Om du vill göra upprepade sökningar i Arkiv enklare kan du spara en sökfråga och köra den igen senare. Sparade sökfrågor är särskilt användbara när du vill hitta samma eller liknande data upprepade gånger som en del av ett eDiscovery-projekt i Google Workspace.
En sparad sökfråga kan hämta samma resultat eller inkludera data som har lagts till sedan du körde sökfrågan senast. Om sökfrågan till exempel innehåller ett slutdatum returneras samma resultat som när du körde sökfrågan första gången. Om sökfrågan inte innehåller ett slutdatum returneras de ursprungliga resultaten plus all ny data som uppfyller sökkriterierna.
Obs! När du sparar en sökfråga sparar Arkiv inte data som returneras när du kör sökfrågan. Om du vill bevara sökresultaten i sitt nuvarande tillstånd kan du exportera sökresultaten. En sparad sökfråga är dessutom endast tillgänglig i ärendet där den har sparats. Om du sparar en sökfråga i ett ärende kan du inte komma åt den sparade sökfrågan i ett annat ärende.
Spara en sökfråga
- Skapa sökningen i Vault om du inte redan har gjort det:
- Logga in på vault.google.com.
- Klicka på Ärenden.
- Om ärendet finns öppnar du det genom att klicka på det. I annat fall skapar du ett ärende så här:
- Klicka på Skapa.
- Ange ett namn på ärendet och eventuellt en beskrivning.
- Klicka på Skapa.
- På fliken Sök väljer du en tjänst och anger sökparametrar. Mer information om hur du söker efter en tjänst och vad sökningen returnerar finns i stegen för tjänsten: Gmail, Drive och Meet, Grupper, Google Chat, Voice.
- Klicka på Spara högst upp i sökrutan.
- Ge sökfrågan ett beskrivande namn och klicka på OK. Den sparade sökfrågan är nu tillgänglig för alla användare som har åtkomst till ärendet.
- (Valfritt) Om du eller ditt team ofta kommer att köra den sparade sökfrågan kan du spara sökfrågan som bokmärke i webbläsaren. Du kan även kopiera webbadressen till den sparade frågan och dela den med ditt team.
Lär dig nu att:
Köra en sparad fråga
- Logga in på vault.google.com.
- Klicka på Ärenden och klicka på ärendet med den sparade sökfrågan som du vill köra.
- Klicka på Visa sparade sökfrågor på fliken Sök.
- Klicka på den sökfråga du vill köra i panelen som öppnas. Om du redan har fyllt i vissa sökparametrar kan du låta Arkiv läsa in den sparade frågan genom att klicka på Ersätt.
- Klicka på Sök för att köra sökfrågan som den är.
Redigera en sparad sökfråga
- Logga in på vault.google.com.
- Klicka på Ärenden och klicka på ärendet med den sparade sökfrågan du vill redigera.
- Klicka på Visa sparade sökfrågor på fliken Sök.
- Klicka på den sökfråga du vill redigera i panelen som öppnas. Om du redan har fyllt i vissa sökparametrar kan du låta Arkiv läsa in den sparade frågan genom att klicka på Ersätt.
- Redigera sökparametrarna efter behov. Nästa steg beror på ditt mål:
- Om du vill skriva över den ursprungliga sparade sökfrågan med de redigerade parametrarna klickar du på Uppdatera.
- Om du vill spara den redigerade sökfrågan som en ny sparad sökfråga och behålla originalet oförändrat klickar du på Kopiera och anger ett namn för den nya versionen.
- Om ändringarna är tillfälliga och endast används för den här sessionen fortsätter du sökningen som vanligt. När du är klar kan du rensa alla parametrar och starta en ny sökning genom att klicka på Rensa. Den här åtgärden raderar eller rensar inte den sparade sökfrågan.
Radera en sparad sökfråga
- Logga in på vault.google.com.
- Klicka på Ärenden och klicka på ärendet med den sparade sökfrågan som du vill radera.
- Klicka på Visa sparade sökfrågor på fliken Sök.
- I panelen som öppnas markerar du rutan bredvid den typ av sökfråga som du vill radera.
- Klicka på Ta bort.