Najczęstsze pytania związane z wyszukiwaniem w Vault

Ważne: w niektórych strefach czasowych wyniki wyszukiwania mogą różnić się od oczekiwanych.

Wyniki wyszukiwania i operacje eksportowania mogą być niekompletne lub zawierać dane, które wykraczają poza zakres wyszukiwania, jeśli ustawisz jedną z tych różnic czasowych: GMT–3:30, GMT+10:30. Aby przy korzystaniu z tych różnic czasowych GMT wyniki w Vault zwracały wszystkie trafne dane, rozszerz kryteria, tak by obejmowały dodatkowy dzień na początku i na końcu okresu objętego wyszukiwaniem.

Podczas wyszukiwania danych możesz określić strefę czasową. Vault ustali zakres dat, z których wyświetlić lub wyeksportować wyniki, na podstawie strefy czasowej.

Ze względu na sposób przechowywania i pobierania danych na serwerach Google czas wysłania wiadomości w Gmailu i grupach może być zaokrąglony do najbliższej pełnej godziny. Na przykład wiadomość wysłana 31 grudnia o 23:30 grudnia zostanie uwzględniona w wynikach wyszukiwania w Vault dla okresu rozpoczynającego się 1 stycznia. To zaokrąglanie nie ma wpływu na wyszukiwanie na Dysku.

Jeśli wyszukiwanie obejmuje daty, stosowany jest następujący zakres wyszukiwania:

Jeśli nie wybierzesz strefy czasowej podczas wyszukiwania, Vault użyje strefy czasowej ustawionej na komputerze.

Czas letni

Może być konieczna zmiana strefy czasowej, aby wziąć pod uwagę czas letni. Jeśli na przykład szukasz plików utworzonych przez użytkownika z Nowego Jorku:

• wybierz GMT-5 w przypadku plików utworzonych między 1 grudnia a 31 stycznia (obowiązuje czas standardowy),
• wybierz GMT-4 w przypadku plików utworzonych między 1 czerwca a 31 lipca (obowiązuje czas letni).

Nieprawidłowa strefa czasowa może prowadzić do nieprawidłowych wyników wyszukiwania

Wybrana strefa czasowa może zmienić wyniki wyszukiwania. Jeśli na przykład wyszukujesz wiadomości od pracownika z Francji (GMT+1), ale wyszukiwarka używa strefy czasu pacyficznego (GMT-8), zakres wyszukiwania będzie obejmował okres od godziny 16:00 dnia poprzedzającego wybraną datę rozpoczęcia do godziny 15:59 dnia wybranej daty zakończenia.

W zależności od potrzeb organizacji i wymagań prawnych związanych z wyszukiwaniem możesz wziąć pod uwagę te kwestie:

• wykonanie wielu operacji wyszukiwania, jeśli wyszukiwane dane zostały wygenerowane przez użytkowników z różnych stref czasowych;
• użycie strefy czasowej centrali organizacji, jeśli użytkownik przeprowadzający wyszukiwanie znajduje się w innej strefie czasowej;
• użycie strefy czasowej określonej w orzeczeniu sądowym lub innym dokumencie prawnym powiązanym z wyszukiwaniem;
• porę roku i potrzebę dostosowania strefy czasowej zgodnie z czasem letnim.

Powyższe problemy to przykłady obrazujące, jak strefa czasowa może wpływać na wyniki wyszukiwania. Organizacja musi zdefiniować własne strategie wyszukiwania uwzględniające wpływ stref czasowych i czasu letniego na wyniki wyszukiwania.

Czasami wyszukiwanie powoduje wystąpienie błędów, które objawiają się np. w taki sposób:

• Vault nie może przeszukiwać konta, gdy jego dane są synchronizowane. Jest to tymczasowy problem, a dane powinny być dostępne za około 10 minut. Jeśli konta pozostają niedostępne, skontaktuj się z nami, aby uzyskać pomoc.
• Vault nie może zwracać wyników wyszukiwania, jeśli użyto symbolu wieloznacznego, który pasuje do stu lub większej liczby słów na koncie użytkownika. Jeśli tak się stanie, zawęź kryteria wyszukiwania, aby było ono bardziej szczegółowe. Jeśli na przykład zapytanie subj:foo* zwraca zbyt wiele wyników, możesz spróbować wyszukać subj:food* (aby znaleźć słowo "food") i subj:foot* (aby znaleźć np. słowa "foot" i "football").

Za pomocą funkcji liczenia możesz ocenić zakres zapytania przed przeprowadzeniem wyszukiwania w Gmailu. Wpisz wyszukiwane hasła i kliknij Policz.

Wiadomości mogą być zliczane dwukrotnie. Jeśli na przykład jan@example.com wyśle wiadomość na adres danuta@example.com, Vault policzy tę wiadomość dwukrotnie, ponieważ znajduje się ona w obu skrzynkach pocztowych. Gdy użytkownik wyśle wiadomość do kogoś spoza domeny, ta wiadomość zostanie policzona tylko raz.

Po zakończeniu liczenia Vault wyświetli:

• liczbę przeszukanych kont,
• ile czasu zajęło wyszukiwanie,
• liczbę wiadomości pasujących do zapytania,
• liczbę kont z pasującymi wiadomościami.

Możesz pobrać plik CSV (z wartościami rozdzielanymi przecinkami), który zawiera łączną liczbę kont i wiadomości dla Twojego zapytania. Plik zawiera te informacje:

• Data i godzina
• zapytanie, które wygenerowało liczbę;
• liczbę kont przeszukanych i tych, których nie można było przeszukać;
• liczbę kont z pasującymi wiadomościami;
• adres e-mail i nazwę każdego konta z pasującymi wiadomościami;
• liczbę pasujących wiadomości z każdego konta.

Vault w pełni obsługuje Google Chat. Vault obsługuje też czaty w klasycznej wersji Hangouts, które miały miejsce po 8 kwietnia 2015 roku.

Możesz przechowywać, wyszukiwać i eksportować wiadomości czatu w klasycznej wersji Hangouts z włączoną historią oraz nakładać na nie blokady. W przypadku czatów, które miały miejsce przed tą datą, pamiętaj o tych ograniczeniach:

• wyszukiwanie, eksportowanie i nakładanie blokad jest możliwe tylko dla zapisanych czatów;
• zasady przechowywania nie są odpowiednio stosowane do wiadomości z klasycznej wersji Hangouts.

• Google Chat – administratorzy mają kontrolę nad tym, czy historia jest włączona czy wyłączona. Vault może przechowywać wszystkie czaty z klasycznej wersji Hangouts z włączoną historią, które miały miejsce po 8 kwietnia 2015 roku.
• Google Talk– tylko administratorzy mogą wymagać wyłączenia zapisywania czatów i mogą wyłączyć historię czatów.

Gdy użytkownik przekroczy limit miejsca na dane , nie ma to wpływu na Vault. Użytkownik nie może jednak wysyłać ani odbierać nowych e-maili i może zauważyć ogólne pogorszenie działania konta.

W przypadku niedawno usuniętych danych zalecamy przywrócenie danych użytkownika z Dysku Google lub Gmaila przy użyciu konsoli administracyjnej Google.

Szczegółowe informacje znajdziesz w artykułach Odzyskiwanie usuniętych plików i folderów przez użytkowników Dysku i Przywracanie e-maili trwale usuniętych przez użytkownika.

Aby wykluczyć automatycznie zapisane wersje robocze, dodaj do wyszukiwanych haseł ten operator: -label:^r_ad.

Aby wykluczyć odrzucone wersje robocze, dodaj do wyszukiwanych haseł ten operator: -(label:^deleted AND label:drafts).

Tak. Aby to zrobić, wybierz Jednostka organizacyjna, a potem wybierz jednostkę organizacyjną, którą chcesz przeszukać.

Gdy przeszukujesz jednostkę organizacyjną, nie możesz wybrać jednostki nadrzędnej ani dodać pojedynczych kont użytkowników. Możesz określić zakres dat i wyszukiwane słowa.

Dodaj ten operator do wyszukiwanych haseł: -label:^admin_quarantine. Więcej informacji znajdziesz w artykule Używanie Vault do wyszukiwania wiadomości w Gmailu.
Dowiedz się więcej o kwarantannie administracyjnej.

Google Vault automatycznie konwertuje pliki, takie jak pliki Dokumentów, Arkuszy i Prezentacji, na równoważne formaty, np. Microsoft Office czy PDF, aby zapewnić łatwy dostęp i użyteczność na potrzeby użytkowników zewnętrznych.

Witryny Google są konwertowane do formatu PDF, aby zapewnić prosty, wizualny podgląd treści witryny, który jest bardziej praktyczny i znacznie prostszy w użyciu niż renderowanie plików HTML i CSS oraz plików graficznych.

Pliki natywne Google znajdują się w chmurze i nie można uzyskać do nich dostępu poza ekosystemem Google (Google Cloud). Konwertowanie plików ma te zalety:

• Uniwersalny dostęp – każdy może otworzyć i sprawdzić wyeksportowane pliki na dowolnym standardowym urządzeniu. Eliminuje to konieczność ręcznej konwersji lub ponownego przesyłania danych na konto Google Workspace.
• Potrzeby prawne i związane ze zgodnością – wiele zespołów prawnych korzysta z narzędzi do pozyskiwania danych elektronicznych innych firm, aby analizować eksporty z Google Vault. Aby odczytać i przetworzyć dane Google, te narzędzia wymagają plików w formacie innym niż internetowy.