שמירת הודעות ב-Groups באמצעות Vault

כחלק מתוכנית ניהול המידע של הארגון, אתם יכולים לקבוע את משך הזמן שבו הודעות יישמרו בקבוצות. בעזרת כללי שימור אפשר לקבוע את משך הזמן לשמירת הודעות ואת המועד למחיקת ההודעות, אם בכלל.

כדי לוודא שהנתונים תואמים לתנאים מסוימים לתקופת זמן מסוימת, אפשר ליצור כלל שמירה מותאם אישית. כדי לשמור את כל נתוני השירות של כל החשבונות עם הרישיון לתקופת זמן מסוימת, אפשר ליצור כלל ברירת מחדל לשמירה.

מידע חשוב על קבוצות ושמירה

לפני שמגדירים כללי שמירה מומלץ מאוד לקרוא את ההסבר על שמירת נתונים ולבדוק אילו הודעות מקבוצות Google נתמכות ב-Vault.

הגדרת כלל שמירה מותאם אישית לקבוצות

1. נכנסים אל vault.google.com.
2. לוחצים על שמירה כללים מותאמים אישית יצירה.
3. בוחרים באפשרות קבוצות בשדה 'שירות' ולוחצים על המשך.
4. בוחרים את הקבוצות שהכלל יחול עליהן:
   • קבוצות ספציפיות – מזינים את כתובות האימייל של קבוצה אחת או יותר.
   • כל הקבוצות – החלת הכלל על כל הקבוצות בארגון.
5. לוחצים על המשך.
6. (אופציונלי) בוחרים את התנאים שצריכים להתקיים כדי שהכלל הזה יחול על הודעות:
   • מזינים ערכים של תאריך השליחה. אם מציינים רק תאריך התחלה, הכלל חל על כל ההודעות שנשלחות אחרי התאריך הזה. אם מציינים רק תאריך סיום, הכלל חל על כל ההודעות שנשלחו לפני התאריך הזה.
   • מזינים תנאים שההודעות צריכות להתאים להם. אפשר להשתמש בכל אופרטורי החיפוש הנתמכים, למעט התווים הכלליים לחיפוש (*).
7. בוחרים למשך כמה זמן לשמור את ההודעות:
   • כדי לשמור הודעות שתואמות לכלל הזה באופן קבוע, בוחרים באפשרות ללא הגבלת זמן.
   • כדי להגדיר שההודעות יימחקו אחרי פרק זמן מסוים, בוחרים באפשרות תקופת שמירה ומזינים את מספר הימים, מ-1 עד 36,500.

8. אם מגדירים תקופת שמירה, צריך לבחור מה לעשות עם ההודעות כשתקופת השמירה מסתיימת:

   • כדי למחוק לצמיתות רק הודעות שכבר נמחקו, בוחרים באפשרות הראשונה.
   • כדי למחוק לצמיתות את כל ההודעות, כולל הודעות שלא נמחקו, בוחרים באפשרות השנייה.

9. לוחצים על יצירה. אם הגדרתם תקופת שמירה, מסמנים את תיבת האישור ולוחצים על אישור.

הגדרת כלל ברירת המחדל לשמירה עבור קבוצות

כלל ברירת המחדל לשמירה חל על הודעות בקבוצות שלא חל עליהן כלל מותאם אישית או מצב החזקה לצורך משפטי.

1. נכנסים אל vault.google.com.
2. לוחצים על שמירה. תיפתח רשימה של כללי ברירת מחדל.
3. לוחצים על סמל הקבוצות .
4. בוחרים למשך כמה זמן לשמור את ההודעות:
   • כדי לשמור הודעות שתואמות לכלל הזה באופן סופי, בוחרים באפשרות ללא הגבלת זמן.
   • כדי להגדיר שההודעות יימחקו אחרי פרק זמן מסוים, בוחרים באפשרות תקופת שמירה ומזינים את מספר הימים, מ-1 עד 36,500.

5. אם מגדירים תקופת שמירה, צריך לבחור מה לעשות עם ההודעות כשתקופת השמירה מסתיימת:

   • כדי למחוק לצמיתות רק הודעות שכבר נמחקו, בוחרים באפשרות הראשונה.
   • כדי למחוק לצמיתות את כל ההודעות, כולל הודעות שלא נמחקו, בוחרים באפשרות השנייה.

6. לוחצים על שמירה. מערכת Vault תבקש מכם לאשר שהבנתם את ההשפעות של הכלל. מסמנים את התיבות ולוחצים על אישור כדי לשמור את הכלל.