पहचान मर्ज करना और डुप्लीकेट हटाना

Google Workspace के डोमेन ट्रांसफ़र की सुविधा से, उपयोगकर्ता खातों को मर्ज नहीं किया जा सकता. साथ ही, डुप्लीकेट खाते भी नहीं हटाए जा सकते. मर्जर और ऐक्विज़िशन (एमऐंडए) के दौरान, ऐसा हो सकता है. इसमें, जिस कंपनी का अधिग्रहण किया गया है उसके उपयोगकर्ताओं को, अधिग्रहण करने वाली कंपनी के Google Workspace एनवायरमेंट में दूसरा खाता दिया जाता है.

अगर आपको ऐसा करना है कि हर उपयोगकर्ता के पास सिर्फ़ एक Google Workspace खाता हो, तो ट्रांसफ़र की प्रोसेस पूरी होने के बाद, आपको कुछ और कदम उठाने होंगे.

यह कंसोलिडेशन गाइड उन ग्राहकों के लिए है जिनके उपयोगकर्ताओं के पास दो Google Workspace खाते हैं. इनमें से एक खाता सोर्स एनवायरमेंट में है और दूसरा डेस्टिनेशन एनवायरमेंट में. साथ ही, वे डोमेन ट्रांसफ़र का इस्तेमाल करने के बाद, इन खातों को डेस्टिनेशन एनवायरमेंट में कंसोलिडेट करना चाहते हैं.

तैयारी

यह जानना ज़रूरी है कि किस खाते में उपयोगकर्ता का मुख्य डेटा (जैसे कि ईमेल, कैलेंडर इवेंट, Google Drive, और तीसरे पक्ष के ऐप्लिकेशन का ऐक्सेस) मौजूद है. हम चाहते हैं कि उपयोगकर्ता, कंसोलिडेशन की प्रोसेस पूरी होने के बाद, इसी खाते का इस्तेमाल करे.

इस स्थिति में, यह माना जाता है कि उपयोगकर्ता पिछले तीन महीनों से कारोबार के लिए, मुख्य तौर पर सिर्फ़ एक खाते का इस्तेमाल कर रहा था. अगर कोई उपयोगकर्ता, दोनों खातों का अलग-अलग तरीके से इस्तेमाल कर रहा है और दोनों में नया डेटा मौजूद है, तो यह तरीका लागू नहीं हो सकता या सिर्फ़ आंशिक तौर पर लागू हो सकता है.

उपयोगकर्ताओं के सोर्स और डेस्टिनेशन खातों को मैप करना

उपयोगकर्ताओं के सोर्स और डेस्टिनेशन खातों के बीच मैपिंग बनाएं. उदाहरण के लिए:

  • userA@example.com > a.user@solarmora.com
  • userB@example.com > userB@solarmora.com

मुख्य उपयोगकर्ता खाता ढूंढना

यह पता करें कि किसी उपयोगकर्ता के लिए "मुख्य" खाता कौनसे है. यह पता करने के कुछ तरीके यहां दिए गए हैं:

  • एमऐंडए की प्रकृति को समझना. कई बार, डुप्लीकेट खाते किसी खास मकसद के लिए बनाए जाते हैं और उनका इस्तेमाल कभी-कभी ही किया जाता है.
  • उपयोगकर्ता से पूछना.
  • Google Workspace खातों की उपयोगकर्ता रिपोर्ट का इस्तेमाल करके, अलग-अलग ऐप्लिकेशन के इस्तेमाल की खास जानकारी पाना. इसमें ये शामिल हैं:
    • उपयोगकर्ता खातों की स्थिति
    • Gmail का स्टोरेज
    • Drive स्टोरेज
    • कुल स्टोरेज
    • कुल ईमेल
    • बदलाव की गई फ़ाइलें
    • फ़ाइलें देखी गईं
    • डिस्क - पिछली बार इस्तेमाल किए जाने का समय
  • ईमेल के इस्तेमाल की पूरी जानकारी पाने के लिए, Google Workspace के ईमेल लॉग की खोज का इस्तेमाल करें. इसमें पिछले 30 दिनों का डेटा शामिल होता है:
    • पिछले सात दिनों में भेजे गए मैसेज या पिछले 30 दिनों में, आपकी बताई गई तारीख की सीमा के दौरान भेजे गए मैसेज.
      ध्यान दें: 30 दिनों से ज़्यादा पुराने मैसेज के खोज नतीजों में, सिर्फ़ डिलीवरी के बाद मैसेज की जानकारी दिखती है.
    • डिलीवरी के बाद मैसेज की जानकारी पर, समय की कोई पाबंदी नहीं होती. यह जानकारी हमेशा सेव रहती है.
    • आपके डोमेन में मौजूद किसी भी Google Workspace उपयोगकर्ता को भेजे गए या उससे मिले मैसेज.
    • Google Groups में किसी ग्रुप और आपकी Google Workspace के उपयोगकर्ताओं वाली अन्य मेलिंग सूचियों को भेजे गए मैसेज.
  • Enterprise वर्शन का इस्तेमाल करने वाले संगठनों के लिए, मैसेज की डिलीवरी देखने के लिए सुरक्षा केंद्र का इस्तेमाल करें.

एडमिन के लिए माइग्रेशन के विकल्प

ऐसा कोई टूल नहीं है जिससे Google की सभी सेवाओं के लिए, दो Google खातों को मर्ज किया जा सके. हालांकि, Gmail, Drive, Google Calendar, और Google Contacts जैसी Google की मुख्य सेवाओं के लिए, कंसोलिडेशन और माइग्रेशन के कई विकल्प मौजूद हैं.

यहां बताए गए चरणों के अलावा, इन सुझावों को भी ध्यान में रखें:

  • उपयोगकर्ताओं की सभी संभावित स्थितियों को आज़माएं.
  • उपयोगकर्ताओं को बदलाव के मैनेजमेंट प्लान के बारे में साफ़ तौर पर बताएं. खास तौर पर, अगर उनके साइन इन करने के तरीके में बदलाव हो रहा है या उन्हें किसी ऐसे पते से ईमेल भेजना है जो अब एलियास के तौर पर सूची में शामिल है.

ध्यान दें: अगर उपयोगकर्ताओं और डेटा की संख्या कम है, तो उपयोगकर्ताओं को सेल्फ़-सर्विस के विकल्प देना सबसे अच्छा हो सकता है.

पहला चरण. (ज़रूरी नहीं) डेस्टिनेशन खाते का नाम बदलना

अगर सोर्स एनवायरमेंट के खाते को "मुख्य" खाता माना जाता है, तो डेस्टिनेशन खातों का नाम बदलने से, डेटा माइग्रेशन की ज़रूरत कम हो जाती है.

उदाहरण के लिए, मान लें कि user1@example.com और user1@solarmora.com, दोनों खाते एक ही उपयोगकर्ता के हैं. साथ ही, user1@example.com "मुख्य" खाता है, जिसमें ज़्यादातर डेटा मौजूद है. डोमेन ट्रांसफ़र की प्रोसेस पूरी होने के बाद:

  1. user1@solarmora.com का नाम बदलकर user1-OLD@solarmora.com करें
  2. user1-OLD@solarmora.com से, user1@solarmora.com को एलियास के तौर पर हटाएं
  3. user1@example.com का नाम बदलकर user1@solarmora.com करें

ध्यान दें: user1 अब user1@solarmora.com का इस्तेमाल करके साइन इन करता है. हालांकि, वह इस पते से ईमेल भेजने और पाने के लिए, user1@example.com को खाते के एलियास के तौर पर सेव रखता है.

अहम जानकारी

  • लेख पढ़ें: किसी उपयोगकर्ता का ईमेल पता बदलने के असर.
  • डोमेन ट्रांसफ़र की प्रोसेस पूरी होने से पहले मिले मैसेज का जवाब देने के लिए या अगर एलियास, उनका मुख्य बाहरी खाता है, तो उपयोगकर्ताओं को अपने एलियास से ईमेल भेजने के लिए, Gmail को कॉन्फ़िगर करना होगा.
  • अगर तीसरे पक्ष के आइडेंटिटी प्रोवाइडर (IdP) के साथ एसएसओ (SSO) का इस्तेमाल किया जा रहा है, तो खाता का नाम बदलने के बाद, उपयोगकर्ता अपने पुराने ईमेल पते का इस्तेमाल करके साइन इन नहीं कर पाएगा. इसके लिए, IdP को पूरी तरह से क्वालिफ़ाइड नया ईमेल पता भेजना होगा. अगर उन्होंने ऐप्लिकेशन कनेक्ट किए हैं (एसएएमएल या ओआईडीसी), तो हो सकता है कि उनके नाम भी एक साथ बदलने पड़ें.

दूसरा चरण. Google Workspace के अलग-अलग खातों के बीच डेटा ट्रांसफ़र करना

Google Workspace की हर सेवा में, दो Google Workspace खातों के बीच डेटा एक्सपोर्ट और इंपोर्ट करने का अलग-अलग तरीका होता है.

ज़्यादा जानकारी के लिए, सहायता केंद्र का यह लेख देखें.

Gmail
  • उपयोगकर्ता, Google Takeout का इस्तेमाल करके, अपना Gmail डेटा डाउनलोड कर सकते हैं
  • अगर आपको Gmail के मेलबॉक्स से या उनमें ईमेल माइग्रेट करने हैं, तो इन तरीकों का इस्तेमाल किया जा सकता है:
    • डेटा माइग्रेशन सेवा
      • डेटा माइग्रेशन सेवा, Google Admin console में उपलब्ध एक प्रॉडक्ट है. इसकी मदद से, एक Google Workspace खाते से दूसरे में ईमेल माइग्रेट किए जा सकते हैं.
      • माइग्रेट किया गया सारा डेटा कॉपी किया जाता है. उसे न तो मूव किया जाता है और न ही मिटाया जाता है. इसलिए, माइग्रेशन के बाद भी उपयोगकर्ता अपने सोर्स खाते में मौजूद डेटा को ऐक्सेस कर सकते हैं.
      • हमारा सुझाव है कि इस टूल का इस्तेमाल, छोटे पैमाने पर माइग्रेशन (1–100 उपयोगकर्ता) के लिए किया जाए.
      • माइग्रेशन के दौरान, सोर्स खाते में आईएमएपी चालू होना चाहिए.
      • माइग्रेशन के दौरान, सोर्स खाते में दो चरणों में पुष्टि करने की सुविधा (2SV) बंद होनी चाहिए.
    • Gmail API का इस्तेमाल करके बनाई गई कस्टम स्क्रिप्ट
    • GAM (कमांड-लाइन टूल) का इस्तेमाल करके बनाई गई कस्टम स्क्रिप्ट
    • Google Workspace Migrate (हमारा सुझाव है कि इसका इस्तेमाल, बड़े पैमाने पर माइग्रेशन के लिए किया जाए. इसमें 1,000 से ज़्यादा उपयोगकर्ता शामिल हो सकते हैं)
    • तीसरे पक्ष के प्रॉडक्ट
Drive
  • उपयोगकर्ता, Google Takeout का इस्तेमाल करके, अपना Drive डेटा डाउनलोड कर सकते हैं.
  • एक ही संगठन में मौजूद किसी दूसरे उपयोगकर्ता को फ़ाइलों का मालिकाना हक फिर से असाइन करने के लिए, इन तरीकों का इस्तेमाल करें:
  • प्रोग्राम के ज़रिए, संगठनों के बीच Drive से या उसमें डेटा माइग्रेट करने के लिए, इन तरीकों का इस्तेमाल करें:
    • Drive API की कस्टम स्क्रिप्ट
    • GAM की कस्टम स्क्रिप्ट
    • Google Workspace Migrate (हमारा सुझाव है कि इसका इस्तेमाल, बड़े पैमाने पर माइग्रेशन के लिए किया जाए. इसमें 1,000 से ज़्यादा उपयोगकर्ता शामिल हो सकते हैं)
    • तीसरे पक्ष के प्रॉडक्ट
Calendar
  • उपयोगकर्ता, Google Takeout का इस्तेमाल करके, अपना Calendar डेटा डाउनलोड कर सकते हैं या अपना Google Calendar एक्सपोर्ट कर सकते हैं
  • उपयोगकर्ता, अपने कैलेंडर को Google Workspace के नए खाते में मौजूद किसी दूसरे मालिक को ट्रांसफ़र कर सकते हैं
  • एडमिन, Calendar API का इस्तेमाल करके, प्रोग्राम के ज़रिए वही कार्रवाइयां कर सकते हैं
  • Google Workspace Migrate (हमारा सुझाव है कि इसका इस्तेमाल, बड़े पैमाने पर माइग्रेशन के लिए किया जाए. इसमें 1,000 से ज़्यादा उपयोगकर्ता शामिल हो सकते हैं)
Google Contacts
  • उपयोगकर्ता, अपने संपर्कों को CSV फ़ाइल में एक्सपोर्ट कर सकते हैं. इसके बाद, उन्हें अपने नए खाते में इंपोर्ट कर सकते हैं
  • एडमिन, People API का इस्तेमाल करके, प्रोग्राम के ज़रिए वही कार्रवाइयां कर सकते हैं
  • Google Workspace Migrate (हमारा सुझाव है कि इसका इस्तेमाल, बड़े पैमाने पर माइग्रेशन के लिए किया जाए. इसमें 1,000 से ज़्यादा उपयोगकर्ता शामिल हो सकते हैं)
Google Sites
साइट का मालिक, अपनी साइट को नए खाते में कॉपी कर सकता है और उसे दूसरे उपयोगकर्ताओं के साथ शेयर कर सकता है.
Google Analytics
उपयोगकर्ता, Analytics में अपनी प्रॉपर्टी को अपने हिसाब से क्रम में लगा सकते हैं. इसमें, उन्हें एक खाते से दूसरे खाते में ले जाना भी शामिल है.
YouTube
अगर कोई चैनल किसी ब्रैंड खाते से जुड़ा है, तो उपयोगकर्ता चैनल के मालिकों और मैनेजर को बदल सकते हैं.

तीसरा चरण. डुप्लीकेट खाता मिटाना

उपयोगकर्ता का डेटा किसी एक खाते में कंसोलिडेट हो जाने के बाद, डुप्लीकेट खाते को मिटाएं या आर्काइव करें. यह कार्रवाई, डेटा सेव रखने की नीतियों के मुताबिक की जानी चाहिए. इससे डायरेक्ट्री लिस्टिंग साफ़ हो जाएगी और यह पक्का किया जा सकेगा कि उपयोगकर्ताओं के पास सिर्फ़ एक Google Workspace खाते का ऐक्सेस हो.

उपयोगकर्ताओं के लिए माइग्रेशन के विकल्प

एक ही एनवायरमेंट में मौजूद दो Google Workspace खातों को कंसोलिडेट करने के लिए, एडमिन की मदद से किए जाने वाले तरीके की समीक्षा करने के बाद, बदलाव के मैनेजमेंट की गतिविधियों के ज़रिए एक दूसरा तरीका भी अपनाया जा सकता है. इससे तकनीकी जटिलताओं को खत्म किया जा सकता है.

उपयोगकर्ता की मदद से किए जाने वाले तरीके में ये शामिल हो सकते हैं:

  • मान्यता: उपयोगकर्ता के पास, तय समय (जैसे, एक महीना) के लिए, दोनों खातों का ऐक्सेस बना रहता है.
  • मेल: उपयोगकर्ता, "पुराने" खाते से ईमेल को "नए" खाते में फ़ॉरवर्ड कर सकते हैं.
  • Calendar: इवेंट का मालिकाना हक, "नए" खाते में ट्रांसफ़र किया जा सकता है.
  • Drive: फ़ाइल का मालिकाना हक, "नए" खाते में ट्रांसफ़र किया जा सकता है.

सुझाव

  • उपयोगकर्ता को, खुद से कंसोलिडेट करने के लिए मिलने वाली समयावधि के बारे में साफ़ तौर पर बताएं.
  • समयावधि पूरी होने के बाद, एडमिन को "पुराने" खातों को कुछ समय (जैसे, तीन महीने) के लिए निलंबित कर देना चाहिए. ऐसा तब करना चाहिए, जब उपयोगकर्ता को ऐसा कॉन्टेंट मिले जिसे ट्रांसफ़र नहीं किया गया है.

ध्यान दें: हो सकता है कि मुख्य सेवाओं के अलावा अन्य सेवाओं के लिए, मालिकाना हक ट्रांसफ़र करने का विकल्प उपलब्ध न हो. इसके लिए, उपयोगकर्ता को डेटा डाउनलोड करना पड़ सकता है, ताकि इंपोर्ट के विकल्पों के ज़रिए, "नए" खाते में डेटा उपलब्ध कराया जा सके.

एक्सपोर्ट करने के विकल्प

एडमिन और उपयोगकर्ता, Google का डेटा एक्सपोर्ट करने का विकल्प भी चुन सकते हैं.

संगठन

सुपर एडमिन, अपने संगठन के उपयोगकर्ता डेटा को Google Cloud के आर्काइव में एक्सपोर्ट कर सकते हैं.

उपयोगकर्ता

उपयोगकर्ता, Google Takeout का इस्तेमाल करके, Google का डेटा डाउनलोड कर सकते हैं.

ध्यान दें: Google का सुझाव है कि एडमिन, Google Takeout को सिर्फ़ सोर्स खातों के लिए और डेटा को कंसोलिडेट करने के लिए ज़रूरी समय के लिए ही चालू करें.

संसाधन