שמירת נתונים של Google Meet באמצעות Vault

כחלק מתוכנית ניהול המידע של הארגון, אתם יכולים לקבוע למשך כמה זמן יישמרו ב-Google Vault ההקלטות והיומנים של Google Meet. בעזרת כללי שימור אפשר לקבוע את משך הזמן לשמירת נתונים ב-Meet ואת הזמן שבו הם יימחקו, אם בכלל.

כברירת מחדל, נתוני Meet כפופים לכללי השמירה של Google Drive כי הקבצים מאוחסנים ב-Drive. כדי לנהל את השמירה של נתונים ב-Meet בנפרד מפריטים אחרים ב-Drive, אפשר להגדיר כללי שמירה ספציפיים ל-Meet. הכללים האלה לא יחולו עד שתפעילו את כללי השמירה של Meet בהגדרות השמירה של Vault.

כדי לוודא שהנתונים תואמים לתנאים מסוימים לתקופת זמן מסוימת, אפשר ליצור כלל שמירה מותאם אישית. כדי לשמור את כל נתוני השירות של כל החשבונות עם הרישיון לתקופת זמן מסוימת, אפשר ליצור כלל ברירת מחדל לשמירה.

מידע חשוב על Meet ושמירה

לפני שמגדירים כללי שמירה מומלץ מאוד לקרוא את ההסבר על שמירת נתונים ולבדוק אילו סוגים של נתונים ב-Meet נתמכים ב-Vault.

הגדרת כלל שמירה מותאם אישית ל-Meet

1. נכנסים אל vault.google.com.
2. לוחצים על שמירה כללים מותאמים אישית יצירה.
3. בקטע 'שירות', בוחרים באפשרות Meet ולוחצים על המשך.
4. בוחרים ישות:
   • יחידה ארגונית: החלת הכלל על יחידה ארגונית ספציפית:
     1. לוחצים על השדה ובוחרים יחידה ארגונית.
     2. (אופציונלי) כדי להחיל את הכלל על תיקיות אחסון שיתופי שחשבונות ביחידה הארגונית שנבחרה הם חברים בהן, מפעילים את האפשרות כולל תוצאות מתיקיות אחסון שיתופי.
   • כל תיקיות האחסון השיתופי: החלת הכלל על כל תיקיות האחסון השיתופי בארגון.
   • תיקיות אחסון שיתופי מסוימות: החלת הכלל על תיקיית אחסון שיתופי ששותפה עם חשבון ספציפי.
     1. לוחצים על הוספה של תיקיות אחסון שיתופי.
     2. מזינים חשבון אחד או יותר ולוחצים על חיפוש.
     3. בוחרים תיקיית אחסון שיתופי אחת או יותר.
     4. לוחצים על הוספה.
5. לוחצים על המשך.
6. בוחרים כמה זמן לשמור את הקבצים:
   • כדי לשמור לצמיתות קבצים שחלים עליהם הכללים האלה, בוחרים באפשרות ללא הגבלת זמן.
   • כדי למחוק קבצים אחרי פרק זמן מוגדר:
     1. לוחצים על תקופת שמירה.
     2. מזינים את מספר הימים של תקופת השמירה, בין 1 ל-36,500.
     3. בוחרים מתי להתחיל את תקופת השמירה של הקובץ:
        1. כדי להתחיל את השמירה על סמך אירוע שקשור לקובץ, לוחצים על תחילת תקופת השמירה בוחרים באפשרות תאריך היצירה, תאריך השינוי או תאריך ההעברה לאשפה.
        2. כדי להתחיל את השמירה על סמך תנאי של שדה תאריך של תווית ב-Drive (ראו שלב 6), לוחצים על תחילת תקופת השמירה בוחרים באפשרות התאריך שמוגדר בשדה התאריך של התווית. ואז בוחרים שדה תאריך. תקופת השמירה של פריט מתחילה בערך של שדה התאריך הזה.
     4. בוחרים מה לעשות עם הקבצים כשתקופת השמירה מסתיימת:
        • רק פריטים שכבר נמחקו סופית יימחקו לצמיתות – האפשרות הזו מוחקת לצמיתות פריטים שהתוקף שלהם פג ושנמחקו מתיקיית האשפה. למשתמשים אין גישה לאירועים האלה והם לא מצפים שהאירועים יישמרו. כדי למחוק לצמיתות רק קבצים שכבר נמחקו מתיקיית האשפה של המשתמשים, בוחרים באפשרות הזו.
        • מחיקה לצמיתות של כל הפריטים המאוחסנים ב-Drive של כל משתמש, כולל פריטים שלא נמחקו סופית – האפשרות הזו מוחקת לצמיתות את כל הפריטים שהתוקף שלהם פג, כולל פריטים בתיקיות של המשתמשים ב-Drive. עשויים להימחק לצמיתות גם פריטים שהמשתמשים מצפים שיישמרו. כדי למחוק באופן סופי את כל הקבצים, כולל קבצים שלא נמחקו, בוחרים באפשרות הזו.

7. אם מגדירים משך זמן, צריך לבחור מה לעשות עם הנתונים אחרי שתקופת השמירה תסתיים:

   • כדי למחוק לצמיתות רק את הנתונים שהמשתמשים מחקו, בוחרים באפשרות הראשונה.

   • כדי למחוק לצמיתות את כל הנתונים, בוחרים באפשרות השנייה. הכלל הזה יכול למחוק באופן סופי נתונים שנמחקו ונתונים ב-Drive של המשתמשים.

     אזהרה: אם הפעלתם כללים ייעודיים ל-Meet, מערכת Vault תאפשר ל-Meet למחוק באופן מיידי נתונים שעברו את משך השמירה כשתצרו כלל. הקבצים האלה עשויים לכלול נתונים שהמשתמשים מצפים שיישמרו. אל תמשיכו לשלב הבא עד שתהיו בטוחים שהכלל מוגדר בצורה נכונה.

8. לוחצים על יצירה. אם הגדרתם תקופת שמירה, מסמנים את תיבת האישור ולוחצים על אישור.

הגדרת כלל ברירת המחדל לשמירה ב-Meet

כשמפעילים את כלל ברירת המחדל לשמירה ב-Meet, הוא חל על כל הנתונים ב-Meet שלא חל עליהם כלל מותאם אישית או מצב החזקה לצורך משפטי, כולל הקלטות בתיקייה 'האחסון שלי' ובתיקיות האחסון השיתופי.

1. נכנסים אל vault.google.com.
2. לוחצים על שמירה. תיפתח רשימה של כללי ברירת מחדל לשימור.
3. לוחצים על Meet .
4. בוחרים כמה זמן לשמור את הקבצים:
   • כדי לשמור לצמיתות קבצים שחלים עליהם הכללים האלה, בוחרים באפשרות ללא הגבלת זמן.
   • כדי למחוק קבצים אחרי פרק זמן מוגדר:
     1. לוחצים על תקופת שמירה.
     2. מזינים את מספר הימים של תקופת השמירה, בין 1 ל-36,500.
     3. בוחרים מתי להתחיל את תקופת השמירה של הקובץ:
        1. כדי להתחיל את השמירה על סמך אירוע שקשור לקובץ, לוחצים על תחילת תקופת השמירה בוחרים באפשרות תאריך היצירה, תאריך השינוי או תאריך ההעברה לאשפה.
        2. כדי להתחיל את השמירה על סמך תנאי של שדה תאריך של תווית ב-Drive (ראו שלב 6), לוחצים על תחילת תקופת השמירה בוחרים באפשרות התאריך שמוגדר בשדה התאריך של התווית. ואז בוחרים שדה תאריך. תקופת השמירה של פריט מתחילה בערך של שדה התאריך הזה.
     4. בוחרים מה לעשות עם הקבצים כשתקופת השמירה מסתיימת:
        • רק פריטים שכבר נמחקו סופית יימחקו לצמיתות – האפשרות הזו מוחקת לצמיתות פריטים שהתוקף שלהם פג ושנמחקו מתיקיית האשפה. למשתמשים אין גישה לאירועים האלה והם לא מצפים שהאירועים יישמרו. כדי למחוק לצמיתות רק קבצים שכבר נמחקו מתיקיית האשפה של המשתמשים, בוחרים באפשרות הזו.
        • מחיקה לצמיתות של כל הפריטים המאוחסנים ב-Drive של כל משתמש, כולל פריטים שלא נמחקו סופית – האפשרות הזו מוחקת לצמיתות את כל הפריטים שהתוקף שלהם פג, כולל פריטים בתיקיות של המשתמשים ב-Drive. עשויים להימחק לצמיתות גם פריטים שהמשתמשים מצפים שיישמרו. כדי למחוק באופן סופי את כל הקבצים, כולל קבצים שלא נמחקו, בוחרים באפשרות הזו.

5. אם מגדירים משך זמן, צריך לבחור מה לעשות עם הנתונים אחרי שתקופת השמירה מסתיימת:

   • כדי למחוק לצמיתות רק את הנתונים שהמשתמשים מחקו, בוחרים באפשרות הראשונה.

   • כדי למחוק לצמיתות את כל הנתונים, בוחרים באפשרות השנייה. הכלל הזה יכול למחוק באופן סופי נתונים שנמחקו ונתונים ב-Drive של המשתמשים.

     אזהרה: אם הפעלתם כללים ייעודיים ל-Meet, מערכת Vault תאפשר ל-Meet למחוק לצמיתות נתונים שעברו את תקופת השמירה מיד אחרי שתשמרו את הכלל. הנתונים האלה עשויים לכלול קבצים שהמשתמשים מצפים שיישמרו. אל תמשיכו לשלב הבא עד שתהיו בטוחים שהכלל מוגדר בצורה נכונה.

6. לוחצים על שמירה. מערכת Vault תבקש מכם לאשר שהבנתם את ההשפעות של הכלל. מסמנים את התיבות ולוחצים על אישור כדי לשמור את הכלל.

   הערה: שיחות ב-Meet שמתנהלות בצ'אט מתמשך נחשבות למרחבים ב-Chat, והן כפופות למדיניות של Chat. פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא שמירת הודעות ב-Google Chat באמצעות Vault.

(אופציונלי) הפעלה של כללי שימור ייעודיים ל-Meet

ההקלטות ב-Meet נשמרות בהתאם לכללי השימור ב-Drive עד שמשנים את ההגדרות ב-Vault ומפעילים את כללי השימור ב-Meet.

כדי להחיל כללי שימור של Meet על הקלטות של Meet ועל יומנים שקשורים אליהן במקום על כללי שימור של Drive:

1. נכנסים אל vault.google.com.
2. לוחצים על שמירה הגדרות.
3. לצד Meet, בוחרים באפשרות נשמר מתוקף כלל של Meet.
4. לוחצים על שמירה.