Là quản trị viên, khi thiết lập tài khoản Google Workspace mới, bạn cần thay đổi bản ghi MX để email được chuyển đến các tài khoản mới trong Gmail.
Có thể mất đến 48 giờ để bản ghi MX của Google được truyền tải. Cho đến khi bản ghi mới hoạt động, email sẽ được chuyển đến nhà cung cấp dịch vụ email trước đó của bạn. Hãy làm theo các bước sau để tránh email bị trả lại và các vấn đề khác.
Tránh email bị trả lại
Tạo tất cả tài khoản người dùng trong Google Workspace trước
Trước khi thay đổi bản ghi MX, hãy tạo tài khoản người dùng Google Workspace mới trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google.
Bạn có thể thêm từng tài khoản người dùng hoặc thêm hàng loạt trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên. Nếu có bất kỳ danh sách gửi thư hoặc tên thay thế nào trong miền, bạn cũng có thể thêm các danh sách hoặc tên thay thế đó trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên. Để biết thêm thông tin, hãy truy cập vào:
Thiết lập địa chỉ nhận toàn bộ thư
Bạn có thể thiết lập địa chỉ nhận toàn bộ thư để xử lý những thư gửi đến địa chỉ không chính xác hoặc chưa được thiết lập trong miền. Để biết thông tin chi tiết, hãy tham khảo bài viết Nhận email gửi sai địa chỉ trong hộp thư nhận toàn bộ thư.
Tránh gián đoạn email
Thay đổi bản ghi MX khi số lượng email thấp
Lên lịch thay đổi bản ghi MX khi số lượng email thấp, chẳng hạn như vào buổi tối hoặc cuối tuần.
Nếu máy chủ lưu trữ miền đang thay đổi bản ghi cho bạn, hãy liên hệ sớm với họ và lên lịch vào thời điểm tổ chức của bạn không nhận được nhiều email.
Thông báo cho các đầu mối liên hệ chính về thay đổi
Thông báo cho các đầu mối liên hệ chính về thay đổi sắp tới đối với hệ thống email. Hãy nhớ truyền đạt những điểm sau:
- Ngày và giờ thay đổi theo kế hoạch
- Hướng dẫn gửi lại mọi thư bị trả lại
- Các cách khác để truyền đạt những vấn đề khẩn cấp
Lưu ý: Bạn có thể nhấn mạnh rằng thời gian ngừng hoạt động sẽ ngắn. Hãy đảm bảo với các đầu mối liên hệ rằng không có thư nào bị mất, nhưng có thể cần gửi lại một số thư.