Du som Google Workspace for Education-administratör har flera alternativ för att tilldela och hantera licenser. Oavsett om du ger support till heltidsstuderande, lärare eller hanterar åtkomst för tidigare studenter kan du göra uppdateringar i administratörskonsolen för Google Workspace (admin.google.com).
Uppgifter för nyckelhantering
För att upprätthålla en effektiv miljö och hantera kostnaderna bör du regelbundet göra följande:
Tilldela licenser – uppdatera användarkonton manuellt eller konfigurera automatiska tilldelningar för att se till att alla användare har rätt åtkomstnivå.
Bevaka användningen – håll koll på de tilldelade gränserna så att du håller dig inom institutionens budget och antal användare.
Välj rätt licenstyp – välj lämplig licens utifrån användarens roll och aktivitetsnivå:
Education Fundamentals – den grundläggande sviten för aktiva elever och fakultetsmedlemmar.
Endast Gmail – för användare som bara behöver e-poståtkomst.
Arkiverad användare – för användare som inte längre behöver aktiv åtkomst men vars data måste bevaras.
Resurser för framgång
Mer information om de specifika verktyg som är tillgängliga för din institution finns i licensvägledningen för Google Workspace for Education. Den här resursen innehåller detaljerade arbetsflöden för både storskaliga implementeringar och hantering av enskilda användare.
Rekommenderade metoder för licenshantering
Google Workspace for Education använder en baslicensmodell. Följ dessa grundläggande principer för att säkerställa att användarna har rätt åtkomst och att institutionen följer reglerna:
Education Fundamentals
Alla aktiva användare på domänen måste ha en Education Fundamentals-licens. Detta är grunden för alla andra tjänster. Läs mer om licensmodellen för Education Fundamentals.
Uppgraderingar – om en användare har en betallicens (Education Standard eller Plus) måste hen behålla sin Education Fundamentals-licens.
Undantag – licenser för Endast Gmail eller Arkiverad användare kräver inte Education Fundamentals.
Regler för köp och tilldelning av Education Standard och Plus
Fullständig täckning – du måste köpa tillräckligt många betallicenser (Education Standard eller Plus) för att täcka alla aktiva användare i domänen som även har en Education Fundamentals-licens. Numret ska även finnas med i det senaste brevet om licensverifiering. Läs mer om minimiköpkraven i hjälpcenterartikeln om priser och licensiering för Google Workspace for Education.
Endast aktiva användare – tilldela endast betallicenser till aktiva konton. Om användare med enbart Gmail och/eller arkiverade användare behöver åtkomst till vissa betalfunktioner, till exempel dataregioner eller en säkerhetssandlåda, måste de tilldelas en betallicens.
Rensa – ta bort inaktiva användare från automatiska tilldelningsregler eller grupper för att undvika att överskrida prenumerationsgränserna.
Rekommenderade metoder för underhåll
Årlig granskning – granska licenstilldelningarna och automatiseringsverktygen minst en gång om året.
Dynamiska grupper – använd automatiska regler som återspeglar förändringar i antalet elever och lärare (till exempel avgångsklasser eller nyanställda). Endast tillgängligt för Education Standard- eller Plus-prenumerationer.
Övervaka gränser – se till att antalet tilldelade licenser inte överskrider det totala antalet köpta prenumerationer.
Använd verktyg för licenshantering – mer information om de olika verktygen för licenshantering finns i licensvägledningen för Google Workspace for Education och verktygsinformationen.
Genom att använda administratörskonsolen i Google Workspace
Användarbaserad automatisk licenstilldelning
Du kan aktivera automatisk licenstilldelning på organisations- eller organisationsenhetsnivå för att tilldela användarna licenser automatiskt. Om du gör det får användare på ditt konto som inte har en licens (och eventuella nya användare du lägger till senare) en licens för Google Workspace for Education. Om du har flera Google-prenumerationer kan du bara aktivera automatisk licensiering för en prenumeration per organisation eller organisationsenhet.
Obs!
- Om du har organisationsenheter under toppnivåorganisationen kan du ställa in automatiska licensalternativ för specifika organisationsenheter.
- Om du väljer att automatiskt tilldela licenser för en tjänst till alla användare kan du inte ta bort en enskild användarlicens.
- Det kan ta upp till 24 timmar innan en automatiskt tilldelad licens träder i kraft.
- Automatisk licenstilldelning tilldelar både aktiva och avstängda användare i organisationen / organisationsenheten licenser som du aktiverar. Innan du tilldelar licenser rekommenderar vi att du flyttar avstängda användare från den eller de organisationsenheter som du planerar att ge licenser till, så att du inte tilldelar de avstängda användarna några licenser.
Tilldela automatiskt en licens till varje användare i organisationen
Du kan automatiskt tilldela alla användare i organisationen en licens från sidan Licensinställningar i administratörskonsolen.
- Klicka på menyn på startsidan för administratörskonsolen och sedan på
Fakturering
Licensinställningar till vänster. - Klicka på prenumerationen som du vill visa licenser för.
- Klicka på Av välj På.
- Om du har flera prenumerationer på samma tjänst väljer du vilken prenumeration du vill använda för automatisk licenstilldelning.
- Klicka på Spara.
Konfigurera automatisk licensiering för organisationsenheter
Om du konfigurerar organisationsenheter på Googles administratörskonsol ärver alla underordnade organisationer den automatiska licensinställningen hos den överordnade organisationen. Du kan dock åsidosätta en överordnad inställning och ställa in det automatiska licensalternativet självständigt.
Ställ in en organisation på att den överordnade organisationens inställning åsidosätts
- Öppna Fakturering > Licensinställningar på administratörskonsolens startsida.
- Klicka på den organisationsenhet som du vill aktivera automatisk licensiering för.
- Välj Google Workspace for Education till höger och ändra Automatisk licensiering från AV till PÅ.
- Om du har flera prenumerationer på samma tjänst väljer du vilken prenumeration du vill använda för automatisk licenstilldelning.
- Klicka på Åsidosätt.
Användarbaserad manuell licenstilldelning
Du kan tilldela licenser till enskilda användare, en uppladdad lista över användare eller en hel organisationsenhet.
Om du manuellt tilldelar licenser till en organisation får enbart användare i den organisationen en licens. Användare i underordnade organisationer får inte automatiskt en licens – du måste även manuellt tilldela dem licenserna.
Tilldela och ta bort tilldelning av licenser på sidan Användare
- Öppna Användare på startsidan för administratörskonsolen.
- Markera rutan bredvid varje användares namn som du vill tilldela eller ta bort en licens för.
- Klicka på Mer > Tilldela licenser eller Ta bort licenser högst upp.
- Klicka på Google Workspace for Education > Tilldela eller Ta bort. (Obs! Om du har flera licenstyper för Google Workspace for Education kan du välja den specifika typen genom att klicka på rullgardinsmenyn.)
Tilldela och ta bort licenser manuellt på en enskild användares sida
- Öppna Användare på startsidan för administratörskonsolen.
- Klicka på namnet på den användare du vill hantera.
- Scrolla nedåt och klicka på avsnittet Licens för användaren.
- Klicka på Google Workspace for Education för att visa på/av-reglagen i kolumnen Status.
- Bredvid Google Workspace for Education klickar du på reglaget för att tilldela eller ta bort en licens i kolumnen Status.
- Klicka på Spara. (Obs! Om du har flera licenstyper för Google Workspace for Education kan du välja den specifika typen genom att klicka på rullgardinsmenyn.)
Tilldela och ta bort licenser manuellt med massuppladdning
Steg 1: Ladda ned användaruppgifter
- Öppna Användare på startsidan för administratörskonsolen.
- Klicka på Ladda ned användare högst upp på sidan.
- Välj Alla kolumner med användaruppgifter och valda kolumner under Välj kolumner.
- Välj önskat format och klicka på Ladda ned.
Steg 2: Ange licensinformation
- Leta reda på kolumnen Nya licenser [ENDAST UPPLADDNING] i kalkylarket. (Om du vill se de tilldelade licenserna för en användare använder du kolumnen Licenser [SKRIVSKYDDAD].)
- Ange SKU-id
för licensen du vill tilldela:
- a. För Google Workspace for Education Fundamentals (konton som skapades före den 13 november 2024): Google-Apps-For-Education
- b. För Google Workspace for Education Fundamentals (konton som skapades den 13 november 2024 eller senare): 1010070001
- c. För Google Workspace for Education Plus – äldre: 1010310002
- d. För Google Workspace for Education – äldre (elev): 1010310003
- e. För Google Workspace for Education Plus: 1010310008
- f. För Google Workspace for Education Plus (personal): 1010310009
- g. För Google Workspace for Education Standard: 1010310005
- h. För Google Workspace for Education Standard (personal): 1010310006
- i. För Google Workspace for Education Teaching and Learning-tillägg: 1010370001
- Ange SKU-id:n för upp till 200 användare (se kommentar ovan).
- Spara filen i CSV-format (.csv).
Steg 3: Ladda upp filen
- Klicka på Massuppdatera användare högst upp på sidan Användare i administratörskonsolen.
- Klicka på Bifoga CSV-fil.
- Bläddra till platsen på din dator och bifoga CSV-filen.
- Klicka på Ladda upp. Om ett fel uppstår anger du informationen som saknas i kalkylarket och laddar upp filen igen. Mer information finns i Vanliga fel.
Din uppgiftslista öppnas automatiskt och visar förloppet för uppladdningen. När förloppet är klart får du en e-postrapport. Vid bearbetningsfel laddar du ned loggfilen från uppgiftslistan. Mer information finns i Vanliga fel.
Genom att använda Google Cloud Directory Sync (GCDS)
Du kan använda Google Cloud Directory Sync (GCDS) för att automatiskt synkronisera användare, grupper och kontakter så att data i Google-kontot matchar data på LDAP-servern, till exempel Microsoft Active Directory. Du kan även använda GCDS för att synkronisera licenser efter användare, organisationsenhet eller grupp.
Tilldela licenser
- Följ de här anvisningarna för att förstå hur GCDS fungerar och komma igång
- Konfigurera synkronisering med Configuration Manager
- På sidan Licenser i konfigurationshanteraren konfigurerar du GCDS-licenssynkronisering för användarna på Google-kontot.
- Tilldela e-postadressattributet: Under E-postadressattribut anger du vilket attribut GCDS ska använda som e-postadressmappning mellan LDAP-användarkontot och Google-kontoanvändaren.
- Klicka på Lägg till regel om du vill tilldela licenser.
I fältet LDAP-fråga använder du LDAP-frågor och anger de användare i LDAP-katalogen som ska tilldelas licensen.
Välj Tilldela licenser till Google-domänanvändare.
Klicka på listan Licens och välj SKU för licenser.
(Valfritt) Markera rutan Ta bort den här licensen från Google-domänanvändare som inte matchar den här regeln om du vill ta bort licenser från Google-användare som inte matchar regeln.
Välj ett av följande alternativ:
- OK – lägger till regeln och återgår till skärmen med LDAP-licensregler.
- Tillämpa – lägger till regeln och skapar en ny LDAP-licensregel.
- Avbryt – regeln tas bort.
- Testa LDAP-fråga – testar giltigheten hos LDAP-licensfrågan.
Genom att använda ett kommandoradsverktyg från tredje part (t.ex. GAM)
För snabb och omfattande kontoadministration kan du använda lösningar från tredje part. Exempelvis använder Google Apps Manager (GAM), som är kostnadsfritt, nedladdningsbar och innehåller öppen källkod, Admin SDK Directory API för att skapa och hantera användare och grupper i Google Workspace.
GAM interagerar med många av Googles API:er, som du även kan använda för att hantera andra kontofunktioner och resurser.
Gör så här om du bestämmer dig för att använda GAM:
Tilldela licenser
- Ladda ned GAM från GAM-webbplatsen. .
- Konfigurera verktyget.
- När du får frågan om du är redo att auktorisera GAM för hantering av användardata och inställningar för Google Workspace under konfigurationen svarar du N (nej) för att hoppa över domänomfattande delegering.
- Med det här kommandot kan du bekräfta att GAM är kopplat till rätt Google Workspace-konto: gam info domain
Du kan lägga till licenser efter användarnamn, organisationsenhet eller grupp. Syntaxen för att lägga till licenser är:
gam user *username*|group *groupname*|ou *ouname*|all users add license *sku*Om du till exempel vill ge alla medlemmar i gruppen Lärare Google Workspace for Education Plus – äldre licenser:
gam group teachers add license 1010310002
Synkronisera licenser
Du kan även lägga till och ta bort licenser från användare baserat på om de finns med på en viss användarlista.
- Inkluderingslistan kan vara en Google-grupp, en organisationsenhet eller en lokal textfil.
- Användare som inte finns med på användarlistan och som har tillämpat licensen får den angivna licenstypen borttagen från sitt konto.
- Användare som finns med på användarlistan och som inte har licensen läggs till i kontot.
- Du kan använda group_ns för att ta bort licenser från avstängda användare.
Syntaxen för att synkronisera licenser är:
gam user *username*<username>|group *groupname*<groupname>|ou
*ouname*<ouname>|all users sync license
*sku*<sku></sku></ouname></groupname></username>
Exempel
I följande exempel skapas två Google-grupper med namnen e4e och e4es. Befintliga licensierade användare läggs till i grupperna och licensen synkroniseras med gruppen. Eftersom vi använder group_ns (grupp som inte har stängts av) i det sista steget tas licensen bort för avstängda användare. Om du kör om de två sista kommandona regelbundet hålls licenserna i linje med de icke avstängda gruppmedlemmarna.
gam create group e4e "Google Workspace for Education users"
gam create group e4es "Google Workspace for Education Student users"
gam update group e4e add members license 1010310002
gam update group e4es add members license 1010310003
gam group_ns e4e sync license 1010310002
gam group_ns e4es sync license 1010310003
Radera licenser
Syntaxen för att radera licenser är:
gam user <username>|group <groupname>|ou <ouname>|all users delete license
<sku></sku></ouname></groupname></username>
Så här tar du till exempel bort licenser från OE-enheten Personal:
gam ou staff delete license 1010310002
Använda det Google Kalkylark-baserade verktyget för licenshantering
Med det Google Kalkylark-baserade verktyget för licenshantering kan administratörer hantera och automatisera masstilldelningar av licenser. Verktyget erbjuds av AppsEdu, en Google for Education-partner, utan kostnad för globala utbildningsinstitutioner som använder Google Workspace for Education.
Ladda ned verktyget här och läs anvisningarna och dokumentet med rekommenderade metoder. Observera också följande:
- Verktyget för licenshantering är främst avsett för små till medelstora institutioner (färre än 20 000 aktiva användare). För större institutioner rekommenderar vi att du använder GAM, GCDS eller License Manager API.
- Om du behöver hjälp med att använda verktyget för licenshantering kan du skicka e-post till help@gwfelicensetool.com.
Genom att använda Enterprise License Manager API
Du kan använda Enterprise License Manager API för att tilldela och ta bort licenser.
Kom igång här eller följ anvisningarna i
- Förutsättningar — Skapa ett konto, läs mer om produkten och skapa ett projekt i Google APIs Console.
- Installera ett klientbibliotek – ladda ned ett klientbibliotek för ditt programmeringsspråk och importera de klasser du behöver.
- Konfigurera appauktorisering — Konfigurera klientens auktorisering.
- Om du vill veta mer om hur du hanterar licenser börjar du med API:ets koncept.
- Läs anvisningsguiderna om du vill veta hur du samlar allt detta och hanterar klientens förfrågningar och API-tjänstsvar.