El tipo de licencia Usuario solo de Gmail está destinado a los usuarios que solo necesitan acceso a Gmail y a algunos otros servicios seleccionados. Los usuarios con esta licencia tendrán acceso a Gmail, Calendar, Contactos, Grupos de Google, Meet, Takeout y algunos servicios adicionales, pero no tendrán acceso a Classroom, Drive ni Editores. Si bien los usuarios de Usuario solo de Gmail no tendrán acceso a su Google Drive, los administradores pueden determinar las políticas de retención de datos para estos usuarios.
Uso de licencias de Usuario solo de Gmail para exalumnos, personal y otros tipos de usuarios
Esta licencia es una excelente opción para los administradores que desean brindar a los exalumnos, al personal y a otros usuarios acceso continuo a su dirección de correo electrónico de la institución después de que se gradúen o abandonen la organización. Este tipo de licencia permite el acceso a Gmail y mantiene los requisitos de cumplimiento, pero quita el acceso a otros servicios. Actualmente, los administradores pueden hacerlo de forma manual agregando usuarios a un grupo que solo habilita el acceso a Gmail y quita otras funciones de Google Workspace, pero esta licencia presenta una forma optimizada de lograr el mismo resultado.
Como práctica recomendada, los administradores deben considerar notificar a los usuarios sobre su transición a una cuenta de Usuario solo de Gmail después de que termine el año escolar o cuando esos usuarios ya no necesiten acceder a todos los servicios de Google Workspace. Los administradores pueden indicar a sus usuarios que guarden su información o cualquier archivo en su Google Drive antes de que se asigne la licencia de Usuario solo de Gmail.
Cómo asignar una licencia de Usuario solo de Gmail
Cuando los nuevos tipos de licencias estén disponibles, los administradores podrán asignar una licencia de Usuario solo de Gmail en la Consola del administrador. Para obtener más detalles, consulta Formas de administrar y asignar licencias. Ten en cuenta lo siguiente:
- Solo los administradores de Google Workspace tienen acceso a la Consola del administrador y pueden distribuir la licencia de Usuario solo de Gmail de Google Workspace for Education.
- Aunque puedes elegir entre una serie de opciones para aprovisionar licencias, te recomendamos que selecciones una opción y la uses de ahora en adelante.
- Antes de asignar licencias, te recomendamos quitar a los usuarios suspendidos de las unidades organizativas o los grupos a los que planeas entregar licencias para evitar entregárselas también a esos usuarios.
¿Cómo afecta una licencia de Usuario solo de Gmail al almacenamiento?
Los usuarios de Usuario solo de Gmail no tendrán acceso a su Google Drive (si es que tenían acceso anteriormente). Sus datos no se borrarán sin la intervención del administrador, y los administradores pueden determinar las políticas de retención de datos.
Preguntas frecuentes sobre la licencia de Usuario solo de Gmail
¿Cuántas licencias de Usuario solo de Gmail estarán disponibles para mi institución?
Las instituciones que se registren en Google Workspace for Education en el futuro recibirán automáticamente 2,500 licencias de Usuario solo de Gmail. En el caso de las instituciones existentes, la cantidad de licencias de Usuario solo de Gmail recibidas coincidirá con la cantidad de licencias de Education Fundamentals que se le asignen a tu dominio cuando se realice la transición. Esto equivaldrá al total de todas las cuentas, incluidos los usuarios activos y suspendidos.
¿Cuánto cuesta el tipo de licencia Usuario solo de Gmail?
Este tipo de licencia es gratuito.
¿Qué impacto tiene la licencia de Usuario solo de Gmail en la retención de datos de un usuario?
No habrá ningún impacto en la retención de datos de los usuarios. Después de que se le asigne a un usuario una licencia de Usuario solo de Gmail, sus datos se retendrán según las reglas de retención de Vault del dominio (si se definieron).
Si a un usuario se le asigna una licencia de Usuario solo de Gmail, ¿qué sucede con los archivos en los que estaba trabajando con usuarios que tienen un tipo de licencia de Education completa, como Education Fundamentals?
Cualquier persona con acceso puede acceder a los archivos, y cualquier persona con acceso de edición puede editarlos y compartirlos con otras personas. Además, los administradores tienen herramientas para transferir la propiedad de los archivos si es necesario.