העברת דומיין ב-Google Workspace לא תומכת במיזוג חשבונות משתמשים או בהסרת כפילויות בחשבונות. התרחיש הזה יכול לקרות במהלך מיזוג ורכישה (M&A), כשמשתמשים בחברה הנרכשת מקבלים חשבון שני בסביבת Google Workspace של החברה הרוכשת.
אם רוצים להגיע למצב שבו יש לכל משתמש רק חשבון אחד ב-Google Workspace, צריך לבצע שלבים נוספים אחרי השלמת תהליך ההעברה.
מדריך האיחוד הזה מיועד ללקוחות שיש להם משתמשים עם 2 חשבונות Google Workspace, אחד בסביבת המקור ואחד בסביבת היעד, ורוצים לאחד את החשבונות האלה בסביבת היעד אחרי שימוש בהעברת דומיין.
הכנה
חשוב לקבוע באיזה חשבון נמצאים הנתונים העיקריים של המשתמש (כמו אימייל, אירועים ביומן, Google Drive וגישה לאפליקציות של צד שלישי). זה החשבון שבו אנחנו רוצים שהמשתמש ישתמש אחרי השלמת האיחוד.
בתרחיש הזה, אנחנו מניחים שהמשתמש השתמש בעיקר בחשבון יחיד לצורך ניהול העסק במהלך 3 החודשים האחרונים. אם משתמש השתמש בשני החשבונות בדרכים שונות, ויש לו נתונים חדשים בשניהם, יכול להיות שהשיטה הזו לא תתאים או שתתאים רק באופן חלקי.
מיפוי של חשבונות המשתמשים במקור וביעד
יוצרים מיפוי בין חשבונות המשתמשים במקור וביעד, לדוגמה:
- userA@example.com > a.user@solarmora.com
- userB@example.com > userB@solarmora.com
איתור חשבון המשתמש הראשי
לבדוק איזה חשבון הוא החשבון הראשי של המשתמש. יש כמה שיטות לקבוע את זה:
- הבנת אופי המיזוג והרכישה. במקרים רבים, חשבונות כפולים הוקצו למטרה ספציפית ונעשה בהם שימוש רק מדי פעם.
- לשאול את המשתמש.
- שימוש בדוח המשתמשים בחשבונות של Google Workspace כדי לקבל סקירה כללית של השימוש באפליקציות שונות, כולל:
- הסטטוס של חשבונות המשתמשים
- אחסון ב-Gmail
- אחסון ב-Drive
- סה"כ נפח אחסון
- סה"כ הודעות אימייל
- קבצים שנערכו
- קבצים שנצפו
- Drive - זמן הפעילות האחרונה
- כדי לבצע ניתוח מפורט של השימוש באימייל (במהלך 30 הימים האחרונים), אפשר להשתמש בחיפוש ביומן אימייל ב-Google Workspace:
- הודעות שנשלחו לפני שעה עד 7 ימים, או טווח תאריכים שצוין ב-30 הימים האחרונים.
הערה: בתוצאות החיפוש של הודעות מלפני יותר מ-30 יום מוצגים רק פרטי ההודעה אחרי המסירה. - האירועים שבוצעו לאחר שליחת ההודעה לא מוגבלים בזמן ותמיד נשמרים.
- הודעות שנשלחות אל משתמשים ב-Google Workspace בדומיינים שלכם או מתקבלות מהם.
- הודעות שנשלחו לקבוצה בקבוצות Google ולרשימות תפוצה אחרות שכוללות את משתמשי Google Workspace שלכם.
- הודעות שנשלחו לפני שעה עד 7 ימים, או טווח תאריכים שצוין ב-30 הימים האחרונים.
- בארגונים עם מהדורת Enterprise, אפשר להשתמש במרכז האבטחה כדי לראות את מסירת ההודעות.
אפשרויות העברה לאדמינים
אין כלי שמציע דרך מקיפה למיזוג של 2 חשבונות Google שכוללת את כל שירותי Google האפשריים. עם זאת, יש כמה אפשרויות לאיחוד ולמעבר של שירותי Google העיקריים, כמו Gmail, Drive, יומן Google ואנשי קשר של Google.
בנוסף לשלבים שמפורטים בהמשך, ריכזנו כאן כמה המלצות שכדאי לזכור:
- בודקים את כל תרחישי השימוש הידועים.
- חשוב להעביר למשתמשים תוכנית ברורה לניהול שינויים, במיוחד אם יש שינוי באופן שבו הם נכנסים לחשבון או אם הם צריכים לשלוח אימייל מכתובת שמופיעה עכשיו ככתובת אימייל חלופית.
הערה: אם מדובר במספר קטן של משתמשים ובכמות קטנה של נתונים, יכול להיות שהאפשרות הכי טובה היא לספק למשתמשים אפשרויות לשירות עצמי.
שלב 1. (אופציונלי) שינוי השם של חשבון היעד
אם נקבע שחשבון סביבת המקור הוא החשבון הראשי, שינוי השם של חשבונות היעד מצמצם את הצורך בהעברת נתונים.
לדוגמה, נניח שהמשתמשים user1@example.com ו-user1@solarmora.com שייכים לאותו משתמש, ו-user1@example.com הוא החשבון הראשי עם רוב הנתונים. אחרי שתהליך העברת הדומיין יסתיים:
- שינוי השם של user1@solarmora.com > user1-OLD@solarmora.com
- הסרת user1@solarmora.com ככתובת אימייל חלופית ב-user1-OLD@solarmora.com
- שינוי השם של user1@example.com > user1@solarmora.com
הערה: משתמש1 נכנס עכשיו באמצעות הכתובת user1@solarmora.com, אבל עדיין יכול לשלוח ולקבל אימייל מהכתובת user1@example.com, כי היא מוגדרת ככתובת אימייל חלופית של החשבון.
נקודות מעקב
- חשוב לקרוא את המאמר איך שינוי כתובת האימייל של המשתמש משפיע על אפליקציות.
- כדי לענות להודעות שהתקבלו לפני השלמת העברת הדומיין, או אם הכתובת החלופית היא החשבון החיצוני הראשי שלהם, המשתמשים צריכים להגדיר את Gmail לשליחת אימייל מהכתובת החלופית שלהם.
- אם משתמשים ב-SSO עם ספק זהויות (IdP) חיצוני של צד שלישי, אחרי שמשנים את השם של החשבון המשתמש לא יכול להיכנס באמצעות כתובת האימייל הישנה שלו – ספק הזהויות צריך לשלוח את כתובת האימייל החדשה המוגדרת במלואה. אם יש להם אפליקציות מקושרות (SAML או OIDC), יכול להיות שיהיה צורך לשנות את השם שלהן באותו הזמן.
שלב 2. העברת נתונים בין חשבונות Google Workspace
לכל שירות ב-Google Workspace יש שיטה שונה לייצוא וייבוא של נתונים בין שני חשבונות Google Workspace.
פירוט נוסף זמין במאמר הזה במרכז העזרה.
| Gmail |
|---|
|
| Drive |
|
| יומן Google |
|
| אנשי קשר מחשבון Google |
|
| Google Sites |
| בעלי אתר יכולים להעתיק את האתר לחשבון החדש ולשתף אותו עם משתמשים אחרים. |
| Google Analytics |
| משתמשים יכולים לארגן מחדש את הנכסים שלהם ב-Analytics, כולל העברה שלהם מחשבון אחד לחשבון אחר. |
| YouTube |
| אם הערוץ מקושר לחשבון מותג, המשתמשים יכולים לשנות את פרטי הבעלים והמנהלים של הערוץ. |
שלב 3. מחיקת החשבון הכפול
אחרי שמאחדים את הנתונים של המשתמש בחשבון אחד, מוחקים את החשבון הכפול או מעבירים אותו לארכיון (בהתאם למדיניות שמירת הנתונים). כך אפשר לנקות את רשימת הספרייה ולוודא שלמשתמשים יש גישה רק לחשבון Google Workspace אחד.
אפשרויות העברה למשתמשים
אחרי שקוראים את הגישה שמבוססת על אדמינים לאיחוד של שני חשבונות Google Workspace שקיימים באותה סביבה, אפשר להשתמש בגישה חלופית שמבוססת על פעילויות לניהול שינויים, שיכולה למנוע סיבוכים טכניים.
גישה שמבוססת על משתמשים יכולה לכלול את הפעולות הבאות:
- הנחה: למשתמש תהיה גישה לשני החשבונות למשך תקופה מוגדרת (למשל, חודש).
- Mail: המשתמשים יכולים להעביר אימיילים מהחשבון ה "ישן" לחשבון ה "חדש".
- יומן: אפשר להעביר את הבעלות על אירועים לחשבון ה "חדש".
- Drive: אפשר להעביר את הבעלות על קובץ לחשבון ה "חדש".
המלצות
- תקשורת ברורה לגבי ציר הזמן שמוקצה למשתמש לאיחוד עצמי.
- בסיום תקופת הזמן, האדמינים צריכים להשעות חשבונות "ישנים" למשך זמן מסוים (למשל, 3 חודשים) למקרה שהמשתמש יזהה תוכן שלא הועבר.
הערה: יכול להיות שלא תהיה אפשרות להעביר בעלות על שירותים שאינם שירותי ליבה. יכול להיות שהמשתמש יצטרך להוריד את הנתונים כדי שיהיו זמינים לחשבון ה "חדש" באמצעות אפשרויות ייבוא.
אפשרויות הייצוא
אדמינים ומשתמשים יכולים גם לבחור לייצא את הנתונים בחשבון Google שלהם.
ארגונים
סופר-אדמינים יכולים לייצא את נתוני המשתמשים בארגון לארכיון ב-Google Cloud.
משתמשים
משתמשים פרטיים יכולים להוריד הנתונים בחשבון Google באמצעות Google Takeout.
הערה: Google ממליצה לאדמינים להפעיל את Google Takeout רק בחשבונות המקור ורק למשך הזמן שנדרש לאיחוד הנתונים.