Den här artikeln är avsedd för Google Workspace for Education-administratörer. Vårdnadshavare som behöver information kan kontakta skolans administratör.
Vi uppdaterar Education Fundamentals-licenser och hur de administreras för Google Workspace for Education-konton. Dessutom inför vi nya kostnadsfria licenstyper så att du kan hantera dina användare på fler sätt.
Licensiering för Google Workspace for Education Fundamentals-kunder
Från och med november 2024 får de som registrerar sig för Google Workspace for Education Fundamentals en uppdaterad licensmodell för Education Fundamentals. I mars 2025 påbörjar vi överflyttningen av befintliga kunder på Education Fundamentals, följt av överflyttningen av Education Standard- och Education Plus-kunder i maj 2025. Funktionerna i Education Fundamentals förblir desamma för slutanvändarna. Det är säkra och användarvänliga verktyg som erbjuds utan kostnad och förbättrar samarbetet, produktiviteten och det administrativa kring lektionerna. Nya Google Workspace for Education-institutioner får 2 500 tillgängliga Education Fundamentals-licenser. Efter den här uppdateringen måste användare på nya domäner ha en tilldelad Education Fundamentals-licens för att få åtkomst till alla Google Workspace-verktyg som ingår i Education Fundamentals. Om användarna har en Education Standard- eller Education Plus-licens måste de även ha tilldelats en Education Fundamentals-licens. Så här fungerar den uppdaterade licensmodellen:
- Administratörer ansvarar för att hantera sina administrerade Education Fundamentals-licenser – med den nya modellen får utbildningsinstitutioner ett visst antal Education Fundamentals-licenser som de kan tilldela användare på domänen eller spara för framtida användare. När en användare tar examen eller lämnar institutionen kan administratörer välja att ta bort Education Fundamentals-licensen för att frigöra den för en annan aktiv användare och i stället tilldela användaren en av de nya kostnadsfria licenser som beskrivs i avsnittet Nya licenstyper nedan.
- Befintliga kunder får tillräckligt många Education Fundamentals-licenser för att täcka nuvarande användare, med en buffert. Under övergången får domänerna samma antal Education Fundamentals-licenser som antalet Education Fundamentals-användare de har i dag (inklusive både aktiva och avstängda användare) plus en extra buffert baserat på antalet befintliga konton på institutionen vid övergången.
- För befintliga användare på en domän tilldelar vi Education Fundamentals-licenserna åt dig. För att göra ändringen enklare att hantera tilldelas alla befintliga användare på en domän automatiskt en Education Fundamentals-licens när den nya licensmodellen träder i kraft. Deras möjlighet att interagera med Googles tjänster ändras inte. Det innebär att du inte behöver göra något under övergångsperioden för att säkerställa att du har det antal licenser som behövs för att behålla åtkomsten för dina befintliga användare. Nya konton som läggs till efter överflyttningen måste få en licens tilldelad av en administratör.
- Automatisk tilldelning av Education Fundamentals aktiveras i rotorganisationsenheten (OU). Det innebär att alla nya användare tilldelas en Fundamentals-licens från början. Vi rekommenderar också att du skapar minst en organisationsenhet för de nya licenstyperna nedan – Bara Gmail och Arkiverad användare – och inaktiverar automatisk tilldelning av Education Fundamentals för dessa organisationsenheter.
Nya licenstyper
Från och med mars 2025 för Education Fundamentals och maj 2025 för Education Standard och Education Plus lanserar vi nya licenstyper som hjälper administratörer att se till att användarna har åtkomst till rätt funktionsnivå. Dessa licenstyper är kostnadsfria och du behöver inte kontakta en Google for Education-återförsäljare för att få åtkomst. Antalet av varje licenstyp som en domän får matchar antalet Education Fundamentals -licenser som domänen tilldelas när överflyttningen sker. När en kund registrerar sig för Google Workspace for Education för första gången får hen 2 500 av varje licens.
- Endast Gmail-användare – med den här licensen kan användare som inte behöver åtkomst till alla verktyg i Google Workspace for Education behålla åtkomsten till Gmail. Användare med den här licensen får åtkomst till Gmail, Kalender, Kontakter, Meet, Takeout och vissa ytterligare tjänster, men de har inte åtkomst till Classroom, Drive eller Redigerare. Den här licenstypen är sannolikt användbar för utbildningsinstitutioner som vill ge Gmail-åtkomst till sin växande alumnibas. När en administratör tilldelar en användarlicens enbart för Gmail till en Education Fundamentals-användare frigörs Education Fundamentals för en annan användare på domänen.
- Arkiverad användare – den här licensen säkerställer att användardata lagras (baserat på dina lagringsregler i Arkiv) och skyddas med samma branschledande säkerhet som användare med en Education Fundamentals-licens. Med den här licensen kan dock användaren inte logga in på sitt Google-konto i något system, inklusive Google Workspace-tjänster. När en administratör arkiverar ett användarkonto tilldelas användaren automatiskt en arkiverad användarlicens, vilket frigör Education Fundamentals- eller Gmail Only-licensen för en annan användare på domänen.
Om du säger upp den primära prenumerationen på Google Workspace for Education Fundamentals sägs alla Bara Gmail-licenser automatiskt upp och avprovisioneras. Eftersom dessa kostnadsfria licenstyper är beroende av din primära prenumeration avprovisioneras kontona omedelbart när du säger upp prenumerationen, även om användarna inte har en aktiv Education Fundamentals-licens.
Det här händer när de nya licenserna tilldelas:
- Till en Fundamentals-användare – om du tilldelar en användare en användarlicens enbart för Gmail eller arkiverar en användare tas hens Education Fundamentals-licens bort från användaren och frigörs för en annan användare på domänen.
- Till en Standard- eller Plus-användare – om en Education Standard- eller Education Plus-användare arkiveras eller tilldelas en användarlicens enbart för Gmail tas hens Education Fundamentals-licens bort automatiskt, men hens Education Standard- eller Education Plus-licens måste tas bort manuellt för att frigöra den för en annan användare. Om en administratör vill arkivera en användare men behålla ytterligare funktioner och säkerhetsskydd som hen har fått med sin Education Standard- eller Education Plus-licens (till exempel dataregioner) kan fortsätta ha licensen tilldelad till sig som Arkiverad användare.
Så här förbereder du dig för den nya licensmodellen
Vi rekommenderar att nya och befintliga kunder läser igenom några av rekommendationerna nedan.
- Se till att användare på domänen har tilldelats en lämplig licens när domänen har flyttats över till den nya licensmodellen. Detta är viktigt när du skapar nya användare, arkiverar befintliga användare eller köper nya prenumerationer.
- Gå igenom licenshanteringen årligen, helst fyra till sex veckor före skolårets början.
- Använd befintliga verktyg som automatisk licensiering i administratörskonsolen, Google Cloud Directory Sync, Enterprise License Manager API, verktyg från tredje part som GAM eller verktyget för licenshantering i Google Workspace for Education.
- Läs licensvägledningen för Google Workspace for Education om du vill ha mer detaljerad information om hur licenshanteringen går till fortsättningsvis.
- När nya licenstyper läggs till på domänen kan du överväga att arkivera alla befintliga avstängda konton om du vill frigöra automatiskt tilldelade Education Fundamentals-licenser för framtida användare.
Obs! När befintliga kunder flyttas över till användarbaserad Fundamentals tilldelas alla befintliga användare på domänen automatiskt en Education Fundamentals-licens. Användarnas möjlighet att interagera med Googles tjänster ändras inte. Om en ny användare skapas efter överflyttningen måste hen tilldelas en licens för att få åtkomst till Workspace-tjänster.
Vanliga frågor om licenser
Vem ska en Education Fundamentals-licens användas för i fortsättningen?
Education Fundamentals-licenser ska användas för användare som är aktivt engagerade i eller stödjer undervisning och inlärning. Detta kan omfatta men är inte begränsat till heltids- eller deltidselever, lärare och personal.
Google Workspace for Education-licenser är inte heller avsedda för vårdnadshavare. Om vårdnadshavare behöver information om sina barn kan de kontakta skoladministratören för att ta reda på skolans policyer för delning av inloggningsuppgifter eller använda andra funktioner som sammanfattningar för vårdnadshavare i Classroom.
Hur många licenser får min institution som en del av överflyttningen?
Vid övergången får domänen tillräckligt många Education Fundamentals-licenser för att täcka dina aktiva och avstängda användare, samt en buffert. Befintliga användare tilldelas automatiskt Fundamentals-licenser så att de behåller sin åtkomst. Efter övergången ansvarar administratörer för hanteringen av licensavtal.
Hur vet jag att min institution har gått över till den nya licensmodellen?
När överflyttningen har skett ser du ett mindre namnbyte från Google Apps for Education – Fundamentals till Google Apps for Education Fundamentals på prenumerationssidan i administratörskonsolen. Under dagarna efter övergången ser du också tillgängligheten för Google Workspace for Education Bara Gmail-användare och du kan arkivera en användare eller flera användare från användarsidan i administratörskonsolen.
Vad händer om jag behöver fler Education Fundamentals-licenser? Vad händer om de tar slut?
Om du behöver fler licenser kan du kontakta support för Google Workspace eller din kontaktperson för Google Education-försäljning. Ytterligare Education Fundamentals-licenser ska endast reserveras för användare som är aktivt engagerade i eller stödjer undervisning och inlärning. Detta kan omfatta men är inte begränsat till heltids- eller deltidselever, lärare och personal. Andra användare ska antingen arkiveras eller tilldelas en användarlicens enbart för Gmail.
Hur påverkar den nya licensieringsmodellen tillgängligheten till lagringsutrymme i Google Workspace for Education?
Dessa licensuppdateringar påverkar för närvarande inte lagringsutrymmet i Google Workspace for Education. Nya licenstyper – Bara Gmail och Arkiverad användare – har inget inkrementellt lagringsutrymme. Om lagringspolicyerna uppdateras meddelar vi Workspace-administratörerna minst 30 dagar i förväg.
Vad händer med en användare om en Education Fundamentals-licens inte har tilldelats? Vad kan användaren göra eller få åtkomst till?
En användare utan licens kan göra följande:
- Logga in på enheter och tjänster från tredje part, till exempel Chromebooks, Android-enheter, Oauth/SSO.
- Logga in på tjänsterna som betraktas som Googles tilläggstjänster enligt användarvillkoren för Workspace (om de har aktiverats av administratören.
Vad händer med användarnas data i Drive och Foto när de tar bort tilldelningen av en Fundamentals-licens?
Data lagras i enlighet med dina Arkiv-policyer. Se till att en användares data lagras genom att tilldela användaren en licens.
Hur kan jag få en bättre bild av de aktuella aktiva användarna på min domän?
Du kan uppskatta dina aktiva användare genom att granska unika inloggningar de senaste 30 dagarna. Läs mer om att se dina unika inloggningar under 30 dagar. Om du vill uppskatta tjänstaktiviteten i Google Workspace-tjänster kan du använda användarrapporter under Konton och filtrera efter användar- eller tjänstaktivitet.