Bij Google vinden we het belangrijk dat ouders/verzorgers (in dit artikel gebruiken we ouders/verzorgers, maar bedoelen we ook voogden) begrijpen hoe hun kinderen Google-services gebruiken op school. Dit artikel zorgt dat scholen die Google Workspace for Education gebruiken effectief met ouders/verzorgers kunnen communiceren over hoe leerlingen Google-services en services van derden (soms aanbiedingen van derden genoemd) gebruiken met een Google Workspace for Education-account, en ouderlijke toestemming kunnen krijgen als dat nodig is.
Omdat schoolbeheerders kunnen bepalen welke services en welke beleidsregels voor elke service gelden, is het gebruik van Google Workspace for Education voor elke school anders. Daarom vinden we dat de scholen het beste zelf de informatie kunnen aanpassen die ze met ouders/verzorgers delen, afhankelijk van welke Google-services ze gebruiken. Er bestaat geen algemeen informatiepakket voor alle scholen, maar Google probeert scholen de informatie over onze services en onze privacy- en beveiligingsprocedures te geven die ze nodig hebben om ouders/verzorgers goed op de hoogte te houden.
Scholen die Google Workspace for Education gebruiken, kunnen de onderstaande stappen volgen om ouders/verzorgers te helpen begrijpen hoe de school Google-services gebruikt, welke gegevens Google verzamelt tijdens het gebruik van deze services en hoe Google die gegevens gebruikt. Als scholen ervoor kiezen leerlingen met hun Google Workspace for Education-account toegang te geven tot services van derden, moet de school de ouders/verzorgers ook informeren over deze services en waar nodig ouderlijke toestemming krijgen.
1. Bepalen welke Google-services uw school gaat gebruiken
Google Workspace for Education biedt twee categorieën Google-services: Kernservices (zoals Gmail, Drive, Agenda en Classroom) die worden geleverd op grond van de Google Workspace for Education-overeenkomst van uw school en Aanvullende Services (zoals YouTube en Maps) die kunnen worden gebruikt met een Google Workspace for Education-account als dit is toegestaan voor educatieve doeleinden door de domeinbeheerder van een school. In dit artikel staat wat de verschillen zijn tussen Kernservices en Aanvullende Services.
Google Workspace for Education-beheerders kunnen bepalen tot welke Kernservices en Aanvullende Services hun gebruikers toegang hebben met hun account. Scholen moeten bijhouden tot welke services leerlingen onder de 18 toegang hebben, zodat ze informatie over die services kunnen delen met ouders/verzorgers.
2. Waar nodig toestemming van ouders/verzorgers krijgen
Scholen moeten of willen mogelijk toestemming van ouders/verzorgers krijgen voor de Google-services waartoe ze leerlingen toegang willen geven. Voor scholen in de Verenigde Staten biedt Google daarvoor deze template. Scholen moeten zelf bepalen hoe ze de template het best kunnen gebruiken, eigen contactgegevens invoeren, informatie geven over de services die de school gebruikt en hoe ze de template samen met de onderstaande bronnen voor ouders/verzorgers delen.
- Voor Aanvullende Services is toestemming nodig voor minderjarigen: De overeenkomst (artikel 3.5) van Google Workspace for Education vereist dat scholen toestemming van een ouder/verzorger krijgen om leerlingen onder de 18 toegang tot Aanvullende Services te geven.
- Scholen kunnen ervoor kiezen ook toestemming voor Kernservices te vragen: We raden scholen aan ook toestemming van ouders/verzorgers te krijgen voor de Kernservices die ze aanzetten. Anders zou een school namens ouders/verzorgers toestemming geven voor Kernservices door zich aan te melden voor en gebruik te maken van deze Google Workspace for Education-services.
Als u gebruikers onder de 18 toegang geeft tot services van derden met hun Google Workspace for Education-account, is het de verantwoordelijkheid van de school om waar nodig ouderlijke toestemming te krijgen voordat ze de leerlingen toegang geven tot deze services.
Bronnen om te delen met ouders/verzorgers
Naast de bovenstaande meldingstemplate raden we scholen aan de onderstaande bronnen te delen met ouders/verzorgers als onderdeel van het verzoek om toestemming:
- In de Privacyverklaring voor Google Workspace for Education staat hoe Google-producten en -services informatie verzamelen en gebruiken in Google Workspace for Education-accounts.
- In het Helpcentrum vindt u informatie over de juridische verplichtingen van Google voor de Kernservices en Aanvullende Services van Google Workspace for Education.
- U vindt informatie over hoe de producten van Google werken om de privacy te waarborgen in de Privacyhandleiding voor Google-producten en op privacy.google.com. Google gebruikt geen persoonlijke informatie van gebruikers (of andere informatie uit Google Workspace for Education-accounts) om advertenties te targeten voor Google Workspace for Education-gebruikers in het basis- en middelbaar onderwijs of gebruikers voor wie de beheerder heeft ingesteld dat deze onder de 18 zijn. Deze beperking in de Privacyverklaring heeft voorrang op uitspraken over advertenties op bovenstaande pagina's.
- U vindt informatie over hoe Google internationale juridische verplichtingen op het gebied van gegevensbescherming naleeft in het Addendum voor Cloud-gegevensverwerking, waarin uitgebreide maatregelen voor gegevensbeveiliging staan die door Google en zijn klanten zijn overeengekomen.
- U vindt de antwoorden op veelgestelde vragen over privacy en beveiliging in het Privacy- en beveiligingscentrum van Google for Education.
- Ouders kunnen naar myaccount.google.com gaan terwijl ze zijn ingelogd op het Google Workspace for Education-account van hun kind om de persoonlijke informatie en instellingen van het account te bekijken en te beheren.
Scholen in verschillende landen en gemeenschappen hebben verschillende regelgevingen en benaderingen. Google kan geen advies geven over hoe u de wetten die gelden voor uw school kunt naleven. U moet toestemming van ouders/verzorgers krijgen op een manier waarmee u de wetten in uw jurisdictie naleeft.
Mogelijke foutmeldingen
Ouders nemen misschien contact met u als beheerder op als ze een foutmelding krijgen wanneer ze een Google Workspace for Education-account proberen toe te voegen aan een persoonlijk Android-apparaat met een bestaand Google-account dat wordt beheerd door Family Link. Deze fouten doen zich voornamelijk voor als het Google-account van het kind wordt beheerd door Family Link en het schoolaccount valt onder beheer van mobiele apparaten (Mobile Device Management, MDM) van de beheerder van de school.
In de foutmelding staat iets als 'Inloggen mislukt. Er is een probleem opgetreden bij de communicatie met de Google-servers. Probeer het later opnieuw.' Of: 'Uw Google Workspace for Education-account, dat wordt beheerd door de schoolbeheerder, kan niet aan dit apparaat worden toegevoegd. Dit apparaat wordt al beheerd via Family Link en mag slechts één beheerder hebben.'
We raden het volgende aan:
- Stel MDM in op Basisbeheer, niet op Geavanceerd beheer voor de organisatie-eenheid van de leerling.
- Of maak een aparte organisatie-eenheid voor BYOD-leerlingen en stel MDM voor die organisatie-eenheid in op Basisbeheer.
Schakel MDM niet uit.