প্রশাসক হিসেবে, আপনার নতুন গুগল ওয়ার্কস্পেস অ্যাকাউন্ট সেট আপ করার সময়, আপনাকে আপনার MX রেকর্ড পরিবর্তন করতে হবে, যাতে ইমেলগুলো জিমেইলে আপনার নতুন অ্যাকাউন্টগুলোতে পাঠানো হয়।
আপনার গুগল এমএক্স রেকর্ডগুলো সক্রিয় হতে ৪৮ ঘণ্টা পর্যন্ত সময় লাগতে পারে। নতুন রেকর্ডগুলো সক্রিয় না হওয়া পর্যন্ত, ইমেলগুলো আপনার আগের ইমেল প্রোভাইডারের কাছে চলে যাবে। ইমেল বাউন্স এবং অন্যান্য সমস্যা এড়াতে নিম্নলিখিত পদক্ষেপগুলো গ্রহণ করুন।
ইমেল বাউন্স এড়িয়ে চলুন
প্রথমে গুগল ওয়ার্কস্পেসে সমস্ত ব্যবহারকারী অ্যাকাউন্ট তৈরি করুন।
আপনার MX রেকর্ড পরিবর্তন করার আগে, Google অ্যাডমিন কনসোলে আপনার নতুন Google Workspace ব্যবহারকারী অ্যাকাউন্টগুলো তৈরি করুন।
আপনি অ্যাডমিন কনসোলে এককভাবে বা একসাথে অনেক ব্যবহারকারী অ্যাকাউন্ট যোগ করতে পারেন। আপনার ডোমেইনে কোনো মেইলিং লিস্ট বা নিকনেম থাকলে, সেগুলোও অ্যাডমিন কনসোলে যোগ করতে পারেন। আরও তথ্যের জন্য, এখানে যান:
একটি সর্বজনীন ঠিকানা সেট আপ করুন
যেসব ঠিকানা ভুল অথবা আপনার ডোমেইনে সেট আপ করা হয়নি, সেগুলোতে পাঠানো বার্তাগুলো পরিচালনা করার জন্য আপনি একটি ক্যাচ-অল অ্যাড্রেস সেট আপ করতে পারেন। বিস্তারিত জানতে, “Get misaddressed email in a catch-all mailbox” দেখুন।
ইমেইল বিঘ্ন এড়িয়ে চলুন
ইমেলের পরিমাণ কম থাকলে MX রেকর্ড পরিবর্তন করুন।
আপনার ইমেইলের পরিমাণ যখন কম থাকে, যেমন সন্ধ্যায় বা সপ্তাহান্তে, তখন আপনার MX রেকর্ডে পরিবর্তনটি নির্ধারণ করুন।
যদি আপনার ডোমেইন হোস্ট আপনার হয়ে রেকর্ড পরিবর্তন করে দেয়, তাহলে আগেভাগেই তাদের সাথে যোগাযোগ করুন এবং এমন একটি সময় নির্ধারণ করুন যখন আপনার প্রতিষ্ঠানে বেশি ইমেল আসে না।
গুরুত্বপূর্ণ ব্যক্তিদের পরিবর্তন সম্পর্কে অবহিত করুন।
আপনার ইমেল সিস্টেমে আসন্ন পরিবর্তন সম্পর্কে আপনার প্রধান পরিচিতদের জানান। নিম্নলিখিত বিষয়গুলো অবশ্যই জানিয়ে দেবেন:
- পরিকল্পিত পরিবর্তনের তারিখ ও সময়
- ফেরত আসা বার্তাগুলো পুনরায় পাঠানোর নির্দেশাবলী।
- সময়-সংবেদনশীল বিষয়গুলি জানানোর বিকল্প উপায়
পরামর্শ : আপনি এই বিষয়টির উপর জোর দিতে পারেন যে, যেকোনো ডাউনটাইম যেন স্বল্পস্থায়ী হয়। পরিচিতদের আশ্বস্ত করুন যে কোনো বার্তা হারিয়ে যাবে না, তবে কিছু বার্তা পুনরায় পাঠানোর প্রয়োজন হতে পারে।