Licenstypen Endast Gmail-användare är avsedd för användare som bara behöver åtkomst till Gmail och ett fåtal andra utvalda tjänster. Användare med denna licens har åtkomst till Gmail, Kalender, Kontakter, Google Grupper, Meet, Takeout och vissa ytterligare tjänster, men användarna har inte åtkomst till Classroom, Drive eller Editors. Även om Endast Gmail-användare inte har åtkomst till sin Google Drive kan administratörer bestämma policyer för datalagring för dessa användare.
Använda Gmail Only User-licenser för alumner, personal och andra användartyper
Den här licensen är ett utmärkt alternativ för administratörer som vill ge alumner, personal och andra användare fortsatt åtkomst till sin skol-e-postadress efter att de har tagit examen eller lämnat organisationen. Den här licenstypen ger åtkomst till Gmail och upprätthåller efterlevnadskrav, men tar bort åtkomst till andra tjänster. Idag kan administratörer göra detta manuellt genom att lägga till användare i en grupp som bara aktiverar Gmail-åtkomst och tar bort andra Google Workspace-funktioner, men den här licensen introducerar ett effektiviserat sätt att uppnå samma resultat.
Som en god praxis bör administratörer överväga att meddela användarna om deras övergång till ett Gmail-användarkonto efter att skolåret har slutat eller att dessa användare inte längre behöver åtkomst till alla Google Workspace-tjänster. Administratörer kan instruera sina användare att spara sin information eller filer på Google Drive innan Gmail-användarlicensen tilldelas.
Så här tilldelar du en Gmail-användarlicens
När de nya licenstyperna är tillgängliga kan administratörer tilldela en Gmail-användarlicens i administratörskonsolen. För mer information, gå till Sätt att hantera och tilldela licenser . Några saker att tänka på:
- Endast en Google Workspace-administratör har åtkomst till administratörskonsolen och kan distribuera Google Workspace for Education Gmail Only User-licensen.
- Även om du kan välja mellan ett antal alternativ för att etablera licenser, rekommenderar vi att du väljer ett alternativ att använda framöver.
- Innan du tilldelar licenser rekommenderar vi att du flyttar avstängda användare från de organisationsenheter eller grupper som du planerar att licensiera, för att undvika att ge dessa användare licenser.
Hur påverkar en Gmail Only User-licens lagringsutrymmet?
Användare av Gmail Only kommer inte att ha åtkomst till sin Google Drive (förutsatt att de hade åtkomst tidigare). Deras data kommer inte att raderas utan administratörsingripande och administratörer kan bestämma policyer för datalagring.
Vanliga frågor om Gmail-licens för användare
Hur många Gmail Only-licenser kommer att vara tillgängliga för min institution?
Institutioner som registrerar sig för Google Workspace for Education framöver kommer automatiskt att få 2 500 Gmail Only User-licenser. För befintliga institutioner kommer antalet Gmail Only User-licenser som mottagits att matcha antalet Education Fundamentals-licenser som din domän tilldelas när övergången sker. Detta kommer att motsvara summan av alla konton, inklusive både aktiva och avstängda användare.
Vad kostar licenstypen Gmail Only?
Denna licenstyp är kostnadsfri.
Vilken inverkan har Gmail Only User-licensen på en användares datalagring?
Det kommer inte att påverka användarnas datalagring. När en användare har tilldelats en Gmail Only User-licens lagras deras data enligt domänens arkivlagringsregler (om de definieras).
Om en användare tilldelas en Gmail-användarlicens, vad händer med alla filer de arbetade med med användare som har en fullständig Education-licenstyp, till exempel Education Fundamentals?
Filer förblir tillgängliga för alla med åtkomst och alla med redigeringsåtkomst kan redigera och dela med andra. Dessutom har administratörer verktyg för att överföra filägarskap om det behövs.