Preguntas frecuentes sobre la búsqueda en Vault

Importante: Es posible que la búsqueda produzca resultados inesperados en algunas zonas horarias.

Es posible que los resultados de la búsqueda y las exportaciones estén incompletos o incluyan datos que estén fuera del alcance de tu búsqueda cuando especifiques las siguientes diferencias horarias con respecto a la hora GMT: GMT–3:30, GMT+10:30. Como solución alternativa, para asegurarte de que Vault produzca todos los datos relevantes, expande tu búsqueda para incluir un día adicional al principio y al final de la búsqueda cuando uses estas compensaciones de GMT.

Puedes especificar una zona horaria cuando busques datos. Vault usa la zona horaria para determinar los límites de las fechas para mostrar y exportar los resultados.

Debido a la forma en que se almacenan los mensajes y se accede a ellos en los servidores de Google, la hora de envío de los mensajes de Gmail y de los grupos se redondea a la hora más cercana. Por ejemplo, un mensaje enviado a las 11:30 p.m. del 31 de diciembre se incluye en una búsqueda de Vault que comienza el 1 de enero. Este redondeo no afecta tus búsquedas en Drive.

Si tu búsqueda incluye fechas, los límites de búsqueda son los siguientes:

Si no eliges una zona horaria para tu búsqueda, Vault usará la que informe tu computadora.

Horario de verano

Es posible que debas ajustar la zona horaria para adaptarla a los cambios del horario de verano. Por ejemplo, si buscas archivos creados por un usuario en Nueva York, elige una opción:

• Elige GMT-5 para todos los archivos creados del 1 de diciembre al 31 de enero (cuando está vigente el horario estándar).
• Elige GMT-4 para todos los archivos creados del 1 de junio al 31 de julio (el horario de verano está vigente).

Una zona horaria incorrecta puede generar resultados de la búsqueda incorrectos

La zona horaria que elija puede cambiar los resultados de la búsqueda. Por ejemplo, si buscas mensajes de un empleado en Francia (GMT+1), pero tu búsqueda usa la zona horaria del Pacífico (GMT-8), el intervalo de búsqueda efectivo será desde las 4:00 p.m. del día anterior a la fecha de inicio hasta las 3:59 p.m. de la fecha de finalización.

Según las necesidades de tu organización y los requisitos legales que deba cumplir tu búsqueda, es posible que debas tener en cuenta los siguientes problemas:

• Realizar varias búsquedas si los datos que se buscan fueron generados por usuarios ubicados en varias zonas horarias
• Utilizar la zona horaria en la que se encuentra la sede central de la organización si el usuario que realiza la búsqueda se encuentra en una zona horaria diferente
• Usar la zona horaria especificada en una orden judicial o en otro documento legal relacionado con la búsqueda
• La época del año y si necesitas ajustar la zona horaria para adaptarla al horario de verano

Los problemas anteriores son ejemplos que se usan para ilustrar cómo la zona horaria puede afectar el resultado de la búsqueda. Tu organización debe definir sus propias estrategias de búsqueda para tener en cuenta el impacto de la zona horaria y el horario de verano en los resultados de la búsqueda.

En ocasiones, una búsqueda generará errores, como los siguientes:

• Vault no puede buscar en una cuenta mientras se sincronizan sus datos. Este es un problema temporal, y los datos deberían estar disponibles en aproximadamente 10 minutos. Si las cuentas siguen sin estar disponibles, comunícate con nosotros para obtener asistencia.
• Vault no puede mostrar resultados de la búsqueda cuando un operador de búsqueda con comodín coincide con 100 palabras o más en la cuenta de un usuario. Si esto sucede, define mejor tus términos de búsqueda para que sea más específica. Por ejemplo, si subj:foo* produce demasiadas coincidencias, puedes intentar buscar subj:food* (para encontrar "food") y subj:foot* (para encontrar, por ejemplo, "foot" y "football").

Usa la función de recuento para evaluar el alcance de una consulta antes de enviar una búsqueda de Gmail. Ingresa los términos de búsqueda y haz clic en Recuento.

Los mensajes se pueden contar dos veces. Por ejemplo, si alex@example.com envía un mensaje a dana@example.com, Vault cuenta ese mensaje dos veces porque existe en ambos buzones de correo. Cuando un usuario envía un mensaje a alguien fuera del dominio, ese mensaje se cuenta solo una vez.

Después de completar un recuento, Vault te muestra la siguiente información:

• Cantidad de cuentas buscadas
• Cantidad de tiempo necesaria para completar la búsqueda
• Cantidad de mensajes que coinciden con tu búsqueda
• Cantidad de cuentas que tienen mensajes que coinciden

Puedes descargar un archivo de valores separados por comas (CSV) que incluya los totales de cuentas y mensajes de tu consulta. El archivo contiene la siguiente información:

• Fecha y hora
• Es la consulta que generó el recuento.
• Cantidad de cuentas en las que se realizó la búsqueda y cuentas en las que no se pudo realizar la búsqueda
• Cantidad de cuentas con mensajes que coinciden
• Dirección de correo electrónico y nombre de cada cuenta con coincidencias
• Cantidad de mensajes coincidentes de cada cuenta

Vault es totalmente compatible con Google Chat. Vault también admite los chats de la versión clásica de Hangouts que se realicen después del 8 de abril de 2015.

Puedes retener, conservar, buscar y exportar los chats que se producen en la versión clásica de Hangouts con el historial activado. En el caso de los chats que se realizaron antes de esta fecha, ten en cuenta las siguientes restricciones:

• Solo se pueden buscar, exportar y conservar los chats con historial activado
• Las políticas de retención no se aplican correctamente a los mensajes de la versión clásica de Hangouts

• Google Chat: Los administradores pueden controlar si el historial está activado o desactivado. Vault puede conservar todos los chats de la versión clásica de Hangouts que se realicen después del 8 de abril de 2015 con el historial activado.
• Google Talk: Solo los administradores pueden exigir que los chats sean "sin registrar" y pueden desactivar el historial de chat.

Vault no se ve afectado cuando un usuario supera su límite de almacenamiento. Sin embargo, el usuario ya no podrá enviar ni recibir mensajes de correo electrónico nuevos, y es posible que experimente una degradación general de la cuenta.

En el caso de los datos que se borraron recientemente, te recomendamos que uses la Consola del administrador de Google para restablecer los datos de Google Drive o Gmail de un usuario.

Para obtener más detalles, consulta Recupera los archivos y las carpetas borrados de los usuarios de Drive y Restablece los correos electrónicos borrados de forma permanente de un usuario.

Para excluir los borradores guardados automáticamente, agrega el siguiente operador a tus términos de búsqueda: -label:^r_ad

Para excluir los borradores descartados, agrega el siguiente operador a tus términos de búsqueda: -(label:^deleted AND label:drafts)

Sí. Para ello, selecciona Unidad organizativa y, luego, elige la unidad organizativa que quieres buscar.

No puedes seleccionar la unidad organizativa superior ni agregar cuentas de usuario individuales a una búsqueda basada en unidades organizativas. También puedes especificar un período y términos de búsqueda.

Agrega el siguiente operador a tus términos de búsqueda: -label:^admin_quarantine. Para obtener más información, consulta Cómo usar Vault para buscar en Gmail.
Obtén más información sobre la cuarentena del administrador.

Google Vault convierte automáticamente archivos como Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones en formatos equivalentes, por ejemplo, Microsoft Office o PDF, para garantizar la facilidad de acceso y uso para las necesidades de terceros.

Los sitios de Google Sites se convierten a PDF para proporcionar un resumen visual simple del contenido del sitio, que es más práctico de revisar y mucho más sencillo que pedirles a los clientes que rendericen archivos HTML, CSS y de imagen.

Los archivos nativos de Google están basados en la Web y no se puede acceder a ellos fuera del ecosistema de Google (Google Cloud). La conversión de los archivos tiene los siguientes beneficios:

• Acceso universal: Cualquier persona puede abrir y revisar los archivos exportados en cualquier dispositivo estándar. Esto elimina la necesidad de realizar conversiones manuales o volver a subir los datos a una cuenta de Google Workspace.
• Necesidades legales y de cumplimiento: Muchos equipos legales dependen de herramientas de descubrimiento electrónico de terceros para analizar las exportaciones de Google Vault. Estas herramientas requieren que los archivos estén en un formato no basado en la Web para leer y procesar los datos de Google.