מיזוג זהויות וביטול כפילויות

העברת דומיין ב-Google Workspace לא תומכת במיזוג חשבונות משתמשים או בביטול כפילויות בחשבונות. תרחיש כזה יכול לקרות במהלך מיזוג ורכישה (M&A), שבו למשתמשים של החברה הנרכשת מוקצה חשבון שני בסביבת Google Workspace של החברה הרוכשת.

אם המצב הסופי הרצוי הוא התאמה של הזהויות כך שלכל משתמש יהיה רק חשבון Google Workspace אחד, צריך לבצע שלבים נוספים אחרי שתהליך ההעברה מסתיים.

המדריך הזה לאיחוד חשבונות מיועד ללקוחות שיש להם משתמשים עם שני חשבונות Google Workspace, אחד בסביבת המקור ואחד בסביבת היעד, ורוצים לאחד את החשבונות האלה ביעד אחרי השימוש בהעברת דומיין.

הכנה

חשוב לקבוע באיזה חשבון נמצאים הנתונים העיקריים של המשתמש (כמו אימייל, אירועים ביומן, Google Drive וגישה לאפליקציות של צד שלישי). זה החשבון שאנחנו רוצים שהמשתמש ישתמש בו אחרי השלמת האיחוד.

התרחיש הזה מניח שהמשתמש השתמש בעיקר בחשבון אחד לניהול העסק במהלך 3 החודשים האחרונים. אם המשתמש השתמש בשני החשבונות בדרכים שונות, ויש לו נתונים חדשים בשניהם, יכול להיות שהשיטה הזו לא תתאים או תתאים רק באופן חלקי.

מיפוי חשבונות המשתמשים במקור וביעד

יוצרים מיפוי בין חשבונות המשתמשים במקור וביעד, לדוגמה:

  • userA@example.com > a.user@solarmora.com
  • userB@example.com > userB@solarmora.com

מאתרים את חשבון המשתמש הראשי

להחליט איזה חשבון הוא החשבון "הראשי" של המשתמש. יש כמה שיטות לקבוע את זה:

  • הבנת האופי של המיזוג או הרכישה. הרבה פעמים חשבונות כפולים נוצרו למטרה ספציפית והשתמשו בהם רק מדי פעם.
  • שואלים את המשתמש.
  • דוח המשתמשים בחשבונות ב-Google Workspace, שמאפשר לקבל סקירה כללית על השימוש באפליקציות שונות, כולל:
    • הסטטוס של חשבונות המשתמשים
    • אחסון ב-Gmail
    • אחסון ב-Drive
    • סה"כ נפח אחסון
    • סה"כ הודעות אימייל
    • קבצים שנערכו
    • קבצים שנצפו
    • ‫Drive - זמן הפעילות האחרונה
  • משתמשים בחיפוש ביומן אימייל (ELS) של Google Workspace כדי לנתח באופן מפורט את השימוש באימייל (ב-30 הימים האחרונים):
    • הודעות שנשלחו החל מלפני שעה ועד 7 הימים האחרונים, או בטווח תאריכים שציינתם ב-30 הימים האחרונים.
      הערה: בתוצאות החיפוש של הודעות מלפני יותר מ-30 יום מוצגים רק פרטי ההודעה אחרי המסירה.
    • אין מגבלות זמן על פרטי ההודעה לאחר המסירה, והם תמיד נשמרים.
    • הודעות שנשלחות אל או מכל משתמש Google Workspace בדומיינים שלכם.
    • הודעות שנשלחות לקבוצה ב"קבוצות Google" ולרשימות תפוצה אחרות שמכילות את המשתמשים שלכם ב-Google Workspace.
  • בארגונים עם מהדורת Enterprise, אפשר להשתמש במרכז האבטחה כדי לראות את מסירת ההודעות.

אפשרויות העברה לאדמינים

אין כלי שמציע דרך מקיפה למזג 2 חשבונות Google, כולל כל שירותי Google האפשריים. עם זאת, יש כמה אפשרויות לאיחוד ולהעברה של שירותי Google העיקריים, כמו Gmail, ‏Drive, יומן Google ואנשי קשר מחשבון Google.

בנוסף לשלבים שמפורטים בהמשך, ריכזנו כאן כמה המלצות שכדאי לזכור:

  • בודקים את כל תרחישי השימוש הידועים.
  • חשוב להעביר למשתמשים תוכנית ברורה לניהול השינויים, במיוחד אם יש שינוי באופן הכניסה שלהם לחשבון או אם הם צריכים לשלוח אימייל מכתובת שמופיעה עכשיו ככתובת אימייל חלופית.

הערה: אם יש לכם מספר קטן של משתמשים ונתונים, יכול להיות שהאפשרות הכי טובה היא לספק למשתמשים אפשרויות לשירות עצמי.

שלב 1. (אופציונלי) שינוי השם של חשבון היעד

אם החשבון בסביבת המקור מוגדר כחשבון "ראשי", שינוי השם של חשבונות היעד מצמצם את הצורך בהעברת נתונים.

לדוגמה, נניח ש-user1@example.com ו-user1@solarmora.com שייכים לאותו משתמש, ו-user1@example.com הוא החשבון "הראשי" עם רוב הנתונים. אחרי שתהליך העברת הדומיין מסתיים:

  1. משנים את השם של user1@solarmora.com > user1-OLD@solarmora.com
  2. מסירים את user1@solarmora.com ככתובת אימייל חלופית של user1-OLD@solarmora.com
  3. שינוי השם user1@example.com > user1@solarmora.com

הערה: user1 נכנס עכשיו באמצעות user1@solarmora.com, אבל עדיין שומר על user1@example.com ככתובת אימייל חלופית של החשבון כדי לשלוח ולקבל דואר מהכתובת הזו.

נקודות מעקב

  • כדאי לקרוא את המאמר ההשפעה של שינוי כתובת האימייל של המשתמש.
  • המשתמשים צריכים להגדיר את Gmail לשליחת אימייל מהכתובת החלופית שלהם כשהם משיבים להודעות שהתקבלו לפני שהעברת הדומיין הושלמה, או אם הכתובת החלופית היא החשבון החיצוני הראשי שלהם.
  • אם אתם משתמשים ב-SSO עם ספק זהויות (IdP) חיצוני של צד שלישי, אחרי שמשנים את שם החשבון המשתמש לא יכול להיכנס באמצעות כתובת האימייל הישנה שלו – ספק הזהויות צריך לשלוח את כתובת האימייל החדשה המלאה. אם יש להם אפליקציות מקושרות (SAML או OIDC), יכול להיות שצריך לשנות גם את השם שלהן באותו זמן.

שלב 2. העברת נתונים בין חשבונות Google Workspace

לכל שירות ב-Google Workspace יש שיטה שונה לייצוא ולייבוא של נתונים בין שני חשבונות Google Workspace.

במאמר הזה במרכז העזרה מופיע פירוט נרחב יותר.

Gmail
  • המשתמשים יכולים להוריד את הנתונים שלהם מ-Gmail באמצעות Google Takeout
  • אם אתם רוצים להעביר אימיילים מתיבות דואר ב-Gmail או אליהן, אתם יכולים להשתמש בכלים הבאים:
    • שירות להעברת נתונים
      • השירות להעברת נתונים הוא מוצר שזמין במסוף Google Admin, ואפשר להעביר באמצעותו אימיילים מחשבון Google Workspace אחד לחשבון אחר.
      • כל הנתונים שמועברים הם עותקים. הנתונים המקוריים לא מועברים ולא נמחקים, כך שלמשתמשים עדיין תהיה גישה אליהם בחשבון המקור אחרי ההעברה.
      • הכלי מומלץ להעברות בקנה מידה קטן (1-100 משתמשים).
      • במהלך ההעברה, פרוטוקול IMAP חייב להיות מופעל בחשבון המקור.
      • במהלך ההעברה, האימות הדו-שלבי (2SV) צריך להיות מושבת בחשבון המקור.
    • סקריפטים בהתאמה אישית באמצעות ממשקי ה-API של Gmail
    • סקריפטים בהתאמה אישית באמצעות GAM (כלי שורת הפקודה)
    • ‫Google Workspace Migrate (מומלץ להעברות בקנה מידה גדול עם יותר מ-1,000 משתמשים)
    • מוצרים של צד שלישי
Drive
יומן Google
  • המשתמשים יכולים להוריד את הנתונים שלהם ביומן באמצעות Google Takeout או לייצא את יומן Google שלהם.
  • המשתמשים יכולים להעביר את היומנים שלהם לבעלים אחרים בחשבון Google Workspace חדש.
  • אדמינים יכולים להשתמש ב-Calendar API כדי לבצע את אותן פעולות באופן פרוגרמטי.
  • ‫Google Workspace Migrate (מומלץ להעברות בקנה מידה גדול עם יותר מ-1,000 משתמשים)
אנשי קשר מחשבון Google
  • המשתמשים יכולים לייצא את אנשי הקשר שלהם לקובץ CSV ואז לייבא אותם לחשבון החדש.
  • אדמינים יכולים להשתמש ב-People API כדי לבצע את אותן פעולות באופן פרוגרמטי.
  • ‫Google Workspace Migrate (מומלץ להעברות בקנה מידה גדול עם יותר מ-1,000 משתמשים)
Google Sites
בעלי אתר יכולים להעתיק את האתר לחשבון החדש שלהם ולשתף אותו עם משתמשים אחרים.
Google Analytics
המשתמשים יכולים לארגן מחדש את הנכסים שלהם ב-Analytics, כולל להעביר אותם מחשבון אחד לאחר.
YouTube
אם הערוץ מקושר לחשבון מותג, המשתמשים יכולים לשנות את הבעלים והמנהלים של הערוץ.

שלב 3. מחיקת החשבון הכפול

אחרי שנתוני המשתמש אוחדו לחשבון אחד, מוחקים את החשבון הכפול או מעבירים אותו לארכיון (בהתאם למדיניות שמירת הנתונים). הפעולה הזו תנקה את רשימת המשתמשים בספרייה ותוודא שלמשתמשים יש גישה רק לחשבון Google Workspace אחד.

אפשרויות העברה למשתמשים

אחרי שסקרנו את הגישה מבוססת האדמין לאיחוד של שני חשבונות Google Workspace שקיימים באותה סביבה, יש גישה חלופית באמצעות פעילויות של ניהול שינויים שיכולות לבטל את המורכבות הטכנית.

גישה שמתמקדת במשתמשים יכולה לכלול את הפעולות הבאות:

  • הנחה: למשתמש יש גישה לשני החשבונות למשך תקופה מוגדרת (למשל, חודש אחד).
  • אימייל: המשתמשים יכולים להעביר אימיילים מהחשבון "הישן" לחשבון "החדש".
  • יומן: אפשר להעביר את הבעלות על האירוע לחשבון "החדש".
  • ‫Drive: אפשר להעביר את הבעלות על הקבצים לחשבון "החדש".

המלצות

  • הודעה ברורה לגבי לוח הזמנים שבו המשתמש יכול לאחד את החשבונות בעצמו.
  • בסיום התקופה, האדמינים צריכים להשעות את החשבונות "הישנים" למשך זמן מסוים (למשל, 3 חודשים) למקרה שהמשתמש יזהה תוכן שלא הועבר.

הערה: יכול להיות שבשירותים שאינם שירותי ליבה אין אפשרות להעביר בעלות. יכול להיות שהמשתמש יצטרך להוריד נתונים כדי שיהיו זמינים בחשבון "החדש" באמצעות אפשרויות הייבוא.

אפשרויות הייצוא

אדמינים ומשתמשים יכולים גם לייצא את הנתונים בחשבון Google.

ארגונים

סופר-אדמינים יכולים לייצא את נתוני המשתמשים של הארגון לארכיון של Google Cloud.

משתמשים

משתמשים פרטיים יכולים להוריד את הנתונים בחשבון Google באמצעות Google Takeout.

הערה: Google ממליצה לאדמינים להפעיל את Google Takeout רק בחשבונות המקור ורק למשך הזמן שנדרש לאיחוד הנתונים.

משאבים