Règlement concernant les comptes Google Workspace for Education inactifs

Ce règlement s'applique aux comptes utilisateur et aux organisations Google Workspace for Education. Une organisation Google Workspace for Education est un compte Google Workspace for Education unique attribué à un établissement et rattaché à sa propre console d'administration.

Pour les comptes @gmail.com personnels, consultez la Règle concernant les comptes Google inactifs.

Conformément aux Conditions d'utilisation de Google Workspace for Education, en tant qu'administrateur Google Workspace for Education, vous êtes responsable de la gestion des comptes de votre organisation et devez vous assurer qu'il existe une raison valable de conserver les données des comptes.

Un compte Google Workspace for Education inactif est un compte qui n'a pas été utilisé depuis deux ans. Google Workspace for Education peut supprimer un compte inactif et les données associées s'il n'a pas été utilisé pendant au moins deux ans, comme indiqué dans votre contrat.

Différents outils de gestion et types de licences sont disponibles pour aider les administrateurs à gérer les comptes de leur domaine et les données associées.

Un compte utilisateur Google Workspace for Education actif

Un compte utilisateur Google Workspace for Education utilisé est considéré comme actif. Pour que votre compte Google Workspace for Education reste actif, vous devez donc réaliser certaines actions lorsque vous vous y connectez ou lorsque vous y êtes connecté :

• Vous connecter à votre compte Google Workspace for Education
• Lire ou envoyer un e-mail
• Ouvrir un document
• Terminer un devoir
• Attribuer un exercice guidé
• Partager une photo

L'activité d'un compte Google Workspace for Education est liée au compte lui-même, et non à l'appareil utilisé. Vous pouvez effectuer des actions sur n'importe quel appareil sur lequel vous êtes connecté à votre compte Google Workspace for Education (par exemple, sur votre téléphone ou votre tablette).

Si plusieurs organisations Google Workspace for Education sont configurées sur votre appareil, veillez à ce que chacune d'elles soit utilisée régulièrement, afin qu'elles ne restent pas inactives pendant deux ans.

Que se passe-t-il lorsque votre organisation Google Workspace for Education est inactive ?

Si tous les utilisateurs de votre organisation sont inactifs pendant deux ans ou plus, votre organisation Google Workspace for Education est considérée comme inactive et Google peut supprimer tout son contenu et toutes ses données. Avant cela, Google envoie des notifications par e-mail à l'administrateur principal et aux utilisateurs finaux sur leurs comptes Google Workspace for Education pour leur donner la possibilité de réactiver leur compte ou d'exporter leurs données s'ils le souhaitent.

Exceptions à ce règlement

Un compte Google Workspace for Education est considéré comme actif, même s'il n'a pas été utilisé depuis deux ans, si une ou plusieurs des conditions ci-dessous s'appliquent :

• Votre compte Google Workspace for Education a souscrit un abonnement Google (Gemini Education ou Google Play, par exemple) qui est actif et en cours.
• Votre compte Google Workspace for Education contient une carte cadeau avec un solde monétaire.
• Votre compte Google Workspace for Education dispose actuellement d'un accès unique à un article virtuel (un livre ou un film acheté auprès de Google, par exemple).
• Une règle de conservation Vault active est appliquée à votre compte Google Workspace for Education.

Gérer les utilisateurs inactifs dans votre organisation

Si un utilisateur de votre domaine ne participe plus activement à l'enseignement et à l'apprentissage ou n'apporte plus d'assistance à ces activités, l'administrateur peut utiliser d'autres types de licence pour le gérer.

• Attribuer une licence Utilisateur archivé : cette licence assure que les données d'un utilisateur sont conservées (selon les règles de conservation de Vault) et protégées par les mêmes mesures de sécurité de pointe que celles appliquées aux utilisateurs disposant d'une licence Education Fundamentals. Cependant, elle ne leur permet pas de se connecter à leur compte Google sur n'importe quel système, y compris pour accéder aux services Workspace. Vous trouverez plus d'informations sur l'attribution d'une licence Utilisateur archivé sur cette page. L'administrateur doit appliquer une règle de conservation aux utilisateurs archivés pour que leur compte reste actif.
• Attribuer une licence Utilisateur Gmail uniquement : cette licence permet aux utilisateurs qui n'ont pas besoin d'accéder à tous les outils de Google Workspace for Education de conserver leur accès à Gmail. Pour rester actifs, les comptes de ces utilisateurs doivent tout de même enregistrer au moins une activité sur deux ans.

Outils pour le suivi des licences

Utilisez les outils suivants pour vérifier les licences de votre domaine plusieurs fois par an. Par exemple, à la fin de l'année scolaire, vous pouvez attribuer une licence Gmail uniquement aux élèves diplômés si vous souhaitez qu'ils conservent l'accès à leur adresse e-mail, mais qu'ils n'ont plus besoin d'accéder aux autres services Workspace.

• La console d'administration Google Workspace est votre interface principale pour gérer les licences des utilisateurs. Vous pouvez les attribuer automatiquement ou manuellement. Vous trouverez plus d'informations sur la gestion des licences sur cette page.
• Utilisez les outils existants, comme l'attribution automatique de licences dans la console d'administration, Google Cloud Directory Sync, l'API Enterprise License Manager, des outils tiers tels que GAM ou Google Workspace for Education License Management Tool.
• Consultez le Guide sur l'attribution des licences Google Workspace for Education pour en savoir plus sur le fonctionnement de la gestion des licences à l'avenir.

Questions fréquentes