Google Workspace for Education 閒置帳戶政策

這項政策適用於 Google Workspace for Education 使用者帳戶和機構。Google Workspace for Education 機構是指教育機構專屬的 Google Workspace for Education 帳戶，擁有自己的管理控制台。

如要瞭解 @gmail.com 個人帳戶適用的閒置帳戶政策，請參閱「閒置 Google 帳戶政策」。

根據《Google Workspace for Education 服務條款》，Google Workspace for Education 管理員須負責管理機構內部帳戶，並確保留存帳戶資料是出於正當理由。

Google Workspace for Education 閒置帳戶是指連續 2 年未使用的帳戶。根據您的協議規定，Google Workspace for Education 可能會刪除閒置 2 年以上的帳戶和相關資料。

管理員可以利用管理工具和授權類型，管理網域中的帳戶和相關資料。

有效 Google Workspace for Education 使用者帳戶

只要 Google Workspace for Education 使用者帳戶有活動記錄，即視為有效帳戶。「活動」可能包括登入 Google Workspace for Education 帳戶時，以及登入期間所執行的各項操作，例如：

  • 登入 Google Workspace for Education 帳戶
  • 讀取或傳送電子郵件
  • 開啟 Google 文件
  • 完成作業
  • 指派練習題
  • 分享相片

Google Workspace for Education 帳戶活動依帳戶顯示，而非裝置。只要登入 Google Workspace for Education 帳戶，即可在任意裝置 (例如手機或平板電腦) 上執行所需操作。

如果裝置上設定了多個 Google Workspace for Education 機構，請確保每個帳戶的閒置時間均未達 2 年。

Google Workspace for Education 機構處於閒置狀態會有什麼影響

如果 Google Workspace for Education 機構內所有使用者都閒置超過 2 年，該機構即視為閒置，Google 可能會刪除所有相關內容和資料。在此之前，Google 會傳送電子郵件通知到主要管理員和使用者的 Google Workspace for Education 帳戶，提醒他們恢復帳戶活動，或視需要匯出帳戶資料。

這項政策的例外狀況

只要 Google Workspace for Education 帳戶符合下列一或多項條件，即使閒置時間已達 2 年，仍然屬於有效帳戶：

  • Google 付費訂閱方案仍在有效期內，例如 Gemini Education 或 Google Play 的訂閱項目。
  • 帳戶中的禮物卡尚有餘額。
  • 目前擁有數位商品 (例如透過 Google 購買的書籍或電影) 的專屬存取權。
  • 已套用有效的 Google 保管箱資料保留規則。

如何管理機構中的閒置使用者

如果網域內的使用者不再積極參與或協助教學活動，管理員可以改用其他授權來管理該使用者。

  • 指派封存使用者授權：此授權會根據保管箱資料保留規則保留使用者資料，且資料受到業界頂尖安全防護 (與 Education Fundamentals 授權同等級)，但使用者無法在任何系統 (包括 Workspace 服務) 登入 Google 帳戶。如要進一步瞭解如何套用封存使用者授權，請參閱這篇文章。管理員必須對封存使用者套用資料保留規則，相關帳戶才能保持有效狀態。
  • 指派「僅限 Gmail 使用者」授權：如果使用者只需存取 Gmail，不會用到 Google Workspace for Education 的所有工具，這種授權就能派上用場。獲派這種授權的使用者仍需在 2 年內維持活動記錄，才能確保帳戶保持有效狀態。

查看授權的工具

請使用下列工具，每年檢查幾次網域內的授權。舉例來說，您可以在學年結束時指派「僅限 Gmail」授權給準畢業生，允許他們繼續收發電子郵件，但無法再使用其他 Workspace 服務。

常見問題

如果 Google Workspace for Education 機構中，管理員和使用者全都處於閒置狀態，會怎麼樣？

如果所有管理員和使用者在 2 年內皆未登入 Google Workspace for Education 帳戶，系統可能會刪除整個 Google Workspace for Education 機構。

系統如何對閒置使用者套用 Google 保管箱資料保留規則？

保管箱資料保留規則適用於閒置使用者。如果用保管箱保留使用者資料，在指定的保留期限到期前，系統不會將該使用者視為閒置。

您也可透過新推出的封存使用者授權管理閒置使用者，並保留相關資料。

使用者離開貴機構後，您可以封存帳戶來妥善保存相關資料 (根據保管箱資料保留規則)，同時防止他們存取 Google Workspace 服務。封存帳戶的狀態會變成「已封存」，原本的授權也會釋出，替換成封存使用者授權。

注意：封存使用者無法登入自己的帳戶，因此 Google 保管箱資料保留規則必須即時更新，才能保留此類使用者的資料。如果某個 Google Workspace for Education 帳戶僅有封存使用者授權，當 Google 保管箱資料保留規則過期，且 Google Workspace for Education 管理員連續 2 年未登入時，系統會將該帳戶視為閒置。

我想移除網域中的使用者

您隨時可以刪除或移除 Google Workspace for Education 機構中的使用者。瞭解詳情

您想允許使用者下載自己的帳戶資料

只要使用「匯出客戶資料」工具，就能搜尋並下載使用者的客戶個人資料。不過，這項工具僅限超級管理員使用。瞭解詳情

如何確認帳戶是否有效

請登入 Google Workspace for Education 帳戶。