שמירת נתונים של Google Sites באמצעות Vault

במסגרת תוכנית ניהול המידע של הארגון, אתם יכולים לקבוע למשך כמה זמן יישמרו הנתונים של Google Sites. בעזרת כללי שימור אפשר לקבוע את משך הזמן לשמירת אתרים ומתי למחוק אותם, אם בכלל. כברירת מחדל, אתרים נשמרים בהתאם לכללי שמירה ספציפיים ל-Sites. כדי לשמור אתרים כמו קבצים אחרים ב-Drive, אתם יכולים להשבית את הכללים של Google Sites. לאחר מכן, אתרי Sites נשמרים בהתאם לכללי השימור של Drive כי הם מאוחסנים ב-Drive.

כדי לוודא שהנתונים תואמים לתנאים מסוימים לתקופת זמן מסוימת, אפשר ליצור כלל שמירה מותאם אישית. כדי לשמור את כל נתוני השירות של כל החשבונות עם הרישיון לתקופת זמן מסוימת, אפשר ליצור כלל ברירת מחדל לשמירה.

מידע חשוב על Sites ושמירה

לפני שמגדירים כללי שמירה מומלץ מאוד לקרוא את ההסבר על שמירת נתונים ולבדוק אילו סוגים של נתונים נתמכים ב-Sites.

הגדרת כלל שמירה מותאם אישית ל-Sites

1. נכנסים אל vault.google.com.
2. לוחצים על שמירה כללים מותאמים אישית יצירה.
3. בוחרים באפשרות Sites ולוחצים על המשך.
4. בוחרים ישות:
   • יחידה ארגונית: החלת הכלל על יחידה ארגונית ספציפית:
     1. לוחצים על השדה ובוחרים יחידה ארגונית.
     2. (אופציונלי) כדי להחיל את הכלל על תיקיות אחסון שיתופי שחשבונות ביחידה הארגונית שנבחרה הם חברים בהן, מפעילים את האפשרות כולל תוצאות מתיקיות אחסון שיתופי.
   • כל תיקיות האחסון השיתופי: החלת הכלל על כל תיקיות האחסון השיתופי בארגון.
   • תיקיות אחסון שיתופי מסוימות: החלת הכלל על תיקיית אחסון שיתופי ששותפה עם חשבון ספציפי.
     1. לוחצים על הוספה של תיקיות אחסון שיתופי.
     2. מזינים חשבון אחד או יותר ולוחצים על חיפוש.
     3. בוחרים תיקיית אחסון שיתופי אחת או יותר.
     4. לוחצים על הוספה.
5. לוחצים על המשך.
6. בוחרים כמה זמן לשמור את הקבצים:
   • כדי לשמור לצמיתות קבצים שחלים עליהם הכללים האלה, בוחרים באפשרות ללא הגבלת זמן.
   • כדי למחוק קבצים אחרי פרק זמן מוגדר:
     1. לוחצים על תקופת שמירה.
     2. מזינים את מספר הימים של תקופת השמירה, בין 1 ל-36,500.
     3. בוחרים מתי להתחיל את תקופת השמירה של הקובץ:
        1. כדי להתחיל את השמירה על סמך אירוע שקשור לקובץ, לוחצים על תחילת תקופת השמירה בוחרים באפשרות תאריך היצירה, תאריך השינוי או תאריך ההעברה לאשפה.
        2. כדי להתחיל את השמירה על סמך תנאי של שדה תאריך של תווית ב-Drive (ראו שלב 6), לוחצים על תחילת תקופת השמירה בוחרים באפשרות התאריך שמוגדר בשדה התאריך של התווית. ואז בוחרים שדה תאריך. תקופת השמירה של פריט מתחילה בערך של שדה התאריך הזה.
     4. בוחרים מה לעשות עם הקבצים כשתקופת השמירה מסתיימת:
        • רק פריטים שכבר נמחקו סופית יימחקו לצמיתות – האפשרות הזו מוחקת לצמיתות פריטים שהתוקף שלהם פג ושנמחקו מתיקיית האשפה. למשתמשים אין גישה לאירועים האלה והם לא מצפים שהאירועים יישמרו. כדי למחוק לצמיתות רק קבצים שכבר נמחקו מתיקיית האשפה של המשתמשים, בוחרים באפשרות הזו.
        • מחיקה לצמיתות של כל הפריטים המאוחסנים ב-Drive של כל משתמש, כולל פריטים שלא נמחקו סופית – האפשרות הזו מוחקת לצמיתות את כל הפריטים שהתוקף שלהם פג, כולל פריטים בתיקיות של המשתמשים ב-Drive. עשויים להימחק לצמיתות גם פריטים שהמשתמשים מצפים שיישמרו. כדי למחוק באופן סופי את כל הקבצים, כולל קבצים שלא נמחקו, בוחרים באפשרות הזו.

7. אם מגדירים משך זמן, צריך לבחור מה לעשות באתרים אחרי שתקופת השמירה מסתיימת:

   • כדי למחוק לצמיתות רק אתרים שהמשתמשים מחקו סופית, בוחרים באפשרות הראשונה.

   • כדי למחוק את כל האתרים, בוחרים באפשרות השנייה. הכלל הזה יכול למחוק לצמיתות גם אתרים שנמחקו וגם אתרים שעדיין נמצאים ב-Drive של המשתמשים.

     אזהרה: כללי שמירה ספציפיים ל-Sites מופעלים כברירת מחדל. כשיוצרים כלל ל-Sites, ‏ Vault מאפשר מייד ל-Sites למחוק לצמיתות נתונים שעברו את תקופת השמירה. הנתונים האלה עשויים לכלול אתרים שהמשתמשים מצפים שיישמרו. אל תמשיכו לשלב הבא עד שתהיו בטוחים שהכלל מוגדר בצורה נכונה.

8. לוחצים על יצירה. אם הגדרתם תקופת שמירה, מסמנים את תיבת האישור ולוחצים על אישור.

הגדרת כלל ברירת המחדל לשמירה עבור Sites

כשהכלל מופעל, הוא חל על כל האתרים שלא חל עליהם כלל מותאם אישית או מצב החזקה לצורך משפטי, כולל אתרים בתיקייה 'האחסון שלי' ובתיקיות אחסון שיתופי.

1. נכנסים אל vault.google.com.
2. לוחצים על שמירה. תיפתח רשימה של כללי ברירת מחדל לשימור.
3. לוחצים על סמל האתרים .
4. בוחרים כמה זמן לשמור את הקבצים:
   • כדי לשמור לצמיתות קבצים שחלים עליהם הכללים האלה, בוחרים באפשרות ללא הגבלת זמן.
   • כדי למחוק קבצים אחרי פרק זמן מוגדר:
     1. לוחצים על תקופת שמירה.
     2. מזינים את מספר הימים של תקופת השמירה, בין 1 ל-36,500.
     3. בוחרים מתי להתחיל את תקופת השמירה של הקובץ:
        1. כדי להתחיל את השמירה על סמך אירוע שקשור לקובץ, לוחצים על תחילת תקופת השמירה בוחרים באפשרות תאריך היצירה, תאריך השינוי או תאריך ההעברה לאשפה.
        2. כדי להתחיל את השמירה על סמך תנאי של שדה תאריך של תווית ב-Drive (ראו שלב 6), לוחצים על תחילת תקופת השמירה בוחרים באפשרות התאריך שמוגדר בשדה התאריך של התווית. ואז בוחרים שדה תאריך. תקופת השמירה של פריט מתחילה בערך של שדה התאריך הזה.
     4. בוחרים מה לעשות עם הקבצים כשתקופת השמירה מסתיימת:
        • רק פריטים שכבר נמחקו סופית יימחקו לצמיתות – האפשרות הזו מוחקת לצמיתות פריטים שהתוקף שלהם פג ושנמחקו מתיקיית האשפה. למשתמשים אין גישה לאירועים האלה והם לא מצפים שהאירועים יישמרו. כדי למחוק לצמיתות רק קבצים שכבר נמחקו מתיקיית האשפה של המשתמשים, בוחרים באפשרות הזו.
        • מחיקה לצמיתות של כל הפריטים המאוחסנים ב-Drive של כל משתמש, כולל פריטים שלא נמחקו סופית – האפשרות הזו מוחקת לצמיתות את כל הפריטים שהתוקף שלהם פג, כולל פריטים בתיקיות של המשתמשים ב-Drive. עשויים להימחק לצמיתות גם פריטים שהמשתמשים מצפים שיישמרו. כדי למחוק באופן סופי את כל הקבצים, כולל קבצים שלא נמחקו, בוחרים באפשרות הזו.

5. אם מגדירים משך זמן, צריך לבחור מה לעשות באתרים אחרי שתקופת השמירה מסתיימת:

   • כדי למחוק לצמיתות רק אתרים שנמחקו על ידי משתמשים, בוחרים באפשרות הראשונה.

   • כדי למחוק את כל האתרים, בוחרים באפשרות השנייה. הכלל הזה יכול למחוק לצמיתות גם אתרים שנמחקו וגם אתרים ב-Drive של המשתמשים.

     אזהרה: כללי שמירה ספציפיים ל-Sites מופעלים כברירת מחדל. כשיוצרים כלל ל-Sites, ‏ Vault מאפשר מייד ל-Sites למחוק לצמיתות נתונים שעברו את תקופת השמירה. הנתונים האלה עשויים לכלול אתרים שהמשתמשים מצפים שיישמרו. אל תמשיכו לשלב הבא עד שתהיו בטוחים שהכלל מוגדר בצורה נכונה.

6. לוחצים על שמירה. מערכת Vault תבקש מכם לאשר שהבנתם את ההשפעות של הכלל. מסמנים את התיבות ולוחצים על אישור כדי לשמור את הכלל.

הפעלה או השבתה של כללי שימור ייעודיים ל-Sites

נתונים ב-Sites נשמרים לפי כללי השמירה ב-Sites עד שמשנים את ההגדרות ב-Vault כדי לשמור אתרים לפי כללי השמירה ב-Drive.

כדי לבחור אילו כללים יחולו על אתרים, פועלים לפי השלבים הבאים:

1. נכנסים אל vault.google.com.
2. לוחצים על שמירה הגדרות.
3. לצד Sites, בוחרים באפשרות כלל שימור ל-Sites או באפשרות כלל שימור ל-Drive.
4. לוחצים על שמירה.