Hantera och tilldela Google Workspace for Education-licenser

Som administratör för Google Workspace for Education har du flera alternativ för att tilldela och hantera licenser. Oavsett om du stöder heltidsstudenter, lärare eller hanterar alumniåtkomst kan uppdateringar göras i Google Workspace-administratörskonsolen (admin.google.com).

Nyckelhanteringsuppgifter

För att upprätthålla en effektiv miljö och hantera kostnader bör du regelbundet utföra följande:

  • Tilldela licenser – Uppdatera användarkonton manuellt eller konfigurera automatiska tilldelningar för att säkerställa att varje användare har rätt åtkomstnivå.

  • Övervaka användningen – Håll noga koll på dina tilldelade gränser för att säkerställa att du håller dig inom din institutions budget och antal platser.

  • Välj rätt licenstyp — Välj lämplig licens baserat på användarens roll och aktivitetsnivå:

    • Grundläggande utbildningsprinciper — Kärnpaketet för aktiva studenter och lärare.

    • Endast Gmail – För användare som endast behöver e-poståtkomst.

    • Arkiverad användare — För användare som inte längre behöver aktiv åtkomst men vars data måste bevaras.

Resurser för framgång

För en djupgående inblick i de specifika verktyg som är tillgängliga för din institution, se licensguiden för Google Workspace for Education . Den här resursen innehåller detaljerade arbetsflöden för både storskaliga implementeringar och individuell användarhantering.

Bästa praxis för licenshantering

Google Workspace for Education använder en baslicensmodell. För att säkerställa att dina användare har rätt åtkomst och att din institution fortsätter att följa reglerna, följ dessa kärnprinciper:

  1. Utbildningsgrunder

    Varje aktiv användare på din domän behöver en Education Fundamentals-licens . Detta är grunden för alla andra tjänster. Läs mer om licensmodellen för Education Fundamentals .

    • Uppgraderingar — Om en användare har en betald licens (Education Standard eller Plus) måste de fortfarande behålla sin Education Fundamentals-licens.

    • Undantag — Licenser för endast Gmail eller arkiverade användare kräver inte Education Fundamentals.

  2. Regler för inköp och tilldelning av Education Standard och Plus

    Fullständig täckning – Du måste köpa tillräckligt många betalda licenser (Education Standard eller Plus) för att täcka alla aktiva användare på din domän som också innehar en Education Fundamentals-licens. Detta antal bör också återspeglas i ditt senast ifyllda licensverifieringsbrev. Granska minimikraven för köp i artikeln om prissättning och licensiering i hjälpcentret för Google Workspace for Education .

    Endast aktiva användare – Tilldela endast betalda licenser till aktiva konton. Om endast Gmail-användare och/eller arkiverade användare behöver åtkomst till vissa betalda funktioner, till exempel dataregioner eller en säkerhetssandlåda, måste de ha en betald licens tilldelad.

    Rensning — Ta bort inaktiva användare från automatiserade tilldelningsregler eller grupper för att undvika att överskrida dina prenumerationsgränser.

  3. Bästa praxis för underhåll

    • Årlig revision — Granska dina licenstilldelningar och automatiseringsverktyg minst en gång om året.

    • Dynamiska grupper – Använd automatiserade regler som återspeglar dina förändrade student- och fakultetspopulationer (t.ex. avgångskurser eller nyanställda). Exklusivt tillgängligt för Education Standard- eller Plus-prenumerationer.

    • Övervaka gränser – Se till att antalet tilldelade licenser inte överstiger det totala antalet köpta prenumerationer.

    • Utnyttja verktyg för licenshantering – Se licensguiden för Google Workspace for Education och verktygsinformationen för mer information om de olika verktygen för licenshantering.

Använda Google Workspace-administratörskonsolen

Användarbaserad automatisk licenstilldelning

Du kan aktivera automatisk licenstilldelning på organisations- eller organisationsenhetsnivå för att tilldela licenser automatiskt till dina användare. Om du gör det får användare i ditt konto som inte har en licens (och alla nya användare som du lägger till senare) en licens för Google Workspace for Education. Om du har flera Google-prenumerationer kan du bara aktivera automatisk licensiering för en prenumeration per organisation eller organisationsenhet.

Obs :

  • Om du har organisationsenheter under din toppnivåorganisation kan du ställa in automatiska licensalternativ för specifika organisationsenheter.
  • Om du väljer att automatiskt tilldela licenser för en tjänst till alla användare kan du inte ta bort en enskild användares licens.
  • Det kan ta upp till 24 timmar innan en automatiskt tilldelad licens träder i kraft.
  • Automatisk licenstilldelning tilldelar licenser till både aktiva och avstängda användare i den/de organisation/organisationsenheter som du aktiverar. Innan du tilldelar licenser rekommenderar vi att du flyttar avstängda användare från den/de organisationsenheter som du planerar att licensiera, för att undvika att ge dessa användare licenser.

Tilldela automatiskt en licens till varje användare i din organisation

Du kan automatiskt tilldela en licens till varje användare i din organisation från sidan Licensinställningar i administratörskonsolen.

  1. Från administratörskonsolens startsida klickar du på Meny och sedan på Fakturering till vänster. och sedan Licensinställningar .
  2. Klicka på den prenumeration som du vill tilldela licenser för.
  3. Klicka Av och sedan välj På .
  4. Om du har flera prenumerationer på samma tjänst väljer du vilken prenumeration som ska användas för automatisk licenstilldelning.
  5. Klicka på Spara .

Konfigurera automatisk licensiering för organisationsenheter

Om du konfigurerar organisationsenheter i Googles administratörskonsol ärver alla underorganisationer den automatiska licensieringsinställningen från sin överordnade organisation. Du kan dock åsidosätta en överordnad inställning och ställa in alternativet för automatisk licensiering separat.

Ställ in en organisation så att den åsidosätter sin överordnade inställning

  1. Från administratörskonsolens startsida går du till Fakturering -> Licensinställningar.
  2. Klicka på den organisationsenhet som du vill aktivera automatisk licensiering för.
  3. Välj Google Workspace for Education på höger sida och ändra Automatisk licensiering från AV till PÅ.
  4. Om du har flera prenumerationer på samma tjänst väljer du vilken prenumeration som ska användas för automatisk licenstilldelning.
  5. Klicka på Åsidosätt.

Användarbaserad manuell licenstilldelning

Du kan manuellt tilldela licenser till enskilda användare, en uppladdad lista med användare eller en hel organisationsenhet.

Om du manuellt tilldelar licenser till en organisation får endast användare i den organisationen en licens. Användare i underorganisationer får inte automatiskt en licens – du måste också manuellt tilldela den till dem.

Tilldela och ta bort licenser manuellt på sidan Användare

  1. Från administratörskonsolens startsida går du till Användare.
  2. Markera rutan bredvid varje användares namn där du vill tilldela eller ta bort en licens.
  3. Klicka på Mer > Tilldela licenser eller Ta bort licenser högst upp.
  4. Klicka på Google Workspace for Education > Tilldela eller Ta bort. (Obs! Om du har flera Google Workspace for Education-licenstyper kan du välja den specifika typen genom att klicka på rullgardinsmenyn.)

Tilldela och ta bort licenser manuellt på en enskild användares sida

  1. Från administratörskonsolens startsida går du till Användare.
  2. Klicka på namnet på den användare du vill hantera.
  3. Scrolla ned och klicka på användarens licensavsnitt.
  4. Klicka på Google Workspace for Education för att visa på/av-knapparna i statuskolumnen.
  5. Klicka på reglaget i kolumnen Status bredvid Google Workspace for Education för att tilldela eller ta bort en licens.
  6. Klicka på Spara. (Obs! Om du har flera Google Workspace for Education-licenstyper kan du välja den specifika typen genom att klicka på rullgardinsmenyn.)

Tilldela och ta bort licenser manuellt med massuppladdning

Steg 1: Ladda ner användarinformation

  1. Från administratörskonsolens startsida går du till Användare.
  2. Klicka på Ladda ner användare högst upp på sidan.
  3. Under Välj kolumner väljer du Alla användarinformationskolumner och de kolumner som för närvarande är valda
  4. Välj ditt önskade format och klicka på Ladda ner

Steg 2: Ange licensinformation

  1. I kalkylbladet letar du upp kolumnen med etiketten Nya licenser [ENDAST UPLADNING]. (Om du vill se den/de licenser som för närvarande är tilldelade för en användare använder du kolumnen Licenser [ENDAST SKRIVBESKRIVNING].)
  2. Ange SKU-ID:t för den licens du vill tilldela:
    • a. För Google Workspace for Education - Fundamentals (konton skapade före 13 november 2024): Google-Apps-For-Education
    • b. För Google Workspace for Education Fundamentals (konton skapade den 13 november 2024/efter): 1010070001
    • c. För Google Workspace for Education Plus – Äldre version: 1010310002
    • d. För Google Workspace for Education – Legacy (Student): 1010310003
    • e. För Google Workspace for Education Plus: 1010310008
    • f. För Google Workspace for Education Plus (personal): 1010310009
    • g. För Google Workspace for Education-standarden: 1010310005
    • h. För Google Workspace for Education Standard (personal): 1010310006
    • i. För Google Workspace for Education Teaching and Learning-tillägget: 1010370001
  3. Ange SKU-ID:n för upp till 200 användare (se anmärkningen ovan).
  4. Spara filen i CSV-format (.csv).

Steg 3: Ladda upp filen

  1. Klicka på Massuppdatera användare högst upp på sidan Användare i administratörskonsolen.
  2. Klicka på Bifoga CSV-fil.
  3. Bläddra till platsen på din dator och bifoga CSV-filen.
  4. Klicka på Ladda upp. Om det finns ett fel anger du den saknade informationen i kalkylarket och laddar upp filen igen. För mer information, se vanliga fel .

Din aktivitetslista öppnas automatiskt och visar uppladdningens förlopp. När bearbetningen är klar får du en e-postrapport. Om det uppstår ett bearbetningsfel laddar du ner loggfilen från din aktivitetslista. För mer information, se vanliga fel .

Använda Google Cloud Directory Sync (GCDS)

Du kan använda Google Cloud Directory Sync (GCDS) för att automatiskt synkronisera användare, grupper och kontakter så att informationen i ditt Google-konto matchar informationen i din LDAP-server, till exempel Microsoft Active Directory. Du kan också använda GCDS för att synkronisera licenser efter användare, OU eller grupp.

Tilldela licenser

  1. Följ dessa instruktioner för att förstå hur GCDS fungerar och för att komma igång
  2. Konfigurera din synkronisering med konfigurationshanteraren
  3. På sidan Licenser i Configuration Manager konfigurerar du synkroniseringen av GCDS-licenser för användare i ditt Google-konto.
  4. Tilldela attributet e-postadress: Under Attribut för e-postadress anger du vilket attribut GCDS använder som e-postadressmappning mellan LDAP-användarkontot och Google-kontoanvändaren.
  5. För att tilldela licenser, klicka på Lägg till regel.

  6. I fältet LDAP-fråga anger du med hjälp av LDAP-frågenotation de användare i din LDAP-katalog som ska tilldelas licensen.

  7. Välj Tilldela licenser till Google-domänanvändare.

  8. Klicka på licenslistan och välj licens-SKU.

  9. (Valfritt) Markera rutan Ta bort den här licensen från Google-domänanvändare som inte matchar den här regeln för att ta bort licenser från Google-användare som inte matchar regeln.

  10. Välj ett av följande alternativ:

    • OK – Lägger till regeln och återgår till skärmen för LDAP-licensregler
    • Verkställ – Lägger till regeln och startar en annan LDAP-licensregel
    • Avbryt – Avbryter regeln
    • Testa LDAP-fråga – Testar giltigheten av LDAP-licensfrågan

Använda ett kommandoradsverktyg från tredje part (t.ex. GAM)

För snabb och storskalig kontoadministration kan du använda tredjepartslösningar. Till exempel använder den kostnadsfria, nedladdningsbara och öppna källkoden Google Apps Manager (GAM) Admin SDK Directory API för att skapa och hantera Google Workspace-användare och -grupper.

GAM interagerar med många Google API:er, som du även kan använda för att hantera andra kontofunktioner och resurser.

Om du bestämmer dig för att spela spelet, följ dessa rekommenderade steg:

Tilldela licenser

  1. Ladda ner GAM från GAMs webbplats.
  2. Konfigurera verktyget.
  3. När du under konfigurationen tillfrågas om du är "redo att ge GAM behörighet att hantera Google Workspace-användardata och -inställningar" svarar du N (nej) för att hoppa över domänomfattande delegering.
  4. Det här kommandot hjälper dig att bekräfta att GAM är kopplat till rätt Google Workspace-konto: gam info domain

  5. Du kan lägga till licenser efter användarnamn, organisationsenhet eller grupp. Syntaxen för att lägga till licenser är:

    gam user *username*|group *groupname*|ou *ouname*|all users add license *sku*

    Till exempel, för att ge alla medlemmar i gruppen "Lärare" Google Workspace for Education Plus - Legacy-licenser:

    gam group teachers add license 1010310002

Synkronisera licenser

Du kan också lägga till och ta bort licenser från användare baserat på deras inkludering i en angiven användarlista.

  • Inkluderingslistan kan vara en Google-grupp, organisationsenhet eller lokal textfil.
  • Användare som inte finns med i användarlistan och som har licensen tillämpad kommer att få den angivna licenstypen borttagen från sitt konto.
  • Användare som finns med i användarlistan och som inte har licensen kommer att få den tillagd till sitt konto.
  • Du kan använda "group_ns" för att ta bort licenser från avstängda användare

Syntaxen för att synkronisera licenser är:

gam user *username*<username>|group *groupname*<groupname>|ou *ouname*<ouname>|all users sync license *sku*<sku></sku></ouname></groupname></username>

Exempel

Följande exempel skapar två Google-grupper med namnet e4e och e4es, lägger till för närvarande licensierade användare i grupperna och synkroniserar slutligen licensen med gruppen. Eftersom vi använder group_ns (gruppnummer suspenderat) i det sista steget kommer licensen för avstängda användare att tas bort. Om de två sista kommandona körs regelbundet kommer licenserna att hållas i linje med de icke-avstängda gruppmedlemmarna.

gam create group e4e "Google Workspace for Education users"
gam create group e4es "Google Workspace for Education Student users"
gam update group e4e add members license 1010310002
gam update group e4es add members license 1010310003
gam group_ns e4e sync license 1010310002
gam group_ns e4es sync license 1010310003

Ta bort licenser

Syntaxen för att ta bort licenser är:

gam user <username>|group <groupname>|ou <ouname>|all users delete license <sku></sku></ouname></groupname></username>

Till exempel, för att ta bort licenser från organisationsenheten "Personal":

gam ou staff delete license 1010310002

Använda det Google Sheets-baserade licenshanteringsverktyget

Det Google Sheets-baserade licenshanterarverktyget låter administratörer hantera och automatisera licenstilldelningar i bulk. Verktyget erbjuds kostnadsfritt av AppsEdu , en Google for Education-partner, till globala utbildningsinstitutioner som använder Google Workspace for Education.

Ladda ner verktyget här och granska instruktionerna och dokumentet med bästa praxis . Observera även följande:

  • Licenshanteringsverktyget är främst utformat för små och medelstora institutioner (färre än 20 000 aktiva användare). För större institutioner rekommenderar vi att använda GAM, GCDS eller License Manager API.
  • För hjälp med att använda licenshanteringsverktyget, vänligen maila help@gwfelicensetool.com.

Använda Enterprise License Manager API

Du kan använda Enterprise License Manager API för att tilldela och ta bort licenser.

Kom igång här , eller följ instruktionerna i: