Arkivera tidigare medarbetarkonton

Utgåvor som stöds för den här funktionen: Business Starter, Business Standard och Business Plus; Enterprise Standard och Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard och Education Plus . Jämför din utgåva

Om du har en prenumeration för en användare går du istället till Arkivera en prenumeration för en användare .

När en anställd lämnar ditt företag kan du arkivera deras användarkonto för att säkert behålla deras data och förhindra att de får åtkomst till Google Workspace-tjänster. Arkivering av ett användarkonto ändrar kontots status till arkiverad och tilldelar användaren en licens för arkiverad användare.

Data för arkiverade användare räknas mot organisationens samlade lagringsgräns.

Vad händer med en arkiverad användares konto och data?

När du arkiverar ett användarkonto lagrar Google användarens Google Workspace-tjänstdata på ett säkert sätt. Om användaren har en Google Vault-licens eller en licens från en prenumeration på arkiverade användare som innehåller Vault, skyddas användarens data enligt lagringsregler och spärrar i Vault, och du kan söka och exportera informationen. Läs mer

Användarens data (från kärntjänster, som Gmail och Google Drive, och icke-kärntjänster, som Classroom) är tillgänglig för andra användare i din organisation som har en Google Vault-licens.

  • Användarnas data finns kvar i samma dataregion som angetts av administratören. Mer information finns i Välj en geografisk plats för dina data .

    Obs ! Google Workspace for Education-konton, både aktiva och arkiverade, måste ha en Education Standard- eller Education Plus-licens tilldelad för att omfattas av policyer för dataregioner.

  • Google Drives dataförlustskydd (DLP) fortsätter att köras på användarnas data. Mer information finns i Använd Workspace DLP för att förhindra dataförlust .

Om användaren har en licens för en tilläggsprenumeration, till exempel Arkiv eller Google Voice, behåller användaren licensen efter att du har arkiverat dem. Om användaren inte längre behöver tilläggsprenumerationen kan du ta bort licensen efter att du har arkiverat användarkontot. Läs mer om att ta bort licenser .

Du kan arkivera både aktiva och avstängda användare . När du arkiverar ett användarkonto blir deras aktiva Google Workspace-licens tillgänglig för omtilldelning till en annan användare inom 24 timmar.

Efter att en användare har arkiverats

När du har arkiverat en användare gör de följande:

  • Kan inte logga in på sitt hanterade Google-konto, på något system. Detta inkluderar Google Workspace-tjänster, som Gmail, Google Kalender och Drive.
  • Visas inte i den globala adresslistan. I användarkataloglistor visas användaren med arkiverad status. Gå till Visa status för ett användarkonto .
  • Kan raderas eller avarkiveras, men inte pausas i administratörskonsolen.
  • Visa arkivstatus i användarrapporter, vilket gör det enkelt att övervaka, hantera och eventuellt ta bort arkiverade användare.
  • Kan inte ta emot nya e-post- och kalenderinbjudningar eftersom de blockeras när de skickas till den arkiverade användarens konto.

Så här fungerar det att avarkivera

När du avarkiverar ett användarkonto återgår de till sin tidigare status och får tillbaka åtkomst till alla sina tidigare data.

För att avarkivera en användare behöver du en tillgänglig licens som matchar deras Google Workspace-utgåva. Om ingen aktiv licens finns tillgänglig misslyckas avarkiveringsprocessen och användaren förblir arkiverad med sin licens för arkiverade användare.

När du har avarkiverat ett användarkonto måste du manuellt tilldela dem en licens för Google Workspace .

Innan du börjar

För att arkivera en användare behöver du en prenumeration på arkiverade användare eller den flexibla avgiften för fakturering:

  • Enterprise Standard eller Enterprise Plus – Du kan köpa en prenumeration på arkiverade användare i Googles administratörskonsol. För stegen, gå till Lägg till en betald prenumeration till ditt konto .
  • Business Starter, Business Standard eller Business Plus – Du kan eventuellt köpa en prenumeration på arkiverade användare i administratörskonsolen. För att kontrollera detta, följ stegen för att arkivera en användare i Arkiv eller avarkivera ett enskilt användarkonto (senare på den här sidan).
  • Licenserna Education Fundamentals, Education Standard eller Education Plus —Archive User ingår i din Google Workspace for Education-prenumeration. Om du får slut på licensen kan du begära fler via supporten.
  • Flexibel faktureringsplan – Om du inte har en befintlig prenumeration på arkiverade användare kan du arkivera en användare när du tar bort deras konto. Mer information finns i Arkivera användare utan separat prenumeration på den här sidan.

Alternativt kan du, för alla utgåvor, kontakta en Google-säljare eller en Google Cloud-partner .

Arkivera eller avarkivera ett enskilt användarkonto

För att slutföra dessa steg behöver du rätt behörighet för användarhantering . Utan rätt behörighet ser du inte alla kontroller som behövs för att slutföra dessa steg.

För kunder inom utbildningssektorn, vänligen se den här artikeln.

  1. I Googles administratörskonsol, gå till Meny och sedan Katalog och sedan Användare .

    Kräver att du har rätt behörighet för användarhantering . Utan rätt behörighet ser du inte alla kontroller som behövs för att slutföra dessa steg.

  2. Leta reda på användaren i listan Användare . Om du behöver hjälp går du till Hitta ett användarkonto .

Så här arkiverar du en användare:

  1. Peka på användarkontot och klicka på Fler alternativ.
  2. Om du har:
    • Enterprise Standard eller Enterprise Plus — Välj Arkivera användare .
    • Business Starter, Business Standard eller Business Plus – Välj Ta bort användare och sedan klicka på Arkivera användare .
      Om du uppmanas klickar du på Köp prenumeration på arkiverad användare och följer anvisningarna. Om det här alternativet inte är tillgängligt kan du inte köpa en prenumeration på arkiverad användare i administratörskonsolen. Kontakta istället en Google-säljare eller en Google Cloud-partner .
  3. Klicka på Klar för att bekräfta.

Så här avarkiverar du en användare:

  1. Peka på användaren och klicka på Avarkivera användare .
  2. Klicka på Klar för att bekräfta.

Arkivera eller avarkivera användare samtidigt

Du kan arkivera eller avarkivera användare samtidigt med hjälp av en CSV-fil eller Admin SDK API:erna.

Så här arkiverar eller avarkiverar du flera användare med hjälp av en CSV-fil:

  1. Följ anvisningarna i Lägg till eller uppdatera flera användare från en CSV-fil .
  2. I den nedladdade CSV-mallen, i kolumnen Ny status [Endast uppladdning] , ange Arkiverad för att arkivera en användare eller Aktiv för att avarkivera en användare.

Så här arkiverar eller avarkiverar du flera användare med hjälp av Admin SDK API:erna:

  1. Följ anvisningarna i metoden: users.update . 2. Ställ in den arkiverade booleska variabeln till True eller False för varje användare efter behov.

Arkivera användare istället för att avsluta prenumerationen

Om du börjar säga upp Google Workspace kan du under uppsägningsprocessen ha möjlighet att arkivera alla dina användare istället. Det här alternativet är tillgängligt om du:

  • Har en Business-utgåva, Enterprise Standard eller Enterprise Plus
  • Faktureras enligt den flexibla planen
  • Har mellan 2 och 300 användare

Beroende på antalet användare kan det ta flera timmar innan alla är arkiverade.

Så här kontrollerar du en användares arkivstatus:

För att slutföra dessa steg behöver du rätt behörighet för användarhantering . Utan rätt behörighet ser du inte alla kontroller som behövs för att slutföra dessa steg.

  1. I Googles administratörskonsol, gå till Meny och sedan Katalog och sedan Användare .

    Kräver att du har rätt behörighet för användarhantering . Utan rätt behörighet ser du inte alla kontroller som behövs för att slutföra dessa steg.

  2. Leta reda på användaren i listan Användare . Om du behöver hjälp går du till Hitta ett användarkonto .
  3. För att bekräfta om användaren är arkiverad, kontrollera Status- kolumnen.

För att kontrollera arkiveringsprocessens allmänna status klickar du på Uppgifter högst upp. .

När du har arkiverat alla användare kan du avarkivera en eller flera av dem genom att följa någon av avarkiveringsstegen tidigare på den här sidan.

För mer information om stegen för avbokning, gå till Avsluta Google Workspace .

Arkivera användare utan separat prenumeration

Från och med april 2026 kan du arkivera användare utan en separat prenumeration på arkiverade användare. För att kvalificera dig måste du ha den flexibla faktureringsplanen och du får inte ha en befintlig prenumeration på arkiverade användare.

Om arkivering utan separat prenumeration

  • Du behöver inte köpa eller underhålla en separat prenumeration på arkiverad användare.

  • När du tar bort en användare kan du tilldela en ombud för användarens framtida inkommande e-postmeddelanden och åtkomstförfrågningar till filer. Om ett e-postmeddelande till exempel är adresserat till en arkiverad användare får avsändaren ett meddelande om vem som ska kontaktas istället.

  • Om du behöver uppdatera eller ta bort en delegat måste du avarkivera den arkiverade användaren och sedan arkivera den igen. När du gör detta kan du delegera den arkiv kontot till en annan användare eller lämna det otilldelat. Uppdatering eller borttagning av en delegat medför en dags avgift för en aktiv användarlicens.

Ta reda på om du har tillgång

  1. I Googles administratörskonsol, gå till Meny och sedan Fakturering och sedan Prenumerationer .

    Kräver behörighet för faktureringshantering .

  2. Om den arkiverade användarens utgåva inte visas på sidan Prenumerationer kan du arkivera en användare utan en separat prenumeration på arkiverad användare.

För mer information om hur du tar bort en användare från din organisation, gå till Ta bort eller ta bort en användare från din organisation .