Dit beleid geldt voor Google Workspace for Education-gebruikersaccounts en -organisaties. Een Google Workspace for Education-organisatie is een uniek Google Workspace for Education-account voor een onderwijsinstelling met een eigen Beheerdersconsole.
Ga naar het Beleid voor inactieve Google-accounts voor meer informatie over hoe het Beleid voor inactieve accounts van toepassing is op persoonlijke @gmail.com-accounts.
Volgens de Servicevoorwaarden van Google Workspace for Education bent u als Google Workspace for Education-beheerder verantwoordelijk voor het beheer van de accounts binnen uw organisatie en bepaalt u of er een geldig doel is om de accountgegevens te bewaren.
Een inactief Google Workspace for Education-account is een account dat binnen een periode van 2 jaar niet is gebruikt. Google Workspace for Education kan een inactief account en de bijbehorende gegevens verwijderen als het account minstens twee jaar inactief is, zoals beschreven in de overeenkomst.
Er zijn beheertools en licentietypen beschikbaar waarmee beheerders de accounts en bijbehorende gegevens van hun domein kunnen beheren.
Een actief Google Workspace for Education-gebruikersaccount
Een Google Workspace for Education-gebruikersaccount dat in gebruik is, wordt als actief beschouwd. Activiteit kan onder meer de volgende acties omvatten die u uitvoert als u inlogt of bent ingelogd op uw Google Workspace for Education-account:
- Inloggen op uw Google Workspace for Education-account
- Een e-mail lezen of sturen
- Een document openen
- Een opdracht afronden
- Een oefenset toewijzen
- Een foto delen
De activiteit van Google Workspace for Education-accounts wordt getoond per account, niet per apparaat. U kunt acties uitvoeren op elk apparaat waarop u bent ingelogd op uw Google Workspace for Education-account, bijvoorbeeld op uw telefoon of tablet.
Als u meer dan één Google Workspace for Education-organisatie heeft ingesteld op uw apparaat, moet u zorgen dat u elk account binnen een periode van 2 jaar gebruikt.
Wat er gebeurt als uw Google Workspace for Education-organisatie inactief is
Als elke gebruiker in uw organisatie 2 jaar of langer inactief is, wordt uw Google Workspace for Education-organisatie als inactief beschouwd en kan Google alle content en gegevens daarin verwijderen. Voordat dit gebeurt, stuurt Google e-mailmeldingen naar het Google Workspace for Education-account van de primaire beheerder en de eindgebruikers. Zo kunnen ze hun account weer activeren of hun gegevens exporteren als ze dat willen.
Uitzonderingen op dit beleid
Zelfs als een Google Workspace for Education-account niet binnen een periode van 2 jaar is gebruikt, wordt het als actief beschouwd als een of meer van de volgende situaties van toepassing zijn:
- Uw Google Workspace for Education-account heeft een Google-abonnement gekocht, bijvoorbeeld Gemini Education of Google Play, dat actueel is en nog loopt.
- Uw Google Workspace for Education-account bevat een cadeaukaart met een ongebruikt saldo.
- Uw Google Workspace for Education-account heeft op dit moment unieke toegang tot een digitaal item, bijvoorbeeld een boek dat of film die u bij Google heeft gekocht.
- Er is een actieve Vault-bewaarregel toegepast op uw Google Workspace for Education-account.
Inactieve gebruikers in uw organisatie beheren
Als een gebruiker in uw domein niet meer actief lesgeeft, leert of op een andere manier deelneemt aan het onderwijsproces, kan een beheerder alternatieve licenties toewijzen om die gebruiker te beheren.
- Wijs een licentie voor gearchiveerde gebruikers toe: Met deze licentie worden gebruikersgegevens bewaard (volgens de Vault-bewaarregels) en beschermd door dezelfde toonaangevende beveiliging die wordt gebruikt voor gebruikers met een Education Fundamentals-licentie. De gebruiker kan op geen enkel systeem inloggen op het Google-account, inclusief Workspace-services. Meer informatie over hoe u een licentie voor gearchiveerde gebruikers toepast. De beheerder moet een bewaarregel toepassen op gearchiveerde gebruikers om het account actief te houden.
- Wijs een licentie van het type Alleen Gmail-gebruiker toe: Met deze licentie houden gebruikers die geen toegang tot alle tools in Google Workspace for Education nodig hebben, wel toegang tot Gmail. Gebruikers die alleen Gmail gebruiken, moeten nog wel binnen een periode van 2 jaar een of meer acties in hun account verrichten om dit actief te houden.
Tools om licenties te controleren
Gebruik de volgende tools om de licenties in uw domein een paar keer per jaar te controleren. U kunt bijvoorbeeld aan eindejaarsleerlingen een licentie voor Alleen Gmail aan het eind van het schooljaar toewijzen als u wilt dat ze wel toegang tot e-mail behouden, maar geen toegang meer nodig hebben tot andere Workspace-services.
- De Google Workspace Beheerdersconsole is uw primaire interface om gebruikerslicenties te beheren. U kunt licenties automatisch of handmatig toewijzen. Hier vindt u meer informatie over hoe u licenties beheert.
- Gebruik bestaande tools, zoals automatische licentieverlening in de Beheerdersconsole, Google Cloud Directory Sync, de Enterprise License Manager API, tools van derden zoals GAM of de tool voor licentiebeheer van Google Workspace for Education.
- Neem de Licentiehandleiding van Google Workspace for Education door voor meer informatie over de status van licentiebeheer in de toekomst.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er als alle beheerders en alle eindgebruikers inactief zijn in de Google Workspace for Education-organisatie?
Als alle beheerders en alle eindgebruikers binnen een periode van 2 jaar niet hebben ingelogd op hun Google Workspace for Education-account, wordt de hele Google Workspace for Education-organisatie mogelijk verwijderd.
Hoe worden Google Vault-bewaarregels toegepast op inactieve gebruikers?
De bewaarregels van Vault gelden voor inactieve gebruikers. Gebruikers van wie de gegevens worden bewaard met Vault, worden pas als inactief beschouwd zodra de ingevoerde bewaarperiode voorbij is.
Een andere tool om inactieve gebruikers te beheren van wie u de gegevens wilt bewaren, zijn de nieuwe licenties voor gearchiveerde gebruikers.
Als gebruikers uw onderwijsinstelling verlaten, kunt u die gebruikersaccounts archiveren om de gegevens beveiligd te bewaren (op basis van uw Vault-bewaarregels) en te voorkomen dat de gebruikers toegang hebben tot Google Workspace-services. Als gebruikersaccounts worden gearchiveerd, wordt de status gewijzigd in Gearchiveerd en krijgt de gebruiker een licentie voor gearchiveerde gebruikers. De oude licentie wordt dan vrijgegeven.
Opmerking: De Google Vault-bewaarregels moeten up-to-date zijn om de gegevens van gearchiveerde gebruikers te bewaren, omdat deze gebruikers niet kunnen inloggen op hun accounts. Als de Google Vault-bewaarregels verlopen voor een Google Workspace for Education-account met alleen een licentie voor gearchiveerde gebruikers en een Google Workspace for Education-beheerder 2 jaar lang niet inlogt, wordt het account als inactief beschouwd.
Ik wil een gebruiker uit mijn domein verwijderen
U kunt gebruikers altijd verwijderen uit uw Google Workspace for Education-organisatie. Meer informatie
U wilt gebruikers toestaan gegevens uit hun account te downloaden
Met Klantgegevens exporteren kunnen beheerders Persoonsgegevens van de Klant van een gebruiker zoeken en downloaden. Alleen de hoofdbeheerder heeft toegang tot de tool Klantgegevens exporteren. Meer informatie
Als u wilt zorgen dat uw account actief blijft
Log in op uw Google Workspace for Education-account.