Unione e deduplicazione delle identità

Il trasferimento del dominio Google Workspace non supporta l'unione di account utente o la deduplicazione degli account. Questo scenario potrebbe verificarsi durante un processo di fusione e acquisizione (M&A) in cui, per gli utenti della società acquisita, viene eseguito il provisioning di un secondo account nell'ambiente Google Workspace della società acquirente.

Se l'obiettivo auspicato è una riconciliazione delle identità tale da consentire a ogni utente di avere un solo account Google Workspace, è necessario seguire dei passaggi aggiuntivi una volta completato il processo di trasferimento.

Questa guida al consolidamento è rivolta ai clienti con utenti che hanno due account Google Workspace, uno nell'ambiente di origine e uno nell'ambiente di destinazione, e che vogliono consolidare questi account nella destinazione dopo aver utilizzato Domain Transfer.

Preparazione

È importante determinare quale account contiene i dati principali dell'utente (ad esempio email, eventi nel calendario, Google Drive e accesso ad applicazioni di terze parti). Si tratta dell'account che l'utente dovrà utilizzare al termine di un consolidamento.

Questo scenario presuppone che l'utente abbia utilizzato principalmente un solo account per le sue attività negli ultimi tre mesi. Se l'utente ha utilizzato entrambi gli account in modi diversi e ha aggiornato i dati in entrambi gli account, questo metodo potrebbe non essere applicabile o esserlo solo in parte.

Mappare gli account utente di origine e di destinazione

Crea una mappatura tra gli account utente di origine e di destinazione, ad esempio:

  • utenteA@example.com > utente.a@solarmora.com
  • utenteB@example.com > utenteB@solarmora.com

Individuare l'account utente principale

Determina quale sia l'account "principale" di un utente. Ecco alcuni metodi per farlo:

  • Comprendere la natura del processo di fusione e acquisizione. Spesso gli account duplicati sono stati forniti per uno scopo specifico e vengono utilizzati solo sporadicamente.
  • Chiedere all'utente.
  • Utilizzare il report utente Account di Google Workspace per ottenere una panoramica dell'utilizzo di varie applicazioni, tra cui:
    • Stato degli account utente
    • Spazio di archiviazione di Gmail
    • Spazio di archiviazione di Drive
    • Spazio di archiviazione totale
    • Email totali
    • File modificati
    • File visualizzati
    • Drive - Ultima attività
  • Utilizza la Ricerca nei log email di Google Workspace per un'analisi dettagliata dell'utilizzo dell'email negli ultimi 30 giorni:
    • Messaggi inviati da un'ora a 7 giorni prima o in un intervallo di date da te specificato compreso negli ultimi 30 giorni.
      Nota: i risultati di ricerca per i messaggi inviati oltre 30 giorni prima mostrano solo i dettagli post-consegna dei messaggi.
    • I dettagli dei messaggi post-consegna non sono soggetti a vincoli di tempo e vengono sempre conservati.
    • Messaggi inviati a o da qualsiasi utente Google Workspace dei tuoi domini.
    • Messaggi inviati a un gruppo di Google Gruppi e ad altre mailing list in cui sono inclusi i tuoi utenti Google Workspace.
  • Per le organizzazioni con una versione Enterprise, utilizza il Centro sicurezza per visualizzare la scheda Consegna messaggi.

Opzioni di migrazione per gli amministratori

Per unire due Account Google, non esiste uno strumento che offra una soluzione completa in grado di coprire tutti i servizi Google possibili. Tuttavia, sono disponibili diverse opzioni per il consolidamento e la migrazione dei principali servizi Google, come Gmail, Drive, Google Calendar e Contatti Google.

Oltre ai passaggi descritti di seguito, ecco alcuni consigli da tenere presenti:

  • Prova tutti gli scenari utente noti.
  • Proponi agli utenti un piano di gestione dei cambiamenti chiaro, in particolare se il loro metodo di accesso cambierà o se dovranno inviare la posta da un indirizzo attualmente impostato come alias.

Nota: a fronte di un numero ridotto di utenti e dati, la scelta migliore potrebbe essere l'offerta di opzioni self-service per gli utenti.

Passaggio 1: (Facoltativo) Rinomina l'account di destinazione

Se l'account dell'ambiente di origine risulta essere l'account "principale", la ridenominazione degli account di destinazione riduce al minimo la necessità di migrare dati.

Ad esempio, supponiamo che utente1@example.com e utente1@solarmora.com appartengano allo stesso utente e che utente1@example.com sia l'account "principale", che contiene la maggior parte dei dati. Al termine del processo di trasferimento del dominio:

  1. Rinomina utente1@solarmora.com in utente1-OLD@solarmora.com
  2. Rimuovi utente1@solarmora.com come alias di utente1-OLD@solarmora.com
  3. Rinomina utente1@example.com in utente1@solarmora.com

Nota: ora utente1 accede utilizzando utente1@solarmora.com, ma conserva comunque utente1@example.com come alias dell'account, sia per l'invio che per la ricezione di posta da questo indirizzo.

Punti di osservazione

  • Leggi l'articolo Impatto della modifica dell'indirizzo email di un utente.
  • Gli utenti devono configurare Gmail in modo che invii email dal loro alias quando rispondono ai messaggi ricevuti prima del completamento del trasferimento o se l'alias è il loro account esterno principale.
  • Se utilizzi il servizio SSO con un provider di identità (IdP) di terze parti, una volta che l'account sarà stato rinominato, l'utente non sarà in grado di accedere utilizzando il proprio indirizzo email precedente: l'IdP dovrà inviare il nuovo indirizzo email completo. Nello stesso tempo, inoltre, potrebbe essere necessario rinominare le eventuali app collegate (SAML o OIDC) degli utenti.

Passaggio 2: Trasferire dati tra account Google Workspace

Ogni servizio di Google Workspace prevede un metodo diverso per esportare e importare dati tra due account Google Workspace.

Per un'analisi dettagliata, vedi questo articolo del Centro assistenza.

Gmail
  • Gli utenti possono scaricare i propri dati di Gmail utilizzando Google Takeout.
  • Se vuoi eseguire la migrazione delle email da o verso le caselle di posta di Gmail, puoi utilizzare:
    • Servizio di migrazione dei dati
      • Il servizio di migrazione dei dati è un prodotto disponibile nella Console di amministrazione Google che può eseguire la migrazione delle email da un account Google Workspace a un altro.
      • Tutti i dati migrati vengono copiati e non spostati né eliminati e rimangono quindi accessibili agli utenti nell'account di origine dopo la migrazione.
      • Lo strumento è consigliato per le migrazioni su scala ridotta (1-100 utenti).
      • Durante la migrazione, è necessario che IMAP sia attivato nell'account di origine.
      • La verifica in due passaggi (V2P) deve essere disattivata all'interno dell'account di origine durante la migrazione.
    • Script personalizzati mediante le API Gmail
    • Script personalizzati mediante GAM (strumento a riga di comando)
    • Google Workspace Migrate (consigliato per migrazioni su larga scala con più di 1000 utenti)
    • Prodotti di terze parti
Drive
Calendar
  • Gli utenti possono scaricare i propri dati di Calendar utilizzando Google Takeout o esportare il proprio calendario Google.
  • Gli utenti possono trasferire i propri calendari a un altro proprietario in un nuovo account Google Workspace.
  • Le stesse azioni possono essere eseguite in modo programmatico dagli amministratori mediante l'API Calendar.
  • Google Workspace Migrate (consigliato per migrazioni su larga scala con più di 1000 utenti)
Contatti Google
  • Gli utenti possono esportare i propri contatti in un file CSV per poi importarli nel nuovo account.
  • Le stesse azioni possono essere eseguite in modo programmatico dagli amministratori mediante l'API People.
  • Google Workspace Migrate (consigliato per migrazioni su larga scala con più di 1000 utenti)
Google Sites
Il proprietario del sito può copiarlo nel nuovo account e condividerlo con altri utenti.
Google Analytics
Gli utenti possono riorganizzare le loro proprietà in Analytics, incluso lo spostamento da un account all'altro.
YouTube
Se un canale è collegato a un account del brand, gli utenti possono cambiare i proprietari e i gestori del canale.

Passaggio 3: Elimina l'account duplicato

Una volta che i dati dell'utente sono consolidati in un unico account, elimina o archivia (in base ai criteri di conservazione dei dati) l'account duplicato. In questo modo, verrà ripulito l'elenco delle directory e gli utenti saranno in grado di accedere a un solo account Google Workspace.

Opzioni di migrazione per gli utenti

Dopo aver esaminato l'approccio gestito dall'amministratore per consolidare due account Google Workspace presenti nello stesso ambiente, esiste un approccio alternativo basato su attività di gestione dei cambiamenti che possono eliminare le complessità tecniche.

Un approccio con gestione da parte dell'utente può essere costituito dalle seguenti operazioni:

  • Presupposto: l'utente continua ad avere accesso a entrambi gli account per un periodo di tempo definito (ad esempio un mese).
  • Posta: gli utenti possono inoltrare le email dal "vecchio" account a quello "nuovo".
  • Calendar: la proprietà degli eventi può essere trasferita al "nuovo" account.
  • Drive: la proprietà dei file può essere trasferita al "nuovo" account.

Consigli

  • Comunica in modo chiaro all'utente le tempistiche del consolidamento autonomo.
  • Al termine del periodo di tempo previsto, gli amministratori dovrebbero sospendere i "vecchi" account per un determinato lasso di tempo (ad es. tre mesi) nel caso in cui l'utente rilevi il mancato trasferimento di determinati contenuti.

Nota: l'opzione di trasferimento della proprietà potrebbe non essere disponibile per i servizi non principali. In questo caso, l'utente potrebbe dover scaricare i dati da rendere disponibili al "nuovo" account attraverso le opzioni di importazione.

Opzioni di esportazione

Gli amministratori e gli utenti possono anche scegliere di esportare i propri dati di Google.

Organizzazioni

I super amministratori possono esportare i dati utente della propria organizzazione in un archivio di Google Cloud.

Utenti

I singoli utenti possono scaricare i dati di Google utilizzando Google Takeout.

Nota:Google consiglia agli amministratori di attivare Google Takeout esclusivamente per gli account di origine e solo per il tempo necessario per consolidare i dati.

Risorse