Använda Arkiv för att söka på Google Drive, Meet och Sites

Google Arkiv är till för administratörer och juridisk personal. Innan du kan använda Arkiv måste Google Workspace-administratören konfigurera ditt konto. Vem är min administratör?

Som en del av dina projekt för elektronisk bevisanskaffning för Google Workspace-data kan du använda Google Arkiv för att söka efter objekt på Google Drive, däribland delade enheter, Google Meet-inspelningar och nya webbplatser i Google Sites. Du kan söka efter titlar och innehållet i filtyper som stöds. Du kan även förhandsgranska objekt och exportera sökresultaten.

Innan du söker rekommenderar vi att du läser datatyper som stöds för Drive, Meet och Sites och vanliga frågor om sökning i Arkiv.

Vilken data genomsöks?

Genomsöks:

  • sökbart textbaserat innehåll och metadata i filer i användarnas Drive och delade enheter
  • externa filer som delas med användarna.

Genomsöks inte:

  • Krypterat innehåll
  • Länkade filer
  • E-postlayouter
  • Innehåll i video-, ljud- och bildfiler, ZIP-filer eller binära filer
  • videor som synkroniseras automatiskt från en användares Google Currents-konto.

Sökbart innehåll och metadata

Du kan söka efter objektets namn, ägare, senaste ändringsdatum och annan metadata för alla objekt.

För filtyper som stöds kan du söka efter ord och fraser i filen. De första 100 sidorna i textfiler och de 10 första sidorna med text i PDF-bildfiler indexeras av Google.

Du kan söka på text i följande filtyper:

Mer information finns i Tjänster och datatyper som stöds (avsnitt för Drive, Meet och Sites).

Hur fungerar sökningar per konto, organisationsenhet eller delade enheter?

Vilka filer som genomsöks i Arkiv beror på typen av sökning:

Söktyp Genomsökta filer
Specifika konton
eller
Organisationsenhet

Arkiv söker i:

  • filer som ägs av kontot
  • filer som delas direkt med kontot, inklusive filer som ägs av användare utanför organisationen och filer på delade enheter
  • filer i mappar som delas direkt med kontot, inklusive mappar på delade enheter
  • filer som delas med en Google-grupp med färre än 200 medlemmar, om kontot var medlem i Google-gruppen vid tidpunkten då Google-gruppen beviljades åtkomst till filerna och vid tidpunkten för sökningen
  • filer som delas med en Google-grupp med fler än 200 medlemmar som kontot är medlem i, om kontot öppnade filen och inte senare har förlorat åtkomsten till filen
  • filer som delas med alla i organisationen eller offentligt som kontot har öppnat
  • filer som delas med en Google-grupp med 200 eller fler medlemmar som kontot är medlem i eller med alla i organisationen, oavsett om kontot öppnade filen, om den vid något tillfälle delades samtidigt med kontot direkt eller med en Google-grupp med färre än 200 medlemmar och kontot inte senare förlorade åtkomsten till filen.

(Valfritt) Filer på delade enheter

Arkiv söker bara efter filer som delas direkt med ett konto eller filer i mappar som delas direkt med ett konto. Delade enheter inkluderas inte om du inte väljer att lägga till dem i sökningen. Om du inkluderar delade enheter i en sökning (när du söker per konto eller organisationsenhet) söker Arkiv på de delade enheter som det sökta kontot tillhör. Filer som delas direkt med en användare och som finns på en delad enhet som användaren är medlem på inkluderas inte om rutan Inkludera delade enheter inte är markerad.
Delade enheter Arkiv söker igenom alla sökbara filer på valda delade enheter.

Obs! Mappar eller Drive-genvägar omfattas inte vid en Arkiv-sökning.

Söka efter Meet-inspelningar och tillhörande chatt-, närvaro-, fråge- och omröstningsloggar samt mötesanteckningar

  • Inspelningar – du kan söka efter mötestiteln och metadata som ägare, mötes-id och starttid för inspelning. Om textning har aktiverats för mötet söker Arkiv i textningens innehåll. Om du vill begränsa sökningen till endast videor kan du använda söktermen type:video.
  • Chattloggar – sparas som en SBV-fil. Chattloggar innehåller meddelandetidsstämplar som anger inspelningens starttid, för- och efternamn på avsändare och meddelandetext. Du kan söka efter filnamnet, texten i loggen och metadata (som när filen skapades).
    Obs! Möteschattloggar som använder kontinuerlig chatt betraktas som chattrum och omfattas av Chat-policyerna. Mer information finns i Lagra Google Chat-meddelanden med Arkiv.
  • Närvaro – sparas som en Google Kalkylark-fil. Loggarna innehåller deltagarnas namn, e-postadress samt hur länge de deltog i samtalet. Du kan söka per filnamn, texten i loggen och metadata, som när filen skapades.
  • Frågor och svar och omröstningsloggar – sparas som en Kalkylark-fil. Loggarna innehåller frågor, svar och deltagare. Du kan söka per filnamn, texten i loggen och metadata, som när filen skapades.
  • Anteckningar – sparas som en Google Dokument-fil och skapas när du använder Ta mötesanteckningar i Google Kalender. Du kan söka efter filnamn, text i anteckningar och metadata, som när filen skapades.

Läs mer om Meet-inspelningar

Hur söker jag efter webbplatser?

Om du vill begränsa sökresultaten till webbplatser som skapas i nya Sites anger du söktermen type:site. Om du vill utesluta webbplatser anger du söktermen -type:site eller NOT type:site.

Vilka filtyper kan jag förhandsgranska med Arkiv för Drive?

Du kan förhandsgranska följande filtyper:

  • Filer som har skapats med Google Dokument, Kalkylark, Presentationer, Webbplatser och Teckningar
  • Uppladdade filer som .docx, .pdf och .xlsx
  • När du förhandsgranskar en webbplats kan du även förhandsgranska externa länkar. Du kan förhandsgranska inbäddade filer om de har stöd för förhandsgranskning, exempelvis ett inbäddat arbetsblad eller dokument, och du har åtkomstbehörighet till filen. Om du inte har åtkomstbehörigheter måste du söka efter den inbäddade filen direkt.

Du kan inte förhandsgranska krypterade filer, videor eller innehållet i ZIP-filer.

Söka i versionshistoriken för en fil

Du kan bara söka i den senaste versionen av en fil. Du kan dock ange ett versionsdatum som en del av sökningen. När du anger ett versionsdatum genomsöks den aktuella versionen av filen, men du kan förhandsgranska och exportera innehållet i den senaste version som sparades före klockan 00.00 UTC det angivna datumet. Du anger tidszonen i sökfrågan. Google Drive lagrar versioner av filer som har skapats med Google Dokument, Kalkylark, Presentationer, Sites, Teckningar, Vids och Pics.

Du kan slå samman tidiga versioner av mycket stora filer, förutom de som omfattas av ett spärrat konto, för att spara lagringsutrymme. Om du söker i Arkiv med Drive kan du inte få åtkomst till de tidigare versionerna. I stället får du den tidigaste tillgängliga sammanslagna versionen.

Vissa egenskaper rapporteras för den aktuella versionen, oavsett vilket versionsdatum du anger. Det gäller bland annat objektets namn, vem den delats med, när den senast ändrades, godkännare och godkännandestatus samt annan data i metadata.xml-filen i Arkiv.

I översiktsbilder av versionen inkluderas kommentarer som uppfyller följande kriterier:

  • Öppna kommentarer inkluderas enbart om organisationen har kommentars- eller redigeringsåtkomst till dokumentet. Kommentarer inkluderas inte om du enbart har visningsåtkomst.
  • En öppen enskild kommentar (en utan svar) inkluderas om: 1) kommentaren skapades på versionsdatumet och 2) den kommenterade texten fanns i den versionen (även om den kommenterade texten nu är borttagen). En kommentar ingår inte i versioner från innan det att kommentaren skapades.
  • En öppen kommentarstråd (en med svar) inkluderas i sin helhet om: 1) den första kommentaren skapades på versionsdatumet och 2) den kommenterade texten fanns i den versionen (även om den kommenterade texten nu är borttagen). Om en kommentarstråd exempelvis har två meddelanden som skapades den 1 oktober och 5 oktober inkluderar en sökning med versionsdatumet den 2 oktober båda kommentarerna trots att kommentaren från den 5 oktober inte fanns vid den tiden.
  • Redigerade kommentarer inkluderas så som de är utformade för närvarande, inte så som de var vid versionstillfället.
  • Lösta eller raderade kommentarer inkluderas inte i en version, även om kommentaren var öppen vid versionstillfället.

Kan jag söka i organisationsenheten på den högsta nivån i min organisation?

Nej. Du kan inte söka i organisationsenheten på den högsta nivån. Välj en underordnad organisationsenhet eller enskilda konton. Du kan söka på Drive för upp till 5 000 konton sammanlagt (som enskilda konton eller medlemmar i organisationsenheter).

Genererings- och ändringstid för en uppladdad fil beror på filens källa

När en fil laddas upp till Google Drive för första gången får den ett genereringsdatum och ett ändringsdatum. Datumen matchar den lokala filens genereringsdatum, ändringsdatum eller uppladdningsdatum, beroende på hur filen lades till på Drive.

Följande tabell visar tiden som används för olika källor:

  • Uppladdning – tidsstämpeln visar när filen laddades upp till Drive
  • Lokalt – tidsstämpeln för den ursprungliga filens generering eller senaste ändring på källenheten eller tjänsten.

Obs! När filen har laddats upp till Google Drive fortsätter ändringsdatumet att ändras varje gång filen ändras.

Filkälla (klient) Creation time Ändrades
Webbapp Ladda upp

Före den 8 april 2020:
Uppladdning

Efter den 8 april 2020:
Lokalt
Google Drive för datorn Ladda upp Lokalt
Säkerhetskopiera och synkronisera Ladda upp Lokalt
iOS Ladda upp Ladda upp
Android Ladda upp Ladda upp
Google Workspace Migrate Lokalt Lokalt
Drive-API Kan anges av den som ringer Kan anges av den som ringer
  1. Logga in på vault.google.com.
  2. Klicka på Ärenden. Du söker efter data i ärenden. Detta är arbetsytor för Arkiv-projekt. Med ärenden kan du gruppera relaterade spärrar, sökningar och exporter. Ärenden begränsar inte vilken data du kan söka efter – all data som du har åtkomst till är sökbar i alla ärenden.

  3. Om ärendet du vill köra sökfrågan för finns klickar du på det för att öppna det. I annat fall skapar du ett ärende så här:

    1. Klicka på Skapa.
    2. Ange ett namn på ärendet och eventuellt en beskrivning.
    3. Klicka på Skapa.

    Fliken Sök öppnas.

  4. För tjänsten väljer du Drive.

  5. Välj källdata att söka efter:

    • All data – sök efter meddelanden i din organisation.
    • Lagrad data – sök enbart efter meddelanden som har lagrats för ärendet.

  6. Välj den enhet du vill söka i:

    • Specifika konton: Ange upp till 500 e-postadresser för kontot.

    • Organisationsenhet – sök efter alla konton i en viss organisationsenhet. Välj en organisationsenhet i dialogrutan som öppnas.

      Om du väljer en organisationsenhet med underordnade organisationsenheter genomsöks även konton i de underordnade organisationsenheterna. Organisationsenheten måste ha färre än 5 000 medlemmar, inklusive underordnade organisationsenheter.

    • Delade enheter: Sök på en eller flera delade enheter. Välj de delade enheterna och klicka på Lägg till. Om du har många delade enheter och listan är sidnumrerad sparas ditt val när du byter sida. Om du markerar rutan Markera alla högst upp i listan markeras bara den aktuella sidan. Du kan även söka i listan efter en medlems e-postadress eller namnet på den delade enheten.

      1. Så här filtrerar du listan efter en medlems e-postadress:
        1. Klicka på Hitta efter medlems e-postadress.
        2. Ange ett eller flera konton.
        3. Klicka på Sök.

      2. Så här filtrerar du listan efter namnet på den delade enheten (om organisationen har färre än 1 000 delade enheter):

        1. Klicka på Filtrera efter namn och ange bokstäver i namnet på den delade enheten. pr matchar till exempel delade enheter med namnen Försäljningsprojekt, Marknadsföringsprojekt och Produkthantering men inte Reparationer.

          Den sidnumrerade listan uppdateras automatiskt när du lägger till bokstäver.

        2. Markera rutan eller rutorna följt av klicka på Retur.

      3. Så här hittar du den delade enheten per namn (om organisationen har fler än 1 000 delade enheter):

        1. Klicka på Hitta per namn på delad enhet.
        2. Ange ett eller flera ord i namnet på den delade enheten. Obs! Orden måste vara exakta och fullständiga. Till exempel marketing, projects matchar delade enheter med namnen Marknadsföringsprojekt fjärde kvartalet 2022 och Projekt för marknadsföring. Det matchar inte en delad enhet med namnet Arkiv för marknadsföringsprojekt eftersom projekt inte slutar med ett s. På samma sätt matchar ma inte någon av dessa delade enheter eftersom det bara är en del av ett ord, inte hela ordet.
        3. Klicka på Sök.

    • Sites – sök efter webbplatser per webbadress.

      1. I dialogrutan som öppnas anger du en eller flera webbadresser för publicerade webbplatser avgränsade med kommatecken. Webbadressformatet är sites.google.com/domän/webbplatsnamn. Obs! Du kan inte söka per sidadress, enbart per webbplatsadress. Du kan inte söka per webbplatsadress för webbplatser som delas av externa organisationer.
      2. Klicka på Sök.
      3. I listan över webbplatser väljer du de webbplatser du vill inkludera i sökningen och klickar på Lägg till.

    • Dokument-id i Drive – använd dokument-id:n i Drive när du vill exportera filer från Drive.

  7. (Valfritt) Om du söker efter konton eller en organisationsenhet kan du välja att inkludera vissa objekt från delade enheter.

    • Ej inkluderat – uteslut objekt på delade enheter.
    • Ingår enbart om dokument delas direkt (inte på grund av medlemskap på en delad enhet) – inkludera objekt som delas med kontot, men endast om kontot inte är medlem på den delade enheten.
    • Inkluderat – inkludera objekt på delade enheter.
    Kriterier (fil på en delad enhet) I resultat med kontroll vald
    Delas direkt med konto Kontomedlem på delad enhet Ingår inte Ingår enbart om dokument delas direkt (inte på grund av medlemskap på en delad enhet) Inkluderas
    ✖ ✖ Nej Nej Nej
    ✔ ✖ Nej Ja Ja
    ✖ ✔ Nej Nej Ja
    ✔ ✔ Nej Nej Ja

  8. (Valfritt) Välj en tidszon.

  9. (Valfritt) Ange ett intervall för Ändringsdatum.

    • Om du anger ett startdatum returnerar Arkiv alla objekt som ändrats på eller efter detta datum.
    • Om du anger ett slutdatum returnerar Arkiv alla objekt som ändrats på eller före detta datum.

  10. (Valfritt) I Villkor anger du en eller flera söktermer:

    • Om du vill söka efter ett eller flera sökord i innehåll, titel eller metadatan anger du ord avgränsade med mellanslag. Exempel: project goals
    • Om du vill söka efter en fras skriver du orden inom citattecken. Exempel: "project goals"
    • Använd sökoperatorer om du vill söka efter konto, delning, objektnamn, objekttyp eller ändringsdatum.

    Söktermer får inte överstiga 2 000 tecken.

  11. (Valfritt) Om du vill hämta versioner av filer som har skapats i Google Dokument, Kalkylark, Presentationer, Sites, Teckningar, Vids och Pics som har sparats på ett visst datum anger du ett versionsdatum. Mer information finns i avsnittet om versionshistorik på den här sidan.

    1. (Valfritt) Om du bara vill söka i filer som har krypterats på klientsidan eller utesluta dem från sökningen klickar du på Avancerade sökalternativ och väljer vilka filer som ska genomsökas (standard är alla filer). Obs! Det här alternativet är endast tillgängligt om Google Workspace-kryptering på klientsidan har aktiverats.

  12. Klicka på något av följande:

    • Sök – kör sökningen och returnera en lista med objekt som matchar din sökfråga.
    • Exportera – exportera sökresultaten direkt och hoppa över förhandsgranskningen av dem. Läs mer om exporter.

  13. När sökningen eller exporten är klar kan du göra följande:

    • Klicka på Expandera om du vill redigera sökningen.
    • Öppna en förhandsgranskning av ett objekt genom att klicka på objektet. Obs! I resultatlistan visas ikonen Krypterad bredvid filerna som har krypterats på klientsidan.
    • Klicka på Exportera om du vill exportera sökresultaten. Läs mer om exporter.
    • Klicka på Spara om du vill spara sökfrågan. Läs mer om sparade sökfrågor.
    • Klicka på Rensa om du vill tömma alla fält och påbörja en ny sökning.

Använda dokument-id:n i Drive för att exportera filer från Drive

Om du känner till dokument-id:t för en Drive-fil kan du använda det för att exportera filer från Drive. Du hittar dokument-id:t för Drive-filen genom att öppna filen i webbläsaren och se filens webbadress. Dokument-id:n i Drive finns i exportmetadatan eller kan fastställas utifrån dokumentets webbadress.

Följande begränsningar gäller:

  • Förhandsgranskningar stöds inte.
  • Sökning stöds inte för Drive-id-baserade exporter.
  • Krypterade dokument-id:n stöds inte.
  • Externa dokument som delas utanför domänen exporteras inte.
  • Det är enbart avancerade administratörer och administratörer för organisationsenheter på rotnivå som har åtkomst till alla exporterade filer med Drive-hyperlänkar. Administratörer för underordnade organisationsenheter kan bara ladda ned filer från de exporterade Drive-hyperlänkar som de har skapat.
  1. Logga in på vault.google.com.
  2. Klicka på Ärenden. Du söker efter data i ärenden. Detta är arbetsytor för Arkiv-projekt. Med ärenden kan du gruppera relaterade spärrar, sökningar och exporter. Ärenden begränsar inte vilken data du kan söka efter – all data som du har åtkomst till är sökbar i alla ärenden.

  3. Om ärendet du vill köra sökfrågan för finns klickar du på det för att öppna det. I annat fall skapar du ett ärende så här:

    1. Klicka på Skapa.
    2. Ange ett namn på ärendet och eventuellt en beskrivning.
    3. Klicka på Skapa.

    Fliken Sök öppnas.

  4. För tjänsten väljer du Drive.

  5. Välj Alla data som källdata.

  6. Välj dokument-id i Drive som enhet.

  7. Ange upp till 1 000 dokument-id:n i en kommaavgränsad lista.

  8. Klicka på Exportera.

Förhandsgranska sökresultat

När du har gjort en sökning kan du granska och ladda ned de objekt som matchade din sökfråga.

Förhandsgranskning stöds för Google-filer som Dokument, Kalkylark, Presentationer, Sites, Teckningar och Vids samt andra vanliga typer som PDF, DOCX och XLSX. Du kan inte förhandsgranska ZIP-filer, binära filer, videofiler eller krypterade filer. I Google-filer kan du inte förhandsgranska kommentarer, föreslagna ändringar eller versionshistorik.

Obs! Funktionen IMAGE i Google Kalkylark kan hänvisa till en bild efter webbadress, till exempel https://www.example.com/images/logo.jpg. När du förhandsgranskar kalkylarket i Arkiv hämtas bilden i realtid från källan. För bilder som laddas upp eller infogas i kalkylarket lagrar och visar Arkiv den bild som är tillgänglig på det datum som anges i sökningen.

  1. Om du vill förhandsgranska ett objekt klickar du på objektet i listan med sökresultat.
    • För filtyper som stöds öppnas en förhandsgranskning av objektet.
    • För filtyper som inte stöds i förhandsgranskning visas ett fel i Arkiv men du kan fortfarande ladda ned objektet.
  2. Om du vill ladda ned ett objekt från förhandsgranskningen klickar du på Mer följt av Ladda ned.


Google, Google Workspace och tillhörande märken och logotyper är varumärken som tillhör Google LLC. Alla andra företags- och produktnamn är varumärken som tillhör de företag som de är kopplade till.