, אתם יכולים לקבוע למשך כמה זמן יישמרו אירועים ביומן Google. בעזרת כללי שימור אפשר לקבוע את משך הזמן לשמירת אירועים ומתי למחוק אותם, אם בכלל. לדוגמה, אתם יכולים להגדיר שחלק מהאירועים יישמרו למשך 7 שנים,

כדי לוודא שהנתונים תואמים לתנאים מסוימים לתקופת זמן מסוימת, אפשר ליצור כלל שמירה מותאם אישית. כדי לשמור את כל נתוני השירות של כל החשבונות עם הרישיון לתקופת זמן מוגדרת, אפשר ליצור כלל ברירת מחדל לשמירה.

מידע חשוב על Calendar ושמירה

לפני שמגדירים כללי שמירה מומלץ מאוד לקרוא את ההסבר על שמירת נתונים ולבדוק אילו אירועים ביומן נתמכים ב-Vault.

מידע על תקופות שמירה

התחלה של תקופת השמירה

תקופת השמירה מתחילה כשהאירוע מסתיים.

באירועים שנמשכים כל היום, אזור הזמן של היומן שבו האירוע נשמר קובע מתי האירוע מסתיים. אם לא מוגדר לאירוע שעת סיום, המערכת משתמשת במשך האירוע שמוגדר כברירת מחדל – שעה אחת.

שיקולים נוספים לגבי תקופות שמירה

עותקים של אירועים למשתתפים

• אם העותק של מארגן האירוע נמחק (באופן ידני או בגלל כלל שמירה), גם העותק של המשתתף נמחק ולא מוצג בפח.
• כשעותק של אירוע למשתתף נמחק (באופן ידני או בגלל כלל שמירה), המארגן מקבל סטטוס תגובה נדחתה אם הוא בארגון שלכם. אם המארגן לא שייך לארגון שלכם, הוא לא יקבל תשובה.

אירועים חוזרים

אירועים חוזרים ביומן מאוחסנים כאירוע אחד, ולא כאירועים נפרדים. אירוע חוזר מסתיים כשהמופע האחרון בסדרה מסתיים או כשהוא מגיע למגבלה של 730 מופעים ביומן. כשמסתיים תקופת השמירה של אירוע חוזר, Vault מוחק את כל סדרת האירועים.

אירוע חוזר יכול להתפצל ל-2 סדרות נפרדות (לדוגמה, כשמשתמש משנה את התדירות של מופע של אירוע מיומי לשבועי ומחיל את השינוי על האירוע הזה ועל האירועים הבאים). אם הסדרה הראשונה כבר עברה את תאריך השמירה שלה, היא נמחקת. ‫Vault שומר את האירוע החוזר המעודכן החל מהאירוע הזה.

יצירה של כלל שמירה מותאם אישית ביומן

1. נכנסים אל vault.google.com.
2. לוחצים על שמירה כללים מותאמים אישית יצירה.
3. בקטע שירות, בוחרים באפשרות יומן המשך.
4. לצד היקף, בוחרים יחידה ארגונית שהכלל המותאם אישית לשמירת נתונים יחול עליה ולוחצים על המשך.
5. (אופציונלי) כדי לשמור הודעות שהכלל חל עליהן באופן קבוע, בקטע משך הזמן והפעולה, לוחצים על ללא הגבלת זמן, ואז עוברים לשלב 8.
6. (אופציונלי) כדי להגדיר שההודעות יימחקו אחרי פרק זמן מסוים, בוחרים באפשרות תקופת שמירה בקטע משך זמן ופעולה ומזינים את מספר הימים, מ-1 עד 36,500.
7. בוחרים מה יקרה בסיום תקופת השמירה:
   • רק אירועים שנמחקו מיומנים ראשיים יימחקו לצמיתות – יימחקו לצמיתות אירועים שתוקפם פג שנמחקו על ידי משתמשים ולא נמצאים יותר באשפה. המשתמשים לא מצפים שהם יישמרו.
   • מחיקה לצמיתות של כל האירועים מהיומנים הראשיים – כל האירועים מיומנים ראשיים שהתוקף שלהם פג יימחקו לצמיתות.
8. לוחצים על יצירה.
9. אם מגדירים תקופת שמירה, מערכת Vault מבקשת לאשר שמבינים את ההשפעות של הכלל. מסמנים את התיבות ולוחצים על אישור.

יצירה של כלל ברירת מחדל לשמירה ב-Calendar

1. נכנסים אל vault.google.com.
2. לוחצים על שמירה. תיפתח רשימה של כללי ברירת מחדל.
3. לוחצים על סמל היומן .
4. בוחרים כמה זמן לשמור את האירועים:
   • כדי לשמור הודעות שתואמות לכלל הזה באופן סופי, בוחרים באפשרות ללא הגבלת זמן.
   • כדי למחוק את כל ההודעות אחרי פרק זמן מוגדר, בוחרים באפשרות תקופת שמירה ומזינים את מספר הימים, מ-1 עד 36,500.
5. אם בחרתם באפשרות תקופת שמירה בשלב 4, בוחרים אילו אירועים יימחקו באופן סופי אחרי שתקופת השמירה תסתיים:
   • רק אירועים שנמחקו מיומנים ראשיים יימחקו לצמיתות – האפשרות הזו מוחקת לצמיתות אירועים פגי תוקף שכבר נמחקו. למשתמשים אין גישה אליהם והם לא מצפים שהם יישמרו.
   • מחיקה לצמיתות של כל האירועים מהיומנים הראשיים – כל האירועים מיומנים ראשיים שהתוקף שלהם פג יימחקו לצמיתות.
6. לוחצים על שמירה.
7. מערכת Vault תבקש מכם לאשר שהבנתם את ההשפעות של הכלל. מסמנים את התיבות ולוחצים על אישור.

מחיקה של כלל שמירה ביומן

1. נכנסים אל vault.google.com.
2. לוחצים על שמירה ואז בוחרים באפשרות כללי ברירת מחדל או כללים מותאמים אישית.
3. בוחרים אפשרות. כדי למחוק כלל:
   • כלל מותאם אישית – מצביעים על הכלל ולוחצים על מחיקה.
   • כלל ברירת מחדל – מצביעים על סמל היומן ולוחצים על מחיקה.
4. כדי לאשר לוחצים על מחיקה.