שמירה של נתוני Google Voice באמצעות Vault

במסגרת תוכנית ניהול המידע של הארגון, אתם יכולים לקבוע למשך כמה זמן יישמרו הנתונים של Google Voice for Google Workspace. בעזרת כללי שימור אפשר לקבוע את משך הזמן לשמירת הודעות ואת המועד למחיקתן, אם בכלל.

כדי לוודא שהנתונים תואמים לתנאים מסוימים לתקופת זמן מסוימת, אפשר ליצור כלל שמירה מותאם אישית. כדי לשמור את כל נתוני השירות של כל החשבונות עם הרישיון לתקופת זמן מסוימת, אפשר ליצור כלל ברירת מחדל לשמירה.

מידע חשוב על שמירת נתונים ב-Google Voice

לפני שמגדירים כללי שמירה מומלץ מאוד לקרוא את ההסבר על שמירת נתונים ולבדוק אילו נתונים של Voice נתמכים ב-Vault.

הגדרת כלל שמירה מותאם אישית לנתונים שנאספים בזיהוי קולי

1. נכנסים אל vault.google.com.
2. לוחצים על שמירה כללים מותאמים אישית יצירה.
3. בקטע 'שירות', בוחרים באפשרות Voice ולוחצים על המשך.
4. בוחרים יחידה ארגונית להחלת הכלל. לוחצים על השדה ואז על היחידה הארגונית.
5. (אופציונלי) כדי להחיל את הכלל רק על סוגים מסוימים של נתונים שנאספים בזיהוי קולי, מבטלים את הסימון בתיבות של סוגי הנתונים שרוצים להחריג.
6. לוחצים על המשך.
7. בוחרים למשך כמה זמן לשמור את ההודעות:
   • כדי לשמור הודעות שתואמות לכלל הזה באופן קבוע, בוחרים באפשרות ללא הגבלת זמן.
   • כדי להגדיר שההודעות יימחקו אחרי פרק זמן מסוים, בוחרים באפשרות תקופת שמירה ומזינים את מספר הימים, מ-1 עד 36,500.

8. אם הגדרתם משך זמן, אתם צריכים לבחור מה לעשות עם הנתונים אחרי שתקופת השמירה תסתיים:

   • כדי למחוק לצמיתות רק נתונים שכבר נמחקו, בוחרים באפשרות הראשונה.
   • כדי למחוק לצמיתות את כל הנתונים, כולל נתונים שלא נמחקו, בוחרים באפשרות השנייה.

9. לוחצים על יצירה. אם הגדרתם תקופת שמירה, מסמנים את תיבת האישור ולוחצים על אישור.

הגדרת כלל ברירת המחדל לשמירה של נתונים שנאספים בזיהוי קולי

כלל ברירת המחדל לשמירה חל על נתונים ב-Vault שלא חל עליהם כלל מותאם אישית או מצב החזקה לצורך משפטי.

1. נכנסים אל vault.google.com.
2. לוחצים על שמירה. תיפתח רשימה של כללי ברירת מחדל.
3. לוחצים על סמל הקול .
4. בוחרים כמה זמן לשמור את הנתונים:
   • כדי לשמור נתונים שהכלל הזה חל עליהם באופן סופי, בוחרים באפשרות ללא הגבלת זמן.
   • כדי להגדיר מחיקה של הנתונים אחרי פרק זמן מסוים, בוחרים באפשרות תקופת שמירה ומזינים את מספר הימים, מ-1 עד 36,500.
5. אם מגדירים משך זמן, צריך לבחור מה לעשות עם הנתונים אחרי שתקופת השמירה תסתיים:
   • כדי למחוק לצמיתות רק נתונים שכבר נמחקו, בוחרים באפשרות הראשונה.
   • כדי למחוק לצמיתות את כל הנתונים, כולל נתונים שלא נמחקו, בוחרים באפשרות השנייה.

7. לוחצים על שמירה. מערכת Vault תבקש מכם לאשר שהבנתם את ההשפעות של הכלל. מסמנים את התיבות ולוחצים על אישור כדי לשמור את הכלל.