คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการค้นหาห้องนิรภัย

สำคัญ: การค้นหาอาจทำให้เกิดผลลัพธ์ที่ไม่คาดคิดได้ในบางเขตเวลา

ผลการค้นหาและการส่งออกอาจไม่สมบูรณ์หรืออาจมีข้อมูลที่อยู่นอกขอบเขตการค้นหาเมื่อระบุการชดเชยเวลา GMT ดังนี้ GMT–3:30, GMT+10:30 วิธีแก้ปัญหา: ขยายการค้นหาให้มีวันเพิ่มเติมที่จุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของการค้นหาเมื่อใช้การชดเชยเวลา GMT ข้างต้น เพื่อให้แน่ใจว่าห้องนิรภัยจะแสดงข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมด

คุณสามารถระบุเขตเวลาที่ใช้ในการค้นหาข้อมูลได้ จากนั้นห้องนิรภัยจะใช้เขตเวลาในการกำหนดช่วงเวลาในการแสดงและส่งออกผลการค้นหานั้น

ระยะเวลาการส่งข้อความจาก Gmail และ Groups จะปัดเศษขึ้น เนื่องจากวิธีการจัดเก็บและเข้าถึงข้อความบนเซิร์ฟเวอร์ของ Google เช่น ข้อความที่ส่งในวันที่ 31 ธันวาคม เวลา 23.30 น. จะรวมอยู่ในการค้นหาห้องนิรภัยที่เริ่มในวันที่ 1 มกราคม การปัดเศษนี้ไม่ส่งผลต่อการค้นหาในไดรฟ์

ถ้าการค้นหารวมวันที่ไว้ด้วย ขอบเขตการค้นหาจะเป็นดังนี้

หากคุณไม่ได้เลือกเขตเวลาในการค้นหา ห้องนิรภัยจะใช้เขตเวลาของคอมพิวเตอร์

เวลาออมแสง

คุณอาจต้องปรับเขตเวลาให้ตรงกับการเปลี่ยนเวลาออมแสง เช่น หากกำลังค้นหาไฟล์ที่ผู้ใช้ในนิวยอร์กสร้างไว้ ให้เลือกตัวเลือกตัวนี้

• เลือก GMT-5 สำหรับไฟล์ทั้งหมดที่สร้างไว้ตั้งแต่วันที่ 1 ธันวาคมถึง 31 มกราคม (ใช้เวลามาตรฐาน)
• เลือก GMT-4 สำหรับไฟล์ทั้งหมดที่สร้างไว้ตั้งแต่วันที่ 1 มิถุนายนถึง 31 กรกฎาคม (ใช้เวลาออมแสง)

เขตเวลาที่ไม่ถูกต้องอาจทำให้ผลการค้นหาไม่ถูกต้องได้

เขตเวลาที่เลือกอาจเปลี่ยนแปลงผลการค้นหาได้ เช่น หากคุณค้นหาข้อความจากพนักงานในฝรั่งเศส (GMT+1) โดยใช้เขตเวลาแปซิฟิก (GMT-8) ช่วงเวลาการค้นหาที่ใช้จะเริ่มจาก 16.00 น. ของวันก่อนวันที่เริ่มต้นจนถึง 15.59 น. ของวันที่สิ้นสุดที่เลือกไว้

คุณอาจต้องพิจารณาประเด็นต่างๆ ต่อไปนี้ โดยขึ้นอยู่กับความต้องการขององค์กรและข้อกำหนดทางกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการค้นหาที่ดำเนินการ

• ค้นหาหลายครั้ง หากข้อมูลที่ค้นหานั้นสร้างจากผู้ใช้ที่อยู่ในเขตเวลาหลายเขต
• ใช้เขตเวลาที่สำนักงานใหญ่ขององค์กรตั้งอยู่ หากผู้ใช้ที่ทำการค้นหาอยู่ในเขตเวลาอื่น
• ใช้เขตเวลาที่ระบุในคำสั่งศาลหรือเอกสารทางกฎหมายอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับการค้นหา
• ตรวจสอบช่วงเวลาของปีและความจำเป็นในการปรับเขตเวลาให้เหมาะสมกับเวลาออมแสง

ประเด็นข้างต้นเป็นเพียงตัวอย่างบางส่วนที่แสดงให้เห็นว่าเขตเวลามีผลต่อผลการค้นหาอย่างไร องค์กรของคุณต้องระบุกลยุทธ์ในการค้นหาของตัวเองเพื่อรองรับผลกระทบจากเขตเวลาและเวลาออมแสงในผลการค้นหา

บางครั้งการค้นหาจะทำให้เกิดข้อผิดพลาด ดังเช่นตัวอย่างต่อไปนี้

• ห้องนิรภัยจะค้นหาบัญชีขณะซิงค์ข้อมูลไม่ได้ ปัญหานี้เป็นปัญหาชั่วคราว และข้อมูลควรใช้งานได้ภายในเวลาประมาณ 10 นาที หากบัญชียังใช้ไม่ได้ โปรดติดต่อเราเพื่อขอความช่วยเหลือ
• ห้องนิรภัยจะแสดงผลการค้นหาไม่ได้ ถ้าการค้นหาด้วยไวลด์การ์ดตรงกับคำ 100 คำขึ้นไปในบัญชีผู้ใช้ ถ้าเกิดเหตุการณ์ดังกล่าวขึ้น ให้จำกัดคำที่ใช้ในการค้นหาเพื่อให้การค้นหาเฉพาะเจาะจงยิ่งขึ้น ตัวอย่างเช่น หาก subj:foo* แสดงผลลัพธ์มากเกินไป ให้ลองค้นหา subj:food* (เพื่อค้นหา "food") และ subj:foot* (เพื่อค้นหา "foot" และ "football" เป็นต้น)

ใช้ฟีเจอร์การนับเพื่อประเมินขอบเขตของการค้นหาก่อนจะส่งการค้นหาใน Gmail ป้อนข้อความค้นหาและคลิกนับ

ระบบอาจนับข้อความเดียวกันสองครั้ง เช่น หาก alex@example.com ส่งข้อความไปยัง dana@example.com ห้องนิรภัยจะนับข้อความนั้น 2 ครั้งเนื่องจากมีข้อความนั้นอยู่ในกล่องจดหมายทั้ง 2 กล่อง เมื่อผู้ใช้ส่งข้อความถึงบุคคลที่อยู่นอกโดเมน ข้อความนั้นจะนับเพียงครั้งเดียว

หลังจากนับเสร็จแล้ว ห้องนิรภัยจะแสดงข้อมูลต่อไปนี้

• จำนวนบัญชีที่ค้นหา
• ระยะเวลาที่ใช้ในการค้นหา
• จำนวนข้อความที่ตรงกับคำค้นหา
• จำนวนบัญชีที่มีข้อความที่ตรงกัน

คุณสามารถดาวน์โหลดไฟล์ค่าที่คั่นด้วยคอมมา (CSV) ที่มีจำนวนรวมของบัญชีและข้อความสำหรับการค้นหาได้ โดยไฟล์จะมีข้อมูลต่อไปนี้

• วันที่และเวลา
• คำค้นหาที่สร้างจำนวน
• จำนวนบัญชีที่ค้นหาและบัญชีที่ไม่สามารถค้นหาได้
• จำนวนบัญชีที่มีข้อความที่ตรงกัน
• อีเมลและชื่อของแต่ละบัญชีที่มีข้อมูลตรงกัน
• จำนวนข้อความที่ตรงกันจากแต่ละบัญชี

ห้องนิรภัยรองรับ Google Chat อย่างเต็มรูปแบบ อีกทั้งรองรับแชท Hangouts แบบคลาสสิกที่สร้างหลังจากวันที่ 8 เมษายน 2015 แบบเต็มรูปแบบ

คุณจะเก็บรักษา เก็บรักษาระหว่างดำเนินคดี ค้นหา และส่งออกแชทใน Hangouts แบบคลาสสิกที่เปิดการบันทึกประวัติไว้ได้ สำหรับแชทที่เกิดขึ้นก่อนวันที่นี้ โปรดทราบข้อจำกัดต่อไปนี้

• ค้นหา ส่งออก และคงไว้ชั่วคราวได้เฉพาะแชทที่เปิดการบันทึกเท่านั้น
• ระบบจะใช้นโยบายการเก็บรักษากับข้อความใน Hangouts แบบคลาสสิกได้ไม่ถูกต้อง

• Google Chat \- ผู้ดูแลระบบควบคุมได้ว่าจะเปิดหรือปิดการบันทึกประวัติ ห้องนิรภัยจะเก็บการแชทใน Hangouts แบบคลาสสิกทั้งหมดที่เกิดขึ้นหลังจากวันที่ 8 เมษายน 2015 ได้โดยเปิดประวัติไว้
• Google Talk–มีเพียงผู้ดูแลระบบเท่านั้นที่กำหนดให้แชทเป็น "ปิดการบันทึก" ได้ และสามารถปิดประวัติการแชทได้

การที่ผู้ใช้ใช้งานเกินขีดจำกัดพื้นที่เก็บข้อมูลจะไม่มีผลใดๆ กับห้องนิรภัย แต่ผู้ใช้จะรับส่งข้อความอีเมลใหม่ไม่ได้อีก และประสิทธิภาพการทำงานโดยรวมของบัญชีอาจลดลง

สำหรับข้อมูลที่ลบก่อนหน้านี้ เราขอแนะนำให้คุณใช้คอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google เพื่อกู้คืนข้อมูล Google ไดรฟ์หรือ Gmail ของผู้ใช้

โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อกู้คืนไฟล์และโฟลเดอร์ที่ถูกลบให้กับผู้ใช้ไดรฟ์และกู้คืนอีเมลของผู้ใช้ที่ถูกลบอย่างถาวร

หากต้องการยกเว้นข้อความร่างที่บันทึกไว้โดยอัตโนมัติ ให้เพิ่มโอเปอเรเตอร์ -label:^r_ad ในข้อความค้นหา

หากต้องการยกเว้นข้อความร่างที่ถูกลบทิ้ง ให้เพิ่มโอเปอเรเตอร์ -(label:^deleted AND label:drafts) ในข้อความค้นหา

ได้ โดยให้เลือกหน่วยขององค์กร แล้วเลือกหน่วยขององค์กรที่ต้องการค้นหา

โดยจะเลือกหน่วยขององค์กรระดับบนสุดไม่ได้และจะเพิ่มบัญชีผู้ใช้แต่ละรายการในการค้นหาตามหน่วยขององค์กรไม่ได้เช่นกัน แต่คุณยังจะระบุช่วงวันที่และข้อความค้นหาได้อีกด้วย

เพิ่มโอเปอร์เรเตอร์ -label:^admin_quarantine ในข้อความค้นหา โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อใช้ห้องนิรภัยเพื่อค้นหาใน Gmail
ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเขตกักบริเวณของผู้ดูแลระบบ

Google ห้องนิรภัยจะแปลงไฟล์ต่างๆ เช่น เอกสาร, ชีต และสไลด์ เป็นรูปแบบที่เทียบเท่าโดยอัตโนมัติ เช่น Microsoft Office, PDF เพื่อให้มั่นใจว่าบุคคลที่สามจะเข้าถึงและใช้งานได้ง่าย

ระบบจะแปลง Google Sites เป็น PDF เพื่อให้ภาพรวมข้อมูลเนื้อหาของเว็บไซต์ที่เรียบง่ายและมองเห็นได้ ซึ่งจะตรวจสอบได้ง่ายกว่าและสะดวกกว่าการให้ลูกค้าแสดงผลไฟล์ HTML, CSS และไฟล์ภาพ

ไฟล์ Google ดั้งเดิมเป็นไฟล์บนเว็บและเข้าถึงได้เฉพาะในระบบนิเวศของ Google (Google Cloud) การแปลงไฟล์มีประโยชน์ดังนี้

• การเข้าถึงแบบสากล - ทุกคนสามารถเปิดและตรวจสอบไฟล์ที่ส่งออกในอุปกรณ์มาตรฐานใดก็ได้ ซึ่งจะช่วยให้ไม่ต้องแปลงข้อมูลด้วยตนเองหรืออัปโหลดข้อมูลไปยังบัญชี Google Workspace อีกครั้ง
• ความต้องการด้านกฎหมายและการปฏิบัติตามข้อกำหนด - ทีมกฎหมายหลายทีมใช้เครื่องมือ eDiscovery ของบุคคลที่สามเพื่อวิเคราะห์ข้อมูลที่ส่งออกจาก Google ห้องนิรภัย เครื่องมือเหล่านี้กำหนดให้ไฟล์ต้องอยู่ในรูปแบบที่ไม่ใช่บนเว็บจึงจะอ่านและประมวลผลข้อมูลใน Google ได้