La licence Utilisateur Gmail uniquement est destinée aux utilisateurs qui n'ont besoin que d'accéder à Gmail et à quelques autres services. Les utilisateurs disposant de cette licence ont accès à Gmail, à Agenda, à Contacts, à Google Groupes, à Meet, à Takeout et à certains services supplémentaires, mais pas à Classroom, à Drive ni aux éditeurs. Les utilisateurs Gmail uniquement n'ont pas accès à leur compte Google Drive, mais les administrateurs peuvent définir des règles de conservation des données pour ces utilisateurs.
Utiliser des licences Utilisateur Gmail uniquement pour les anciens élèves, le personnel et d'autres types d'utilisateurs
Cette licence est idéale pour les administrateurs qui souhaitent permettre aux anciens élèves, au personnel et à d'autres utilisateurs de continuer à accéder à leur adresse e-mail scolaire après avoir obtenu leur diplôme ou quitté l'établissement. Elle permet d'accéder à Gmail et de respecter les exigences de conformité, mais supprime l'accès à d'autres services. Actuellement, les administrateurs peuvent le faire manuellement en ajoutant des utilisateurs à un groupe qui permet uniquement d'accéder à Gmail et supprime les autres fonctionnalités Google Workspace. Cette licence simplifie la procédure et permet de parvenir au même résultat.
Nous recommandons aux administrateurs d'informer leurs utilisateurs de la transition de leur compte vers un compte "Utilisateur Gmail uniquement" à la fin de l'année scolaire ou lorsque ces utilisateurs n'ont plus besoin d'accéder à tous les services Google Workspace. Les administrateurs peuvent demander à leurs utilisateurs d'enregistrer leurs informations ou leurs fichiers dans Google Drive avant de leur attribuer la licence Utilisateur Gmail uniquement.
Attribuer une licence Utilisateur Gmail uniquement
Une fois les nouveaux types de licences disponibles, les administrateurs pourront attribuer une licence Utilisateur Gmail uniquement dans la console d'administration. Pour en savoir plus, consultez Méthodes de gestion et d'attribution des licences. Quelques points à retenir :
- Seul un administrateur Google Workspace peut accéder à la console d'administration et attribuer des licences Google Workspace for Education Utilisateur Gmail uniquement.
- Bien qu'il existe plusieurs méthodes de provisionnement de licences, nous vous recommandons d'en choisir une et de n'utiliser que celle-ci par la suite.
- Avant d'attribuer des licences à des unités organisationnelles ou des groupes, nous vous conseillons d'en retirer les utilisateurs suspendus afin qu'ils ne bénéficient pas de ces licences.
Impact d'une licence Utilisateur Gmail uniquement sur l'espace de stockage
Les utilisateurs Gmail uniquement n'auront pas accès à leur compte Google Drive (s'ils y avaient accès auparavant). Leurs données ne seront pas supprimées sans l'intervention d'un administrateur, qui peut définir des règles de conservation des données.
Questions fréquentes concernant la licence Utilisateur Gmail uniquement
Combien de licences Gmail uniquement seront disponibles pour mon établissement ?
Les établissements qui s'inscrivent à Google Workspace for Education recevront automatiquement 2 500 licences Utilisateur Gmail uniquement. Pour les établissements déjà clients, le nombre de licences Utilisateur Gmail uniquement reçues correspondra au nombre de licences Education Fundamentals attribuées au domaine lors de la transition. Il sera égal au nombre total de comptes, y compris les utilisateurs actifs et suspendus.
Quel est le coût de la licence Gmail uniquement ?
Ce type de licence est proposé sans frais.
Quel est l'impact de la licence Utilisateur Gmail uniquement sur la conservation des données d'un utilisateur ?
Elle n'aura aucune incidence sur la conservation des données des utilisateurs. Une fois qu'une licence Utilisateur Gmail uniquement est attribuée à un utilisateur, ses données sont conservées conformément aux règles de conservation Vault du domaine (le cas échéant).
Si un utilisateur bénéficie d'une licence Utilisateur Gmail uniquement, que deviennent les fichiers sur lesquels il travaillait avec des utilisateurs disposant d'une licence Education complète, comme Education Fundamentals ?
Les fichiers restent accessibles à tous les utilisateurs autorisés. Les utilisateurs disposant d'un accès en modification peuvent les modifier et les partager avec d'autres utilisateurs. De plus, des outils permettent aux administrateurs de transférer la propriété des fichiers si nécessaire.