La transferencia de dominio de Google Workspace no admite la combinación de cuentas de usuario ni la anulación de duplicación de cuentas. Esta situación puede ocurrir durante una fusión y adquisición (M&A) en la que a los usuarios de la empresa adquirida se les aprovisiona una segunda cuenta en el entorno de Google Workspace de la empresa compradora.
Si el estado final deseado es una conciliación de identidades para que cada usuario solo tenga una cuenta de Google Workspace, se deben realizar pasos adicionales después de que se complete el proceso de transferencia.
Esta guía de consolidación es para clientes con usuarios que tienen 2 cuentas de Google Workspace, una en el entorno de origen y otra en el entorno de destino, y que desean consolidar esas cuentas en el destino después de usar la transferencia de dominio.
Preparación
Es importante determinar qué cuenta tiene los datos principales del usuario (como correo electrónico, eventos de calendario, Google Drive y acceso a aplicaciones de terceros). Esta es la cuenta que queremos que use el usuario después de completar una consolidación.
En esta situación, se supone que el usuario usó principalmente una sola cuenta para realizar transacciones comerciales durante los últimos 3 meses. Si un usuario usó ambas cuentas de diferentes maneras y tiene datos nuevos en ambas, es posible que este método no se aplique o solo se aplique en parte.
Asigna las cuentas de usuario de origen y destino
Crea una asignación entre las cuentas de usuario de origen y de destino, por ejemplo:
- userA@example.com > a.user@solarmora.com
- userB@example.com > userB@solarmora.com
Ubica la cuenta de usuario principal
Determinar qué cuenta es la "principal" de un usuario Algunos métodos para determinar esto incluyen los siguientes:
- Comprender la naturaleza de la fusión o adquisición Muchas veces, se aprovisionaron cuentas duplicadas para un propósito específico y solo se usaron de forma esporádica.
- Preguntarle al usuario
- Usa el informe de usuarios de cuentas de Google Workspace para obtener una descripción general del uso de varias aplicaciones, incluidas las siguientes:
- Estado de las cuentas de usuario
- Almacenamiento de Gmail
- Almacenamiento en Drive
- Almacenamiento total
- Cantidad total de correos electrónicos
- Archivos editados
- Archivos vistos
- Drive: fecha de la última actividad
- Usa la Búsqueda en el registro de correos electrónicos de Google Workspace para obtener un análisis detallado del uso del correo electrónico (durante los últimos 30 días):
- Mensajes enviados desde hace 1 hora hasta los últimos 7 días, o para un período que especifiques en los últimos 30 días.
Nota: Los resultados de la búsqueda de mensajes con más de 30 días de antigüedad solo muestran los detalles de los mensajes posteriores a la entrega. - Los detalles de los mensajes posteriores a la entrega no tienen restricciones de tiempo y siempre se conservan.
- Mensajes hacia o desde cualquier usuario de Google Workspace en tus dominios
- Mensajes enviados a un grupo de Grupos de Google y otras listas de distribución que contengan a tus usuarios de Google Workspace
- Mensajes enviados desde hace 1 hora hasta los últimos 7 días, o para un período que especifiques en los últimos 30 días.
- En el caso de las organizaciones con una edición Enterprise, usa el centro de seguridad para ver los mensajes entregados.
Opciones de migración para administradores
No hay ninguna herramienta que ofrezca una forma integral de combinar 2 Cuentas de Google que abarque todos los servicios de Google posibles. Sin embargo, hay varias opciones de consolidación y migración para los servicios principales de Google, como Gmail, Drive, Calendario de Google y Contactos de Google.
Además de los pasos que se describen a continuación, estas son algunas recomendaciones que debes tener en cuenta:
- Prueba todas las situaciones de usuario conocidas.
- Comunica un plan claro de administración de cambios a los usuarios, en especial si hay un cambio en la forma en que accederán o si necesitan enviar correos electrónicos desde una dirección que ahora aparece como alias.
Nota: Para un volumen pequeño de usuarios y datos, proporcionarles opciones de autoservicio podría ser la mejor opción.
Paso 1. Cambia el nombre de la cuenta de destino (opcional)
Si se determina que la cuenta del entorno de origen es la cuenta "principal", cambiar el nombre de las cuentas de destino minimiza la necesidad de migrar datos.
Por ejemplo, supongamos que user1@example.com y user1@solarmora.com pertenecen al mismo usuario, y user1@example.com es la cuenta "principal" con la mayoría de los datos. Una vez que se complete el proceso de transferencia de dominio, ocurrirá lo siguiente:
- Cambia el nombre de usuario1@solarmora.com > usuario1-OLD@solarmora.com
- Quita user1@solarmora.com como alias de user1-OLD@solarmora.com.
- Cambia el nombre de usuario1@example.com > usuario1@solarmora.com
Nota: Ahora, user1 accede con user1@solarmora.com, pero conserva user1@example.com como alias de la cuenta para enviar y recibir correos electrónicos desde esta dirección.
Puntos de análisis
- Revisa el artículo Impacto de cambiar la dirección de correo electrónico de un usuario.
- Los usuarios deben configurar Gmail para enviar correos electrónicos desde su alias cuando respondan mensajes recibidos antes de que se complete la transferencia de dominio o si el alias es su cuenta externa principal.
- Si usas el SSO con un proveedor de identidad (IdP) externo, una vez que se cambie el nombre de la cuenta, el usuario no podrá acceder con su dirección de correo electrónico anterior. El IdP debe enviar la nueva dirección de correo electrónico completa. Si tienen apps conectadas (ya sea SAML o OIDC), es posible que también deban cambiarles el nombre al mismo tiempo.
Paso 2. Transfiere datos entre cuentas de Google Workspace
Cada servicio de Google Workspace tiene un método diferente para exportar e importar datos entre 2 cuentas de Google Workspace.
Para obtener un desglose más detallado, consulta este artículo del Centro de ayuda.
| Gmail |
|---|
|
| Drive |
|
| Calendario |
|
| Contactos de Google |
|
| Google Sites |
| El propietario de un sitio puede copiarlo en su cuenta nueva y compartirlo con otros usuarios. |
| Google Analytics |
| Los usuarios pueden reorganizar sus propiedades en Analytics, lo que incluye moverlas de una cuenta a otra. |
| YouTube |
| Si un canal está conectado a una cuenta de marca, los usuarios pueden cambiar los propietarios y administradores del canal. |
Paso 3: Borra la cuenta duplicada
Una vez que los datos del usuario se consoliden en una sola cuenta, borra o archiva (según las políticas de retención de datos) la cuenta duplicada. Esto limpiará la lista del directorio y garantizará que los usuarios solo tengan acceso a una cuenta de Google Workspace.
Opciones de migración para los usuarios
Después de revisar el enfoque impulsado por el administrador para consolidar 2 cuentas de Google Workspace que existen en el mismo entorno, hay un enfoque alternativo a través de actividades de administración de cambios que puede eliminar las complejidades técnicas.
Un enfoque basado en el usuario podría consistir en lo siguiente:
- Suposición: El usuario sigue teniendo acceso a ambas cuentas durante un período definido (por ejemplo, 1 mes).
- Correo: Los usuarios pueden reenviar correos electrónicos de la cuenta "antigua" a la "nueva".
- Calendario: La propiedad de los eventos se puede transferir a la cuenta "nueva".
- Drive: La propiedad de los archivos se puede transferir a la cuenta "nueva".
Recomendaciones
- Comunicación clara sobre el plazo que tiene el usuario para realizar la consolidación por su cuenta
- Una vez que se complete el período, los administradores deben suspender las cuentas "antiguas" durante un tiempo (por ejemplo, 3 meses) en caso de que el usuario identifique contenido que no se transfirió.
Nota: Es posible que los servicios no principales no tengan una opción para transferir la propiedad. Esto podría requerir que el usuario descargue datos para que estén disponibles en la cuenta "nueva" a través de las opciones de importación.
Opciones de exportación
Los administradores y los usuarios también pueden exportar sus datos de Google.
Organizaciones
Los administradores avanzados pueden exportar los datos de los usuarios de su organización a un archivo de Google Cloud.
Usuarios
Los usuarios individuales pueden descargar datos de Google con Google Takeout.
Nota: Google recomienda que los administradores activen Google Takeout solo para las cuentas de origen y solo durante el tiempo necesario para consolidar los datos.
Recursos
- Cómo fusionar cuentas
- Matriz de productos de migración de Google Workspace
- Opciones para conservar los datos de exempleados
- APIs de Directory
- GAM (herramienta de línea de comandos)