Если вы работаете в сфере финансовых услуг (FSI) и вам необходимо соблюдать правила Управления по регулированию финансовой отрасли (FINRA), вы можете использовать Google Workspace для экспорта и архивирования данных. В этой статье представлен обзор настроек и функций, которые вы и другие администраторы Google Workspace можете использовать для обеспечения соответствия требованиям FINRA и другим нормативным актам в сфере финансовых услуг.
Соответствие требованиям FINRA для рабочего пространства
Для соблюдения требований FINRA необходимо архивировать записи и отслеживать переписку. Поддерживаемые функции Workspace отвечают требованиям к электронному ведению записей, установленным различными регулирующими органами для финансовых учреждений, в том числе:
- Комиссия по ценным бумагам и биржам (SEC) в 17 CFR § 240.17a-4(f)(2)
- SEC в 17 CFR § 240.18a-6(e)(2)
- FINRA в Правиле 4511(c) учитывает требования к формату и носителям информации, установленные в Правиле 17a-4(f) Комиссии по ценным бумагам и биржам США.
- Комиссия по торговле товарными фьючерсами (CFTC) в 17 CFR § 1.31(c)-(d)
Для получения более подробной информации посетите веб-сайт FINRA .
Конфигурация рабочей области
Экспорт данных из Gmail, Google Calendar и Google Chat позволяет фиксировать записи о переписке, которые можно настроить для автоматического экспорта на сторонние платформы. Вы можете включать или отключать следующие функции Workspace для удовлетворения важных требований к ведению учета, контролю, наблюдению и надзору.
- Gmail — Отслеживание всех писем от определенного подразделения или группы в Google Groups с использованием протокола SMTP для отправки в почтовый ящик стороннего сервиса.
- Чат — Журналирование всех событий чата для конкретного подразделения или группы в почтовый ящик третьей стороны с использованием протокола SMTP.
- Календарь — Отображение всех событий календаря для пользователей определенного организационного подразделения или группы в почтовый ящик третьей стороны с использованием протокола SMTP.
- Google Drive — С помощью инструмента «Экспорт данных» экспортируйте все файлы Google Drive, помеченные для архивирования в соответствии с требованиями, в хранилище Google Cloud Storage (GCS).
- Архивирование данных осуществляется с помощью AODocs Compliance Archive, стороннего решения для управления документацией от компании AODocs, Inc.
- Архивирование записей на диске осуществляется с помощью стороннего решения для управления документами под названием AODocs Compliance Archive от компании AODocs, Inc.
- AODocs Compliance Archive — это передовой сервис управления контентом, интегрированный с Workspace и GCS. Он соответствует требованиям индустрии ценных бумаг к сохранению электронных записей в неперезаписываемом и неудаляемом формате в течение установленных сроков хранения и в соответствии с требованиями законодательства.
- При использовании интеграции с AODocs вы можете помечать файлы Google Drive для архивирования в соответствии с требованиями. Эти записи блокируются, то есть списки контроля доступа (ACL) удаляются и хранятся в индексируемом формате в хранилище GCS.
Все администраторы Workspace, ответственные за настройку требований к архивированию и мониторингу в инструментах, используемых в организации финансового сектора, могут выполнять эти задачи. Все администраторы должны настраивать, контролировать и эксплуатировать инструменты, необходимые для соблюдения ключевых правил финансового сектора (описанных ранее на этой странице), включая правила FINRA.
Настройка соответствия требованиям FINRA для Gmail
Вы можете настроить стороннее решение для архивирования сообщений журнала Gmail. Подробные инструкции см. в разделе «Интеграция Gmail со сторонним решением для архивирования» .
Настройка соответствия требованиям FINRA для чата
Настройте стороннее решение для архивирования сообщений чата в виде архивов электронной почты. Подробные инструкции см. в разделе «Интеграция чата со сторонним решением для архивирования» .
Настройка соответствия требованиям FINRA для Календаря
Настройте стороннее решение для архивирования событий календаря и их подробностей в виде архивов электронной почты. Подробности см. в разделе «Интеграция календаря со сторонним решением для архивирования» .
Настройка соответствия требованиям FINRA для Meet
Как администратор, вы можете настроить функциональность Meet в соответствии с требованиями вашей организации в области соблюдения нормативных требований в сфере финансовых услуг. Для получения подробной информации перейдите в раздел «Управление настройками Meet» (для администраторов) .
Настройка соответствия требованиям FINRA для Drive
Интеграция между Workspace и AODocs разработана для того, чтобы помочь организациям соответствовать требованиям FINRA, в частности, требованиям SEC 17a-4 в отношении данных Drive. После завершения обработки документов Drive в AODocs и присвоения им метки, инструмент экспорта данных экспортирует их в принадлежащий клиенту сегмент GCS с включенным режимом однократной записи и многократного чтения (WORM). Затем AODocs индексирует эти данные из экспортируемого сегмента и копирует их в свои собственные неизменяемые сегменты GCS в соответствии с определенными политиками хранения, что делает их доступными для поиска в целях соблюдения нормативных требований.
Выполните следующие шаги для настройки AODocs и Google Диска:
- Настройте модуль архивирования соответствия требованиям в AODocs. Подробности см. на веб-сайте AODocs .
- Запланируйте экспорт данных вашей организации из Google Drive в архив GCS в соответствии с требованиями FINRA. AODocs берет данные из этого хранилища и копирует их для индексации. Инструкции см. в разделе «Настройка экспорта данных, соответствующего требованиям FINRA» .
Нужна дополнительная помощь?
Если у вас возникли вопросы по настройке Workspace для соответствия требованиям FINRA, свяжитесь с представителем Google по продажам .
Google, Google Workspace, а также связанные с ними знаки и логотипы являются товарными знаками Google LLC. Все остальные названия компаний и продуктов являются товарными знаками компаний, с которыми они связаны.